后勤存量管理办法

后勤存量管理办法一、总则（一）目的为加强公司后勤存量管理，规范后勤物资的采购、存储、使用等环节，提高物资使用效率，降低运营成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及后勤物资存量管理的部门和岗位，包括但不限于行政部门、采购部门、仓库管理部门、各业务部门等。（三）基本原则1.准确性原则：确保后勤存量数据的准确记录，反映物资的实际数量、状态和位置。2.合理性原则：根据公司业务需求和历史数据，合理确定物资的储备量，避免积压或缺货。3.高效性原则：优化物资采购、存储和使用流程，提高工作效率，降低运营成本。4.安全性原则：保障物资存储安全，防止物资损坏、丢失或变质。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定后勤存量管理的总体政策和制度，并监督执行。2.协调各部门之间的物资需求和调配，定期组织物资盘点工作。3.对后勤存量管理工作进行评估和总结，提出改进建议。（二）采购部门1.根据各部门的物资需求计划，制定采购计划并组织实施。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，确保物资采购的质量和供应的及时性。3.负责采购物资的验收工作，确保采购物资符合合同要求。（三）仓库管理部门1.负责物资的入库、存储、保管和发放工作，确保物资的安全和完好。2.建立物资库存台账，定期更新库存信息，做到账实相符。3.对库存物资进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。（四）各业务部门1.根据本部门的工作需求，定期向行政部门提交物资需求计划。2.负责本部门领用物资的使用和管理，合理控制物资消耗。3.协助仓库管理部门进行物资盘点工作，提供相关物资使用情况的信息。三、物资分类与编码（一）物资分类1.办公用品类：包括办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、文具等。2.耗材类：如打印纸、墨盒、硒鼓、笔芯、文件夹等。3.劳保用品类：安全帽、工作服、手套、防护鞋等。4.清洁用品类：扫帚、拖把、清洁剂、消毒剂等。5.设备配件类：各类设备的维修配件、零部件等。6.其他类：不属于以上分类的其他后勤物资。（二）物资编码1.为便于物资管理和信息系统的应用，对每一类物资进行统一编码。2.物资编码采用[具体编码规则]，编码应具有唯一性、系统性和扩展性。3.物资编码由[编码组成部分]构成，各部分含义如下：[编码部分1]：表示物资大类。[编码部分2]：表示物资中类。[编码部分3]：表示物资小类。[编码部分4]：表示具体物资品种。[编码部分5]：表示物资规格型号。[编码部分6]：表示其他补充信息。四、物资采购管理（一）采购计划制定1.各业务部门应根据本部门的工作任务和物资消耗情况，提前[X]天向行政部门提交物资需求计划。2.物资需求计划应详细列出物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息。3.行政部门汇总各部门的物资需求计划后，结合库存情况，制定月度采购计划。4.采购计划应经相关领导审批后实施，确保采购计划的合理性和准确性。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供应能力强的供应商。2.对新供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量管理体系、售后服务等方面的情况。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。4.定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商名单，确保供应商的服务质量和供应能力。（三）采购实施1.采购部门根据采购计划向供应商发送采购订单，明确采购物资的详细要求和交货时间。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。3.对于紧急采购需求，应按照公司的紧急采购流程进行审批和实施，确保紧急工作的顺利开展。（四）采购验收1.物资到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门进行验收。2.仓库管理部门按照采购合同和相关标准对物资进行验收，检查物资的数量、规格型号、质量等是否符合要求。3.对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，及时与供应商联系，要求其更换或退货。五、物资库存管理（一）库存规划1.根据公司业务需求和历史数据，结合物资的采购周期、使用频率等因素，合理确定各类物资的安全库存、最高库存和最低库存。2.安全库存是为应对突发情况而设定的最低库存水平，最高库存是为避免物资积压而设定的上限，最低库存是提醒及时补货的库存下限。3.定期对库存规划进行评估和调整，确保库存规划的合理性和适应性。（二）入库管理1.物资到货后，仓库管理人员应及时核对物资的数量、规格型号、质量等信息，并与送货单、采购订单进行核对。2.对验收合格的物资，按照物资分类和编码规则进行入库登记，填写入库单，注明物资名称、规格型号、数量、供应商等信息。3.将入库物资按照规定的存储位置进行存放，确保物资摆放整齐、标识清晰，便于查找和管理。（三）存储管理1.仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资存储安全。2.对不同类型的物资应进行分类存放，如易燃易爆物资应单独存放，并采取相应的安全措施。3.定期对库存物资进行盘点，检查物资的数量、质量和存储状态，及时发现和处理问题。4.建立库存物资台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存储位置等信息，确保账实相符。（四）出库管理1.各部门领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批后提交仓库管理部门。2.仓库管理人员根据物资领用申请表进行审核，确认库存有货后，办理出库手续，填写出库单，注明物资名称、规格型号、数量、领用部门等信息。3.物资出库时，仓库管理人员应按照先进先出的原则进行发货，确保物资的新鲜度和质量。4.定期对物资领用情况进行统计和分析，掌握各部门的物资消耗情况，为物资采购和管理提供依据。六、物资盘点管理（一）盘点计划制定1.行政部门应定期组织物资盘点工作，原则上每年至少进行[X]次全面盘点。2.根据公司实际情况，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。3.盘点计划应提前通知各相关部门，要求其做好准备工作。（二）盘点实施1.成立盘点小组，由行政部门、仓库管理部门、财务部门等相关人员组成。2.盘点小组按照盘点计划对库存物资进行逐一清点，记录物资的实际数量、规格型号、存储位置等信息。3.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并记录详细情况。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点小组应编制盘点报告，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等。2.对于盘盈的物资，应查明原因，经审批后调整库存台账；对于盘亏的物资，应分析原因，属于责任人原因造成的，由责任人负责赔偿；属于其他原因造成的，应按照公司相关规定进行处理。3.根据盘点结果，总结经验教训，提出改进措施，完善后勤存量管理工作。七、信息化管理（一）建立物资管理信息系统1.公司应建立统一的物资管理信息系统，实现物资采购、库存、盘点等业务的信息化管理。2.物资管理信息系统应具备物资编码管理、采购管理、库存管理、报表生成等功能模块，提高工作效率和管理水平。3.各部门应及时将物资需求计划、采购订单、入库单、出库单等信息录入物资管理信息系统，确保信息的实时更新和共享。（二）数据维护与分析1.定期对物资管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.利用物资管理信息系统提供的数据分析功能，对物资采购、库存、使用等情况进行分析，为决策提供支持。3.根据数据分析结果，及时调整物资采购计划、库存策略等，优化后勤存量管理工作。八、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对后勤存量管理工作进行监督检查，确保各项制度和流程的执行情况。2.监督检查内容包括物资采购、库存管理、盘点工作等方面，检查发现的问题应及时督促整改。3.对违反后勤存量管理规定的行为，应及时进行纠正，并按照公司相关规定进行处理。（二）考核评价1.建立后勤存量管