地产档案管理办法

地产档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司地产档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在地产项目开发、运营、管理等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对地产档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司地产项目的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理地产项目各环节形成的档案资料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、项目机密等重要档案进行妥善保管，防止信息泄露。（四）定义1.地产档案指公司在地产项目的规划、设计、施工、销售、物业管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。2.档案管理机构指公司设立的负责地产档案管理工作的部门或岗位，承担档案的收集、整理、保管、利用等职责。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司地产档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作，确保档案质量。3.集中统一管理公司地产档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全与完整。5.开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。（二）档案管理人员1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规定。2.负责具体的档案收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案管理工作的规范化操作。3.对档案进行分类、编号、著录等处理，建立准确的档案检索体系，方便档案查询利用。4.定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如破损、霉变等。5.协助档案利用部门查阅、借阅档案，做好档案利用登记工作。（三）各部门职责1.负责本部门地产项目相关档案的收集、整理、立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理工作的组织协调和日常监督。3.在项目实施过程中，及时将形成的各类文件材料进行分类整理，确保档案的完整和准确。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目规划阶段包括项目可行性研究报告、项目立项批复、规划设计方案、环境影响评价报告等。2.项目设计阶段初步设计图纸、施工图设计图纸、设计变更通知、设计交底记录等。3.项目施工阶段工程招投标文件、施工合同、施工组织设计、工程进度报表、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备采购合同及清单等。4.项目销售阶段销售合同、客户信息资料、营销策划方案、广告宣传资料等。5.项目物业管理阶段物业服务合同、业主档案、物业维修记录、小区公共设施设备档案等。6.其他与地产项目相关的文件材料如项目会议纪要、来往信函、请示报告、审计报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在项目各阶段形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类根据地产项目的特点和档案内容，将档案分为工程管理类、销售管理类、物业管理类、行政管理类等大类，每大类再根据具体情况细分若干小类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目，确保目录信息准确、完整。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案分类编号顺序，将纸质档案存放在档案架上，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。2.电子档案保管建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.声像档案保管对照片、录音、录像等声像档案进行整理编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。声像档案应存储在专门的存储设备上，并定期进行检查和维护。（三）档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查频次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，填写档案检查登记表，记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等信息。五、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的地产档案。外部单位因工作需要查阅公司地产档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案利用部门可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，帮助查阅人员查找所需档案。查阅档案应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，按时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、数量、查阅或借阅期限、归还日期等信息。档案利用登记应定期进行整理归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关规定和公司实际情况，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息。2.将档案销毁清册报公司领导审批，经批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。