印章发文管理办法

印章发文管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章发文管理，规范发文流程，确保公司文件的权威性、严肃性和规范性，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门以公司名义对外发出的各类公文、函件、报告、通知等文件的印章使用及发文管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章发文符合规定要求。2.规范严谨原则：明确发文流程，严格审核把关，保证文件内容准确、格式规范、手续完备。3.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全防范措施，防止印章被盗用、冒用，确保公司机密信息安全。二、印章管理（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力和承担责任的主要印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事项，代表法定代表人行使职权。3.部门印章：各部门根据工作需要刻制的印章，仅用于本部门业务范围内的文件往来。（二）印章保管1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人负责保管，设立印章使用登记簿，详细记录印章使用情况。2.部门印章由各部门负责人指定专人保管，并报公司办公室备案。保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章丢失、损坏或被盗用。3.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续，由双方及监交人共同签字确认，并报公司办公室备案。（三）印章使用审批1.以公司名义发出的文件需加盖公司公章或法定代表人章的，必须经过严格的审批流程。发文部门填写《印章使用申请表》，详细注明发文事由、文件名称、文号、主送单位、抄送单位等信息。部门负责人对发文内容进行审核，签署意见后报分管领导审批。分管领导审批通过后，报总经理或董事长批准。2.涉及重要事项、重大决策、合同协议等文件的盖章，需经总经理或董事长组织相关部门进行专题研究讨论后，再按审批流程办理盖章手续。3.部门印章的使用由各部门负责人审批，使用情况应定期报公司办公室备案。（四）印章使用登记1.印章保管人员在使用印章前，必须认真核对《印章使用申请表》上的审批意见是否齐全、准确，对不符合审批要求的文件有权拒绝盖章。2.印章使用时，保管人员应在印章使用登记簿上详细记录印章使用日期、文件名称、文号、盖章份数、批准人等信息，并由使用人签字确认。3.印章使用登记簿应妥善保存，保存期限不少于[X]年，以备查阅和审计。（五）印章停用与销毁1.因公司机构调整、名称变更、印章损坏等原因需要停用印章的，由公司办公室提出申请，经总经理或董事长批准后，发布印章停用通知。2.停用的印章应及时收回，由公司办公室统一保管。对于作废的印章，应按照国家有关规定进行销毁，销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由监销人签字确认。三、发文流程（一）拟稿1.各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规、公司政策及相关行业标准，表述准确、逻辑清晰、语言规范。2.拟稿人应在文件首页注明拟稿部门、拟稿人、日期等信息，并按照公司公文格式要求进行排版。（二）审核1.部门负责人对本部门起草的文件进行全面审核，重点审核文件内容是否符合工作实际、政策法规要求，格式是否规范，文字表述是否准确等。审核通过后，在文件上签署审核意见并签字。2.涉及多个部门的文件，主办部门应组织相关部门进行会签，会签部门应认真审核文件内容，并提出意见和建议。主办部门根据会签意见对文件进行修改完善后，报分管领导审核。3.分管领导对文件进行审核，重点审核文件内容是否符合公司整体工作部署和发展战略，是否需要提交总经理或董事长审批等。审核通过后，签署审核意见并签字。（三）签发1.一般性文件由分管领导签发；涉及重要事项、重大决策、资金使用、人事任免等文件，需经总经理或董事长签发。2.签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、完整性、合规性负责，并在文件签发栏签署明确的意见和姓名、日期。（四）编号1.公司办公室负责对已签发的文件进行编号，编号应遵循唯一性、连续性原则，确保文件编号的准确性和规范性。2.文件编号格式为：[公司简称][年份][序号]，如[公司简称]〔20XX〕XX号。（五）排版与校对1.公司办公室根据文件内容和格式要求进行排版，确保文件格式统一、规范、美观。2.排版完成后，由拟稿人或专人对文件进行校对，重点校对文字表述、数据准确性、格式规范等方面，确保文件内容准确无误。校对无误后，在文件上签字确认。（六）印制1.校对后的文件由公司办公室根据文件份数和紧急程度安排印制。印制过程中应严格按照文件格式要求进行操作，确保文件印制质量。2.对于重要文件或有保密要求的文件，应选择具有保密资质的印刷单位进行印制，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。（七）盖章1.文件印制完成后，由发文部门持《印章使用申请表》到印章保管部门办理盖章手续。印章保管人员按照印章使用审批流程进行审核，审核通过后在文件规定位置加盖相应印章。2.盖章应清晰、端正，确保印章与文件内容相符，严禁在空白纸张或未填写完整的文件上加盖印章。（八）分发与存档1.文件盖章后，由发文部门负责按照文件主送单位、抄送单位等信息进行分发，并做好分发记录。分发记录应包括文件名称、文号、分发日期、主送单位、抄送单位、份数等信息。2.公司办公室负责对发文进行存档，将文件的纸质版和电子版按照档案管理要求进行整理、分类、编号，妥善保存。存档期限应符合国家法律法规和公司档案管理制度的规定。四、发文格式规范（一）页面设置1.一般采用A4纸型，页边距上、下各为2.54cm，左、右各为3.17cm。2.每行字数一般不超过32个字，每页行数一般为22行。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，加粗，居中排列。2.主送单位：一般用三号仿宋体字，顶格书写，回行时仍顶格。3.正文：一般用三号仿宋体字，段落首行缩进2个字符。4.附件：一般用三号仿宋体字，在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，应使用阿拉伯数字标注。5.发文机关署名、成文日期和印章：一般用三号仿宋体字，加盖印章应上距正文（或附件说明）一行之内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（三）排版要求1.行距：一般为固定值28磅。2.页码：一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。（四）其他要求1.引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应写具体的年、月、日。2.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。五、发文监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对印章发文管理工作进行日常监督检查，确保发文流程规范、文件质量符合要求。（二）检查内容1.发文流程执行情况：检查各部门是否按照规定的拟稿、审核、签发、编号、排版、校对、印制、盖章、分发、存档等流程办理发文手续。2.文件质量：检查文件内容是否准确、完整、合规，格式是否规范，文字表述是否清晰等。3.印章使用管理：检查印章保管是否安全，使用审批是否严格，登记记录是否完整等。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，公司办公室应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。2.整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告公司办公室。公司