会议管理办法模板

会议管理办法模板一、总则（一）目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各类会议的组织、召开、记录、跟踪及相关管理工作。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好各项准备工作，确保会议顺利进行。3.明确责任原则：明确会议组织者、参会人员及相关工作人员的职责，确保会议各项任务得到落实。4.严肃纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，认真倾听，积极发言，不得随意打断他人，不得擅自离会。二、会议分类及组织（一）公司级会议1.公司年度会议召开时间：每年年初召开。参会人员：公司领导、各部门负责人、员工代表等。会议内容：总结上一年度工作，部署本年度工作计划和目标，表彰先进集体和个人等。组织部门：公司办公室。2.公司季度会议召开时间：每季度末召开。参会人员：公司领导、各部门负责人等。会议内容：总结本季度工作，分析存在的问题，部署下季度工作计划和重点工作等。组织部门：公司办公室。3.公司月度会议召开时间：每月末召开。参会人员：公司领导、各部门负责人等。会议内容：总结本月工作，汇报重点工作进展情况，协调解决工作中存在的问题等。组织部门：公司办公室。（二）部门级会议1.部门周例会召开时间：每周固定时间召开。参会人员：部门全体员工。会议内容：总结上周工作，安排本周工作任务，传达公司相关会议精神和工作要求等。组织部门：各部门自行组织。2.部门专题会议召开时间：根据工作需要适时召开。参会人员：与会议主题相关的部门人员或特定人员。会议内容：针对某一专项工作或问题进行讨论、研究和决策。组织部门：相关部门。（三）临时会议1.因工作需要临时召开的会议召开时间：根据工作紧急程度确定。参会人员：根据会议主题确定。会议内容：研究解决突发问题或部署紧急工作任务等。组织部门：相关部门或领导指定人员。2.上级部门要求召开的紧急会议召开时间：按照上级部门要求及时召开。参会人员：根据上级部门要求确定。会议内容：传达上级部门会议精神和工作要求，落实相关工作任务。组织部门：公司办公室或相关部门。三、会议准备（一）会议申请1.会议组织者应提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，报上级领导审批。2.《会议申请表》应在会议召开前[X]个工作日提交，特殊情况除外。（二）会议通知1.会议组织者应根据审批后的《会议申请表》，及时发出会议通知。会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等内容。2.会议通知可采用邮件、短信、即时通讯工具等方式发送，确保参会人员能够及时收到通知。对于重要会议，应采用书面通知或电话通知的方式进行确认。3.参会人员应在接到会议通知后，及时回复是否能够参加会议。如因特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假，并说明原因。（三）会议资料准备1.会议组织者应根据会议主题和议程，准备相关会议资料，如汇报材料、文件、数据报表等。2.会议资料应在会议召开前[X]个工作日发放给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。3.会议资料应确保内容准确、完整、清晰，格式规范统一。（四）会议场地布置1.根据会议规模和类型，选择合适的会议场地。会议场地应满足会议的功能需求，如投影仪、音响设备、麦克风、桌椅等设施齐全。2.会议组织者应提前对会议场地进行布置，确保会议桌椅摆放整齐，会议资料摆放有序，会议标识清晰明确。3.对于重要会议或大型会议，应安排专人负责会议场地的布置和设备调试工作，确保会议顺利进行。（五）会议设备准备1.根据会议需要，准备好投影仪、音响设备、麦克风、电脑等会议设备，并确保设备正常运行。2.会议组织者应提前对会议设备进行检查和调试，确保会议期间设备无故障。对于重要会议或大型会议，应安排技术人员现场值守，及时处理设备故障。3.参会人员应爱护会议设备，不得随意拆卸、损坏设备。如发现设备故障，应及时向会议组织者报告。四、会议召开（一）会议签到1.会议组织者应在会议开始前[X]分钟到达会议场地，组织参会人员签到。2.参会人员应在签到表上签到，注明到达时间。签到表应妥善保存，以备查阅。（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和会议资料，确保会议顺利进行。2.会议主持人应引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，控制会议节奏和时间，避免出现跑题、冗长等情况。3.会议主持人应认真听取参会人员的发言，及时总结归纳会议讨论的要点和结果，确保会议决策的准确性和有效性。（三）会议发言1.参会人员应按照会议议程和主持人的要求，积极发言，表达自己的观点和意见。发言应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关内容。2.参会人员应尊重他人的发言权利，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的看法和建议。3.会议组织者应鼓励参会人员充分发表意见，营造良好的会议氛围。对于重要问题或决策事项，应组织参会人员进行充分讨论，确保决策的科学性和民主性。（四）会议记录1.会议组织者应安排专人负责会议记录。会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决策事项等。2.会议记录可采用手写记录或电子记录的方式进行。手写记录应字迹清晰，易于辨认；电子记录应使用规范的文档格式进行保存，确保记录内容的准确性和完整性。3.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内，将会议记录整理成会议纪要，并报上级领导审核。会议纪要应突出会议重点和决策事项，明确责任人和完成时间，确保会议决策得到有效落实。（五）会议表决1.对于需要决策的事项，会议组织者应根据会议讨论情况，提出表决方式和表决内容。表决方式可采用举手、投票、电子表决等方式进行。2.参会人员应按照表决方式进行表决，表达自己的意见和态度。表决结果应当场公布，并记录在案。3.对于重要决策事项，应确保参会人员充分发表意见，进行充分讨论后再进行表决。表决结果应得到参会人员的多数同意方可通过。五、会议跟踪与落实（一）会议决议跟踪1.会议组织者应建立会议决议跟踪台账，对会议决策事项进行详细记录，包括决策事项、责任部门、责任人、完成时间、完成情况等。2.责任部门和责任人应按照会议决议要求，按时完成工作任务。会议组织者应定期对会议决议的执行情况进行跟踪检查，及时掌握工作进展情况。3.如发现责任部门和责任人未按时完成工作任务或执行情况不符合要求，会议组织者应及时督促其整改，并向上级领导报告。（二）会议纪要分发1.会议组织者应在会议纪要审核通过后，及时将会议纪要分发给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议决策事项、责任部门、责任人、完成时间等内容，确保参会人员和相关部门能够及时了解会议精神和工作要求。2.参会人员和相关部门应认真阅读会议纪要，按照会议纪要要求落实工作任务。如对会议纪要内容有疑问或异议，应及时与会议组织者沟通。（三）会议总结与评估1.会议结束后，会议组织者应及时对会议进行总结和评估。总结内容包括会议组织情况、会议效果、参会人员表现、会议决策执行情况等方面。2.通过会议总结与评估，分析会议存在的问题和不足之处，提出改进措施和建议，不断提高会议管理水平。3.会议组织者应定期对会议管理工作进行总结和评估，形成年度会议管理工作总结报告，报上级领导审阅。六、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。2.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、收发短信或从事其他与会议无关的事情。3.参会人员应认真倾听他人发言，积极参与会议讨论，不得随意打断他人发言或发表与会议主题无关的言论。4.参会人员应尊重会议主持人和其他参会人员，保持良好的会议秩序和氛围。（二）会议组织者纪律1.会议组织者应认真做好会议组织工作，确保会议顺利进行。会议组织者应提前到达会议场地，检查会议准备情况，及时处理会议中出现的问题。2.会议组织者应严格按照会议议程和时间安排进行会议，不得随意延长会议时间或变更会议议程。3.会议组织者应认真做好会议记录和会议纪要工作，确保会议内容准确、完整地记录下来，并及时分发给参会人员和相关部门。4.会议组织者应严格遵守会议保密制度，不得泄露会议讨论的机密信息和决策事项。（三）会议保密要求1.会议组织者和参会人员应严格遵守会议保密制度，不得泄露会议讨论的机密信息和决策事项。2.对于涉及公司商业秘密、技