外制管理暂行办法

外制管理暂行办法一、总则（一）目的为规范本公司/组织的外制业务管理，确保外制产品及服务符合质量要求、交期要求，同时有效控制成本，特制定本暂行办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织所有涉及外部供应商提供产品或服务的外制业务活动，包括但不限于原材料采购、零部件加工、成品组装、外包服务等。（三）基本原则1.质量第一原则：外制产品及服务必须满足本公司/组织规定的质量标准和技术要求，确保产品质量稳定可靠，服务优质高效。2.合规合法原则：外制业务活动应严格遵守国家相关法律法规、行业标准以及本公司/组织的内部规定，确保各项业务合法合规开展。3.成本效益原则：在保证质量和交期的前提下，合理控制外制成本，优化供应商选择和采购策略，提高公司/组织的经济效益。4.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同促进业务发展，实现共同成长。二、外制业务流程（一）需求评估1.业务部门提出需求：各业务部门根据公司/组织的生产计划、销售订单或其他业务需求，确定需要外制的产品或服务内容，并填写《外制需求申请表》，详细说明需求的规格、数量、交期等要求。2.评估需求合理性：采购部门会同技术部门、质量部门等相关部门对业务部门提出的外制需求进行评估，审查需求的合理性、必要性以及与公司/组织现有生产能力和资源的匹配性。如发现需求不合理或存在问题，应及时与业务部门沟通协商，提出调整建议。（二）供应商选择与评估1.供应商开发：采购部门根据外制需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。对于新的外制项目，采购部门应组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制水平、管理体系、信誉等方面的情况，确定合格供应商名单。2.供应商评估与分类：定期对现有供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、服务等方面。根据评估结果，将供应商分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为需改进供应商。对于不同类别的供应商，采取不同的管理策略，如A类供应商给予更多的合作机会和优惠政策，C类供应商则加强监督和辅导，如仍无改进则考虑淘汰。3.供应商选择决策：在选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交期、服务等因素，遵循公平、公正、公开的原则，通过招标、询价、谈判等方式确定最终供应商。对于重大外制项目，应组织相关部门进行集体决策，并记录决策过程和结果。（三）合同签订1.合同起草与审核：采购部门根据与供应商协商确定的条款，起草外制合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同起草完成后，应提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、风险可控。2.合同签订与存档：经审核通过的合同，由公司/组织法定代表人或其授权代表与供应商签订。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，并负责合同的存档管理，以便后续查询和跟踪。（四）订单下达1.订单生成：采购部门根据合同约定，向供应商下达外制订单。订单内容应与合同一致，并明确订单编号、产品或服务名称、规格、数量、交期、质量要求等详细信息。2.订单确认：供应商收到订单后，应及时确认订单内容，并回复采购部门。如供应商对订单有任何疑问或异议，应在规定时间内与采购部门沟通协商，双方达成一致后再行生产。（五）生产过程监控1.供应商定期汇报：供应商应定期向采购部门汇报外制产品的生产进度、质量状况等情况，采购部门应及时掌握生产动态，发现问题及时协调解决。2.驻厂监造（如有需要）：对于关键外制项目或质量要求较高的产品，公司/组织可安排专人驻厂监造，监督供应商的生产过程，确保产品质量和生产进度符合要求。驻厂监造人员应定期向公司/组织汇报监造情况，并及时反馈发现的问题。3.质量检验与控制：采购部门应按照合同约定的质量标准，组织质量部门对供应商提供的外制产品进行检验和验收。检验方式可包括首件检验、抽检、全检等，确保产品质量合格后方可入库或使用。对于检验不合格的产品，应按照合同约定进行处理，如退货、换货、返工等。（六）验收与付款1.验收：外制产品或服务完成后，供应商应通知采购部门进行验收。采购部门组织质量部门、使用部门等相关人员按照合同约定的验收标准进行验收，并填写《外制产品验收报告》。验收合格的产品或服务，方可办理入库或结算手续；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供，直至验收合格为止。2.付款：财务部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。付款前，应审核相关凭证和手续是否齐全，确保付款准确无误。对于因质量问题、交货延迟等原因导致的扣款事项，应按照合同约定执行，并在付款时予以扣除。（七）售后服务1.售后服务要求：合同应明确供应商的售后服务责任和义务，包括产品质量保证期、维修保养、技术支持等方面的内容。供应商应按照合同约定提供及时、有效的售后服务，确保外制产品在使用过程中出现问题能够得到妥善解决。2.售后服务跟踪：采购部门应建立售后服务跟踪机制，及时收集客户反馈的问题，并协调供应商进行处理。对于客户投诉较多或售后服务质量较差的供应商，应采取相应的措施，如警告、扣罚货款、暂停合作等，督促其改进服务质量。三、供应商管理（一）供应商准入管理1.供应商资质审核：采购部门对潜在供应商的营业执照、生产许可证、质量认证证书、税务登记证等资质文件进行审核，确保供应商具备合法经营资格。2.实地考察评估：对通过资质审核的潜在供应商进行实地考察，评估其生产场所、设备设施、人员素质、管理水平、质量控制能力等方面的情况，填写《供应商实地考察报告》。实地考察合格的供应商，方可纳入公司/组织的供应商数据库。（二）供应商日常管理1.供应商沟通与协调：采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司/组织的需求和要求，了解供应商的生产经营情况和存在的问题，共同协商解决办法，促进双方合作顺利开展。2.供应商培训与辅导：根据供应商的实际情况，采购部门可组织相关培训，帮助供应商提高质量管理水平、生产效率、成本控制能力等。对于管理水平较低或存在问题较多的供应商，采购部门应安排专人进行辅导，协助其改进管理，提升绩效。3.供应商绩效评估：定期对供应商的绩效进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、服务等方面。采购部门根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，并采取相应的激励和约束措施，如给予优秀供应商奖励、对绩效较差的供应商进行警告或淘汰等。（三）供应商退出管理1.主动退出：供应商因自身原因提出退出合作关系的，应提前向采购部门提交书面申请，并按照合同约定办理相关手续，结清货款和其他费用。2.被动退出：对于出现以下情况之一的供应商，公司/组织有权终止合作关系，并将其从供应商数据库中删除：连续多次出现产品质量问题，严重影响公司/组织产品质量和声誉的；交货期严重延误，影响公司/组织生产计划和销售订单执行的；违反合同约定，拒不履行售后服务责任的；存在商业贿赂、不正当竞争等违法行为的；其他严重违反公司/组织规定或法律法规的行为。四、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门会同相关部门对公司/组织外制业务活动中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、交货期风险、价格波动风险、法律法规风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避：对于风险发生可能性较大且影响程度严重的风险，如供应商破产倒闭等，应采取风险规避措施，如寻找替代供应商、调整采购策略等，避免风险的发生。2.风险降低：对于风险发生可能性较大但影响程度一般的风险，如质量风险、交货期风险等，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、增加检验频次、签订补充协议等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于风险发生可能性较小但影响程度严重的风险，如价格波动风险等，可采取风险转移措施，如签订套期保值合同、购买保险等，将风险转移给其他方。4.风险接受：对于风险发生可能性较小且影响程度一般的风险，如法律法规风险等，在采取适当的防范措施后，可考虑风险接受，由公司/组织自行承担风险。（三）风险监控与预警1.风险监控：建立风险监控机制，定期对风险状况进行监控和评估，及时发现风险变化情况。采购部门应密切关注供应商的经营状况、市场动态、政策法规变化等因素，及时调整风险应对措施。2.风险预警：设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。采购部门应根据预警信号，采取相应的应急措施，防范风险扩大化。五、信息管理（一）外制业务信息收集1.供应商信息收集：采购部门负责收集供应商的基本信息、资质文件、生产能力、质量控制水平、价格等方面的信息，并建立供应商信息档案，定期更新维护。2.外制订单信息收集：采购部门负责收集外制订单的下达、执行、变更、验收等环节的信息，包括订单编号、产品或服务名称、规格、数量、交期、质量要求、实际交货期、验收结果等信息，并建立订单信息台账，实时跟踪订单执行情况。3.质量检验信息收集：质量部门负责收集外制产品的检验信息，包括检验批次、检验项目、检验结果、不合格品处理情况等信息，并建立质量检验档案，为质量追溯和改进提供依据。（二）外制业务信息分析与利用1.信息分析：采购部门会同相关部门对外制业务信息进行分析，挖掘信息背后的规律和问题，为决策提供支持。例如，通过分析供应商绩效数据，找出绩效优秀和较差的供应商，总结经验教训，采取针对性措施提升整体供应商管理水平；通过分析订单执行情况，找出影响交期和质量的关键因素，采取措施加以改进。2.信息利用：充分利用外制业务信息，优化外制业务流程，提高管理效率。例如，根据供应商的历史交货数据和质量数据，合理安排采购计划和检验计划；根据市场价格波动信息，及时调整采购价格策略，降低采购成本。（三）信息安全管理1.信息保密制度：建立外制业务信息保密制度，明确信息保密责任和义务，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、供应商信息等重要信息进行严格保密。2.信息访问控制：对访问外制业务信息的人员进行权限管理，设置不同的用户角色和权限级别，确保只有经过授权的人员才能访问