外包校准管理办法

外包校准管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范公司外包校准活动，确保外包校准工作的质量和可靠性，满足公司生产、经营、科研等各项活动对计量器具准确性的要求，保障公司产品质量和生产运营的顺利进行，同时符合国家相关法律法规及行业标准。（二）适用范围本办法适用于公司所有外包校准的计量器具，包括但不限于长度、温度、力学、电学、化学等各类计量器具。涵盖公司内部各部门、生产车间、研发中心等使用的计量器具，以及用于贸易结算、安全防护、医疗卫生、环境监测等方面的强检计量器具。（三）职责分工1.计量管理部门负责制定和修订外包校准管理办法，并监督执行。对外包校准服务供应商进行评估、选择和管理。审核外包校准申请，协调解决外包校准过程中的问题。建立和维护外包校准档案，跟踪计量器具校准状态。2.使用部门负责提出外包校准申请，明确计量器具的名称、型号、规格、数量、使用地点等信息。配合计量管理部门做好计量器具的送检和接收工作，确保计量器具在规定时间内完成校准。负责保管校准合格的计量器具，正确使用和维护计量器具，发现问题及时报告。3.财务部门负责审核外包校准费用预算，确保费用支出合理合规。按照公司财务制度，及时支付外包校准服务费用。二、外包校准服务供应商管理（一）供应商选择1.计量管理部门应根据公司外包校准需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、技术能力、服务质量、价格水平等方面。要求供应商具备相应的计量校准资质证书，如法定计量检定机构授权证书、计量校准机构认可证书等。3.实地考察供应商的校准实验室，检查其环境条件、设备设施、人员配备、质量管理体系等是否符合要求。4.邀请潜在供应商参加项目投标或报价，根据其报价、服务承诺、技术方案等进行综合评审，选择至少三家符合要求的供应商作为候选供应商。5.与候选供应商签订保密协议，要求其对公司提供的计量器具信息、技术资料等予以保密。（二）供应商评估1.计量管理部门定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的校准服务质量、交付时间、价格合理性、售后服务等方面。2.收集使用部门对供应商的反馈意见，了解计量器具校准结果的准确性、可靠性，以及供应商在服务过程中的表现。3.检查供应商的校准报告，核实校准数据的完整性、准确性和规范性。对校准报告存在问题的供应商，要求其及时整改。4.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于评估不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其合作资格。（三）供应商再评价1.当供应商出现以下情况时，应及时进行再评价：校准服务质量出现严重问题，如校准结果不准确、报告错误等。交付时间严重延误，影响公司正常生产经营活动。价格大幅上涨，超出公司预算范围。发生重大质量事故或违规行为。2.再评价的程序与供应商评估程序相同，根据再评价结果采取相应的措施，如调整合作关系、暂停合作、终止合作等。三、外包校准申请与审批（一）申请流程1.使用部门根据计量器具的校准周期和实际使用情况，填写《外包校准申请表》，详细注明计量器具的名称、型号、规格、数量、使用地点、校准周期、申请校准时间等信息。2.将《外包校准申请表》提交至本部门负责人审核，部门负责人审核申请的必要性和合理性，签署审核意见后报计量管理部门。3.计量管理部门收到《外包校准申请表》后，对申请信息进行审核。审核内容包括计量器具的校准周期是否符合规定、申请校准时间是否合理、供应商选择是否合适等。如审核通过，在申请表上签署意见并转财务部门；如审核不通过，退回使用部门并说明原因。（二）审批要求1.财务部门对《外包校准申请表》进行费用审核，确保校准费用在预算范围内。如费用超出预算，需使用部门重新调整预算或说明原因后报相关领导审批。2.对于涉及强检计量器具的外包校准申请，必须经公司主管领导审批同意后方可实施。主管领导应根据国家相关法律法规和公司实际情况，对申请的必要性和合法性进行审查。四、外包校准实施（一）校准前准备1.计量管理部门在确定外包校准供应商后，及时与供应商沟通校准事宜，明确校准时间、地点、计量器具清单等信息。2.使用部门负责将待校准的计量器具进行清理、包装，确保计量器具外观完好、附件齐全，并按照供应商要求做好标识。3.计量管理部门安排专人负责与供应商交接计量器具，填写《计量器具外包校准交接清单》，详细记录计量器具的名称、型号、规格、数量、交接时间、交接人员等信息。（二）校准过程监督1.计量管理部门可根据实际情况，安排人员对供应商的校准过程进行监督。监督内容包括校准实验室环境条件是否符合要求、校准设备是否正常运行、校准方法是否正确、校准人员操作是否规范等。2.监督人员应做好监督记录，如发现问题及时与供应商沟通，要求其立即整改。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求，计量管理部门有权终止校准服务，并要求供应商承担相应责任。（三）校准报告审核1.供应商完成校准工作后，应及时向公司提供校准报告。校准报告应符合国家相关标准和行业规范要求，内容包括计量器具的基本信息、校准依据、校准方法、校准环境条件、校准结果、不确定度等。2.计量管理部门对校准报告进行审核，审核内容包括报告格式是否规范、校准数据是否准确、校准结果是否符合要求等。如审核通过，在报告上加盖公司计量专用章，并将校准报告发放给使用部门；如审核不通过，退回供应商要求其重新校准并出具报告。五、校准结果处理（一）合格处理1.对于校准结果合格的计量器具，使用部门将校准报告存档，并在计量器具上粘贴校准合格标识。校准合格标识应注明校准日期、有效期等信息。2.计量管理部门更新计量器具校准档案，记录校准结果、下次校准时间等信息，确保计量器具校准状态的可追溯性。（二）不合格处理1.对于校准结果不合格的计量器具，使用部门应立即停止使用，并将其隔离存放，防止误用。2.计量管理部门组织相关人员对不合格计量器具进行分析，查找不合格原因。如属于计量器具本身质量问题，联系供应商协商解决；如属于使用不当或维护保养不善导致的不合格，对使用部门进行培训和指导，要求其加强管理。3.根据不合格原因，采取相应的纠正措施。如对计量器具进行维修、调试、报废等处理，并重新进行校准，直至校准合格。4.对不合格计量器具的处理情况进行记录，包括不合格原因分析、采取的纠正措施、处理结果等，并存档备案。六、校准费用管理（一）费用预算1.计量管理部门每年根据公司外包校准需求，编制外包校准费用预算。预算内容包括各类计量器具的校准项目、校准数量、校准单价、预计总费用等。2.费用预算应充分考虑市场价格波动、校准周期变化等因素，确保预算的合理性和准确性。预算编制完成后，报财务部门审核，经公司领导批准后执行。（二）费用结算1.供应商完成校准服务并提交校准报告后，计量管理部门核对校准报告和《计量器具外包校准交接清单》，确认无误后填写《外包校准费用结算单》，报财务部门办理费用结算。2.财务部门根据合同约定和实际校准情况，审核《外包校准费用结算单》，无误后按照公司财务制度支付校准服务费用。（三）费用控制1.计量管理部门定期对实际发生的外包校准费用进行统计分析，与预算进行对比，及时发现费用偏差。如费用超出预算，应分析原因并采取相应的控制措施。2.加强与供应商的沟通协商，争取合理的价格优惠。同时，优化外包校准流程，提高工作效率，降低校准成本。七、校准档案管理（一）档案建立1.计量管理部门负责建立外包校准档案，档案内容包括《外包校准申请表》、《计量器具外包校准交接清单》、校准报告、不合格计量器具处理记录等相关资料。2.校准档案应按照计量器具类别、校准时间等进行分类整理，便于查询和管理。（二）档案保管1.校准档案应妥善保管，保存期限按照国家相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，校准档案应保存[X]年以上。2.档案保管应具备安全、防潮、防虫、防火等条件，确保档案的完整性和可读性。（三）档案查询与借阅1.公司内部人员因工作需要查询校准档案时，应填写《校准档案查询申请表》，经所在部门负责人批准后，到计量管理部门查询。2.如需借阅校准档案，应填写《校准档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，经计量管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一