存货出库管理办法

存货出库管理办法一、总则1.目的为加强公司存货出库管理，规范存货出库流程，确保存货安全、准确、及时地发出，满足公司生产经营及客户需求，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内所有存货出库业务，包括原材料、在产品、产成品、周转材料等各类存货。3.基本原则准确性原则：确保存货出库信息准确无误，数量、品种、规格等与出库单一致。及时性原则：根据生产计划、销售订单等需求，及时安排存货出库，避免延误。安全性原则：在存货出库过程中，采取有效措施保障存货安全，防止损坏、丢失等情况发生。合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及公司内部规定，规范存货出库操作。二、职责分工1.销售部门根据销售订单，及时准确地开具销售发货通知单，明确发货品种、数量、规格、客户等信息，并传递至仓储部门。跟踪销售发货情况，协调解决发货过程中出现的问题，确保客户及时收到货物。2.仓储部门负责存货的保管和日常管理，确保存货存储安全、完好。根据销售发货通知单或其他出库指令，组织安排存货出库工作，核对实物与出库单信息，确保出库数量准确、质量合格。负责存货出库的装卸、搬运等工作，保证货物在搬运过程中不受损坏。定期对存货进行盘点，核对账实相符情况，发现问题及时报告并处理。3.生产部门根据生产计划，向仓储部门提交生产领料申请单，注明领料品种、数量、用途等信息。负责对生产过程中的余料、废料等进行清理和回收，并及时办理退库手续。4.财务部门负责审核存货出库相关单据，确保单据的真实性、合法性和准确性。根据存货出库情况，及时进行账务处理，核算存货成本，保证财务数据的准确反映。定期与仓储部门核对存货账目，监督存货管理情况。5.质量部门在存货出库前，对拟出库存货进行质量检验，确保出库存货符合质量标准。对检验不合格的存货，出具检验报告，并及时通知相关部门进行处理。三、存货出库流程1.销售发货出库订单确认：销售部门收到客户订单后，对订单信息进行审核，确认订单的有效性和客户信用情况。开具发货通知单：销售部门根据审核后的订单，开具销售发货通知单，详细注明发货品种、数量、规格、客户名称、发货日期等信息，并将发货通知单传递至仓储部门。备货准备：仓储部门收到销售发货通知单后，根据通知单要求，安排仓库管理人员进行备货。备货过程中，仓库管理人员要对存货进行核对，确保存货的品种、数量、规格与发货通知单一致，并检查存货的质量状况。质量检验：质量部门根据销售发货通知单，对拟出库的存货进行质量检验。检验合格的，出具质量检验合格报告；检验不合格的，通知销售部门与客户协商处理，并对不合格存货进行标识和隔离。出库装车：仓储部门在确认存货备货完成且质量检验合格后，组织仓库管理人员进行出库装车。装车过程中，要注意货物的摆放和固定，防止货物在运输过程中受损。装车完成后，仓库管理人员在发货通知单上签字确认，并将发货通知单返回销售部门。发货记录：销售部门根据仓库管理人员返回的发货通知单，进行发货记录，并及时将发货信息传递至财务部门。财务部门根据发货记录，进行账务处理，确认销售收入和成本。2.生产领料出库领料申请：生产部门根据生产计划，填写生产领料申请单，注明领料品种、数量、用途、领料日期等信息，并提交至仓储部门。申请审核：仓储部门收到生产领料申请单后，对申请单进行审核，检查申请单的填写是否完整、准确，领料数量是否在生产计划范围内。审核通过后，将生产领料申请单传递至财务部门。财务审核：财务部门对生产领料申请单进行审核，主要审核申请单的真实性、合法性以及与生产计划的匹配性。审核通过后，在申请单上签字确认，并返回仓储部门。备货发放：仓储部门根据审核后的生产领料申请单，安排仓库管理人员进行备货发放。备货过程中，仓库管理人员要对存货进行核对，确保存货的品种、数量、规格与申请单一致，并检查存货的质量状况。发放完成后，仓库管理人员在生产领料申请单上签字确认，并更新库存台账。余料退库：生产过程中产生的余料、废料等，生产部门要及时清理并办理退库手续。退库时，填写余料退库单，注明退库品种、数量、规格、退库日期等信息，并提交至仓储部门。仓储部门对余料、废料进行验收，验收合格后办理入库手续，并更新库存台账。四、存货出库单据管理1.单据种类销售发货通知单：由销售部门开具，用于通知仓储部门发货的单据，是存货出库的重要依据。生产领料申请单：由生产部门填写，用于向仓储部门申请领料的单据。余料退库单：由生产部门填写，用于办理余料、废料退库的单据。出库单：仓储部门在存货实际出库时填写的单据，记录存货出库的品种、数量、规格、去向等信息。2.单据填写要求所有单据必须使用钢笔或中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。单据内容要填写完整，包括日期、编号、品种、数量、规格、客户名称或领料部门、用途等信息。单据上的签字、盖章必须齐全，相关人员要对单据内容的真实性、准确性负责。3.单据传递与保管销售发货通知单由销售部门开具后，一联留存，一联传递至仓储部门；仓储部门发货后，一联作为出库凭证留存，一联返回销售部门；销售部门将返回的发货通知单传递至财务部门进行账务处理。生产领料申请单由生产部门填写后，一联留存，一联传递至仓储部门；仓储部门审核发放后，一联作为出库凭证留存，一联返回生产部门；生产部门将返回的领料申请单传递至财务部门进行账务处理。余料退库单由生产部门填写后，一联留存，一联传递至仓储部门；仓储部门验收入库后，一联作为入库凭证留存，一联返回生产部门；生产部门将返回的余料退库单传递至财务部门进行账务处理。出库单由仓储部门填写后，一联留存，一联传递至财务部门进行账务处理。所有单据应按照日期顺序进行整理、装订，妥善保管，保管期限按照公司档案管理规定执行。五、存货出库盘点与核对1.盘点计划仓储部门应定期制定存货出库盘点计划，明确盘点范围、时间、人员安排等。盘点计划应报财务部门备案。盘点范围应涵盖公司内所有存货出库业务，包括不同仓库、不同类型的存货。盘点时间应根据公司业务特点和实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点，特殊情况下可随时进行临时盘点。2.盘点实施盘点人员应根据盘点计划，对存货进行实地盘点。盘点过程中，要认真核对存货的品种、数量、规格等信息，确保账实相符。对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，要详细记录，并及时查明原因。盘盈的存货，要核实是否为入库时未及时入账或其他原因导致；盘亏的存货，要查明是被盗、丢失、损坏还是其他原因造成。盘点结束后，盘点人员应填写盘点报告，详细说明盘点情况，包括盘点范围、时间、实际库存数量、账存数量、盘盈盘亏情况及原因分析等，并签字确认。3.核对处理财务部门收到盘点报告后，要及时与仓储部门核对账目，对盘盈盘亏情况进行账务处理。对于盘盈的存货，经核实后，财务部门应按照相关规定调整账目，增加存货资产，并确认相应的收益。对于盘亏的存货，属于正常损耗的，经批准后，财务部门应按照相关规定将损耗计入成本费用；属于非正常损失的，如被盗、丢失、损坏等，要查明责任，由责任方承担损失，并按照规定进行账务处理。同时，要及时向公司管理层报告盘亏情况及处理结果。六、存货出库成本核算1.成本核算方法公司采用[具体成本核算方法，如加权平均法、先进先出法等]进行存货出库成本核算。成本核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。2.成本核算流程仓储部门在存货出库时，应按照确定的成本核算方法计算出库存货的成本，并在出库单上注明成本金额。财务部门根据仓储部门提供的出库单及成本金额，进行账务处理，核算存货销售成本或生产成本。在成本核算过程中，要确保成本计算的准确性和一致性，严格按照成本核算方法进行计算，不得人为调整成本数据。3.成本分析与控制财务部门应定期对存货出库成本进行分析，对比不同时期、不同产品的成本情况，找出成本变动的原因。根据成本分析结果，提出成本控制建议，协助相关部门采取措施降低存货成本。如优化采购渠道、降低库存积压、提高生产效率等。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对存货出库管理情况进行审计监督，检查存货出库流程是否规范、单据是否齐全、成本核算是否准确等。审计人员应通过查阅相关文件、记录，实地观察存货出库操作过程，询问相关人员等方式进行审计，并出具审计报告。对于审计中发现的问题，要及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.日常监督检查仓储部门、财