宾馆存货管理办法

宾馆存货管理办法一、总则（一）目的为加强宾馆存货管理，规范存货采购、验收、储存、领用、盘点等环节的操作流程，确保存货安全、完整，提高存货使用效率，降低经营成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于宾馆内各类存货的管理，包括但不限于食品、饮料、客房用品、办公用品、维修材料等。（三）基本原则1.统一管理原则：宾馆存货管理实行统一领导、分级负责的原则，由财务部负责统一管理和监督。2.归口管理原则：各类存货分别归口相关部门进行管理，明确各部门在存货管理中的职责和权限。3.成本效益原则：在保证存货满足经营需要的前提下，合理控制存货库存水平，降低存货成本。4.永续盘存原则：采用永续盘存制，对存货的收发存进行实时记录，定期盘点，确保账实相符。二、职责分工（一）财务部1.负责制定和完善宾馆存货管理制度，并监督执行。2.负责审核存货采购计划、采购合同，控制存货采购成本。3.负责组织存货的核算工作，定期编制存货报表，反映存货的收发存情况。4.负责监督存货的盘点工作，对盘盈、盘亏情况进行账务处理。5.参与存货采购、验收、储存、领用等环节的管理，提出改进建议。（二）采购部门1.负责根据宾馆经营需要，编制存货采购计划，报财务部审核。2.负责选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量和供应及时性。3.负责跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。4.负责办理存货的验收入库手续，及时将采购发票等相关资料提交财务部。（三）仓库管理部门1.负责存货的验收入库、储存保管、发放领用等工作。2.负责建立存货台账，记录存货的收发存情况，定期与财务部核对账目。3.负责对存货进行分类存放、标识管理，确保存货的安全和完好。4.负责定期对存货进行盘点，编制盘点报告，上报财务部。（四）使用部门1.负责根据本部门的经营需要，提出存货领用申请，经审批后到仓库领取。2.负责合理使用领用的存货，提高存货使用效率，避免浪费。3.协助仓库管理部门做好存货的盘点工作，提供相关资料。三、存货采购管理（一）采购计划编制1.各使用部门应根据本部门的经营情况和存货消耗规律，于每月末编制次月的存货采购计划，详细列出所需存货的名称、规格、数量、预计到货时间等信息，报部门负责人审核后提交采购部门。2.采购部门收到各使用部门的采购计划后，进行汇总整理，并结合宾馆的库存情况、市场供应情况等因素，对采购计划进行审核和调整，编制宾馆月度存货采购总计划，报财务部审核。3.财务部根据宾馆的资金状况、预算安排等因素，对采购计划进行最终审核，确保采购计划合理、可行。审核通过后的采购计划作为存货采购的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商建立长期合作关系。2.采购部门应定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同应报财务部备案。（三）采购执行与验收1.采购部门应根据采购合同的要求，及时组织存货的采购工作，确保采购物资按时、按质、按量到货。2.存货到货后，采购部门应通知仓库管理部门进行验收。仓库管理部门应按照采购合同和相关标准对到货存货的数量、规格、质量等进行验收，填写验收单。验收合格的存货办理入库手续，验收不合格的存货应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。3.采购部门应在存货验收合格后，及时将采购发票、验收单等相关资料提交财务部。财务部根据采购合同和相关规定进行审核，审核无误后办理付款手续。四、存货储存管理（一）仓库规划与布局1.仓库管理部门应根据宾馆的经营特点和存货类别，对仓库进行合理规划和布局，设置不同的存储区域，如食品仓库、饮料仓库、客房用品仓库、办公用品仓库、维修材料仓库等，并进行标识管理。2.仓库内应划分合格品区、不合格品区、待验区、退货区等不同功能区域，确保存货分类存放，便于管理和盘点。3.仓库应配备必要的仓储设备和设施，如货架、货柜、托盘、搬运工具、消防器材、通风设备、温湿度控制设备等，以保证存货的安全和完好。（二）存货入库管理1.存货到货后，仓库管理部门应按照验收单对存货的数量、规格、质量等进行核对，核对无误后办理入库手续。2.仓库管理人员应根据存货的类别、规格、型号等信息，将存货存放到相应的存储区域，并进行标识管理。标识应包括存货名称、规格、型号、数量、入库日期等信息。3.仓库管理部门应建立存货入库台账，详细记录存货的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并及时更新库存系统，确保账实相符。（三）存货储存保管1.仓库管理人员应定期对存货进行检查和盘点，确保存货的安全和完好。检查内容包括存货的数量、质量、存储状态、标识等方面。2.仓库应保持通风良好、干燥清洁，温度、湿度应符合存货储存要求。对于易受潮、易变质、易损坏的存货，应采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。3.仓库管理人员应定期对仓储设备和设施进行维护和保养，确保其正常运行。对于损坏的设备和设施，应及时维修或更换，以保证存货的存储安全。4.仓库应建立严格的门禁制度，限制无关人员进入。仓库管理人员应妥善保管仓库钥匙，不得随意转借他人。（四）存货出库管理1.使用部门应根据本部门的经营需要，填写存货领用申请表，注明领用存货的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后到仓库领取。2.仓库管理人员应根据存货领用申请表，对领用存货的数量、规格、型号等进行核对，核对无误后办理出库手续。3.仓库管理人员应按照先进先出的原则发放存货，确保存货的质量。对于贵重存货、限量存货等，应实行限额领用制度，严格控制领用数量。4.仓库管理部门应建立存货出库台账，详细记录存货的出库日期、名称、规格、型号、数量、领用部门等信息，并及时更新库存系统，确保账实相符。五、存货盘点管理（一）盘点计划制定1.财务部应定期组织存货盘点工作，每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽盘。盘点时间应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。2.财务部应根据宾馆的经营特点和存货管理情况，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点人员分工、盘点时间安排等内容。盘点计划应报宾馆管理层审批后执行。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划的要求，对存货进行逐一清点、计量，并记录实际数量、规格、型号等信息。盘点过程中应注意账实核对，发现账实不符的情况应及时记录，并查明原因。2.对于委托外单位加工、代管的存货，应与对方单位进行核对，确保账实相符。对于已销售但尚未发货的存货，应单独列出清单，与销售部门进行核对。3.盘点结束后，盘点人员应根据盘点记录编制盘点报告，详细说明盘点情况，包括盘点范围、盘点方法、实际盘点数量、账存数量、盘盈盘亏情况及原因分析等内容。盘点报告应经盘点人员签字确认后提交财务部。（三）盘盈盘亏处理1.财务部应根据盘点报告，对盘盈盘亏情况进行审核和分析，查明原因，提出处理意见。对于盘盈的存货，应冲减当期成本费用；对于盘亏的存货，应区分不同情况进行处理，属于正常损耗的，计入当期成本费用，属于责任人赔偿的，由责任人赔偿，属于保险公司赔偿的，由保险公司赔偿，属于其他原因造成的损失，经批准后计入当期损益。2.财务部应根据盘盈盘亏处理意见，及时调整存货账目，确保账实相符。同时，应将盘盈盘亏处理情况报宾馆管理层备案。六、存货核算与报表管理（一）存货核算1.财务部应按照国家统一的会计制度和相关会计准则的规定，对存货进行核算，准确记录存货的采购、入库、领用、发出、盘点等业务。2.存货核算应采用实际成本法，对于采购成本的核算应包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。3.财务部应定期对存货成本进行核算和分析，合理分摊存货成本，确保存货成本的准确性和合理性。对于存货成本的分摊方法，应保持一致，不得随意变更。（二）报表编制与报送1.财务部应定期编制存货报表，包括存货收发存报表、存货成本报表、存货盘点报表等，及时反映存货的收发存情况、成本构成情况和盘点情况。2.存货报表应按照规定的格式和内容进行编制，数据准确、内容完整、报送及时。报表编制完成后，应经财务部负责人审核签字后报宾馆管理层和相关部门。3.财务部应定期对存货报表进行分析，为宾馆管理层提供决策支持。分析内容包括存货库存结构、周转率、成本变动情况等方面，发现问题应及时提出改进建议。七、监督与检查（一）内部审计监督1.宾馆内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、采购业务的合规性、存货验收与保管情况、盘点工作的真实性和准确性等方面。2.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）财务监督1.财务部应加强对存货管理的财务监督，定期检查存货账目与库存实物是否相符，存货采购成本是否合理，存货核算是否准确等方面。2.财务部应根据财务监督情况，及时发现和纠正存货管理中存在的问题，确保存货管理工作的规范运行。（三）定期检查与考核1.宾馆应定期