学院用印管理办法

学院用印管理办法一、总则（一）目的为加强学院用印管理，规范用印行为，维护学院印章的权威性和严肃性，保障学院各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学院党委印章、行政印章、学院各类专用印章（以下统称学院印章）的使用与管理。（三）基本原则1.严格审批原则。使用学院印章必须经过严格的审批程序，未经批准不得用印。2.规范使用原则。印章使用应严格按照规定的范围、程序和要求进行，确保用印文件合法、合规、准确。3.安全保管原则。学院印章应指定专人负责保管，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。二、印章种类及用途（一）党委印章1.用于以学院党委名义发布的文件、通知、决定、决议等。2.用于学院党委上报、下发的各类公文、信函等。3.用于学院党委与上级党组织、其他单位党组织之间的往来公文、信函等。（二）行政印章1.用于以学院行政名义发布的文件、通知、决定、决议等。2.用于学院行政上报、下发的各类公文、信函等。3.用于学院行政与上级主管部门、其他单位之间的往来公文、信函等。4.用于学院签订的各类合同、协议、责任书等。5.用于学院出具的各类证明、介绍信等。（三）专用印章1.财务专用章：用于学院财务收支、结算等相关业务。2.合同专用章：用于学院签订的各类合同、协议等。3.学籍专用章：用于学院学生学籍管理相关业务。4.学位专用章：用于学院学位授予相关业务。5.其他专用印章：根据学院工作需要，经学院批准设立的其他专用印章，用于特定业务范围。三、印章管理部门及职责（一）党委办公室负责学院党委印章的管理与使用，审核用印文件，按照审批程序办理用印手续。（二）院长办公室负责学院行政印章的管理与使用，审核用印文件，按照审批程序办理用印手续。（三）各职能部门负责本部门业务范围内专用印章的管理与使用，制定专用印章使用细则，报学院备案，并按照审批程序办理用印手续。（四）印章管理人员职责1.负责印章的保管，确保印章安全存放，不得擅自将印章交他人保管或带出办公室。2.严格按照规定的程序和要求使用印章，对用印文件进行认真审核，确保用印文件合法、合规、准确。3.做好印章使用登记工作，详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，定期将印章使用情况向印章管理部门负责人汇报。4.发现印章被盗用、丢失或损坏时，应立即向印章管理部门负责人报告，并采取相应的措施。四、用印审批程序（一）用印申请1.凡需使用学院印章的部门或个人，应填写《学院用印申请表》，详细注明用印文件名称、用印内容、用印份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字同意。2.涉及学院重大事项、重要文件的用印，需经学院领导审批同意。（二）用印审核1.印章管理部门收到用印申请后，应按照规定的职责对用印文件进行审核。审核内容包括用印文件的合法性、合规性、准确性，以及用印申请手续是否齐全等。2.对于不符合要求的用印申请，印章管理部门应及时退回，并说明理由。（三）用印审批1.经审核通过的用印申请，按照以下审批权限进行审批：以学院党委名义发布的文件、通知、决定、决议等，需经学院党委书记审批。以学院行政名义发布的文件、通知、决定、决议等，需经学院院长审批。涉及学院重大事项、重要文件的用印，需经学院党委会或院长办公会研究决定。其他用印事项，按照学院相关规定进行审批。2.审批人应认真审查用印申请，签署审批意见，并注明审批日期。（四）用印登记1.印章管理人员根据审批通过的用印申请，进行用印登记。登记内容包括用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人、审批人等信息。2.用印登记应使用专门的登记簿，登记簿应妥善保管，以备查阅。（五）用印盖章1.印章管理人员应严格按照审批意见和用印范围使用印章，确保印章加盖清晰、端正，不得模糊不清或加盖在空白处。2.用印完成后，印章管理人员应及时将印章归位保管。五、印章使用范围（一）文件类1.以学院党委、行政名义发布的各类文件、通知、决定、决议等。2.学院上报、下发的各类公文、信函等。（二）合同类1.学院签订的各类合同、协议、责任书等。2.涉及学院重大经济事项、合作项目的合同、协议等。（三）证明类1.学院出具的各类证明、介绍信等。2.用于学生毕业、就业、升学等方面的证明材料。（四）其他类1.经学院批准的其他用印事项。2.涉及学院重要活动、会议的相关文件、材料等。六、印章使用要求（一）用印文件要求1.用印文件应内容完整、格式规范、字迹清晰，不得有涂改、缺页等情况。2.用印文件应符合国家法律法规和学院相关规定，不得涉及违法违规、损害学院利益等内容。（二）用印份数要求1.用印份数应根据实际需要确定，不得随意增加或减少。2.如需多份用印文件，应在《学院用印申请表》中注明份数，并确保每份文件内容一致。（三）用印时间要求1.用印时间应严格按照审批意见执行，不得提前或推迟用印。2.如遇特殊情况需要调整用印时间，应提前向印章管理部门说明原因，并经审批人同意。（四）用印方式要求1.印章应使用红色印油，不得使用其他颜色印油。2.印章加盖应端正、清晰，不得模糊不清或加盖在空白处。3.如需在骑缝处加盖印章，应确保印章骑缝完整、清晰。七、印章保管与存放（一）保管人员1.学院党委印章、行政印章分别由党委办公室、院长办公室指定专人负责保管。2.各职能部门专用印章由本部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交他人保管或带出办公室。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告印章管理部门负责人，并按照规定进行处理。（三）存放地点1.学院党委印章、行政印章应存放在党委办公室、院长办公室的保险柜内。2.各职能部门专用印章应存放在本部门的铁皮柜或保险柜内。八、印章停用与销毁（一）停用原因1.因机构调整、职能变更等原因，印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因，无法继续使用。（二）停用程序1.印章管理部门应及时通知相关部门和人员印章停用事宜。2.印章保管人员应将停用印章交回印章管理部门，并办理交接手续。（三）销毁程序1.对于停用的印章，印章管理部门应按照学院相关规定进行销毁。2.销毁印章时，应填写《学院印章销毁申请表》，注明印章名称、停用原因、销毁时间等信息，并经学院领导审批同意。3.印章销毁应采取适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁过程应有专人负责监督，并在《学院印章销毁申请表》上签字确认。5.印章销毁后，印章管理部门应将《学院印章销毁申请表》存档保管。九、监督与检查（一）监督部门学院纪检监察部门负责对学院印章使用与管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况。2.用印审批程序的执行情况。3.印章使用登记情况。4.印章保管与存放情况。（三）检查方式1.定期检查：学院纪检监察部门定期对学院印章使用与管理情况进行检查。2.不定期抽查：学院纪检监察部门不定期对学院印章使用与管理情况进行抽查。（四）问题处理1.对