加强协同管理办法

加强协同管理办法一、总则（一）目的本办法旨在加强公司内部各部门之间的协同合作，提高工作效率，优化资源配置，确保公司整体战略目标的顺利实现，提升公司在市场中的竞争力。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有部门及全体员工。（三）协同管理原则1.目标导向原则：各部门协同工作应以实现公司整体目标为出发点和落脚点，明确各自的职责和任务，确保各项工作紧密围绕公司目标展开。2.沟通顺畅原则：建立高效的沟通机制，确保信息在各部门之间及时、准确、完整地传递，避免因信息不畅导致的工作延误或失误。3.分工协作原则：明确各部门的职责分工，同时强调部门之间的协作配合，形成工作合力，共同完成公司各项任务。4.资源共享原则：充分整合公司内部资源，避免资源闲置和浪费，实现资源的优化配置和共享，提高资源利用效率。5.责任追究原则：对协同工作中出现的问题和失误，明确责任主体，进行责任追究，确保各项工作责任落实到人。二、协同管理组织架构（一）协同管理领导小组公司成立协同管理领导小组，由公司总经理担任组长，各副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。协同管理领导小组负责统筹协调公司协同管理工作，制定协同管理的重大决策和方针政策，解决协同管理过程中出现的重大问题。（二）协同管理办公室协同管理办公室设在公司行政部，负责协同管理工作的日常组织和协调。协同管理办公室的主要职责包括：1.制定和完善协同管理的相关制度和流程，并监督执行。2.收集、整理和分析协同工作中的各类信息，及时向协同管理领导小组汇报。3.协调各部门之间的工作关系，解决工作中出现的矛盾和问题。4.组织开展协同管理工作的培训和宣传，提高员工的协同意识和能力。5.对协同管理工作进行考核和评价，提出改进建议和措施。（三）各部门协同管理职责1.业务部门负责本部门业务范围内的协同工作，制定本部门与其他部门协同工作的计划和方案，并组织实施。及时向其他部门提供业务相关信息，积极配合其他部门开展工作，确保协同工作顺利进行。对协同工作中涉及本部门的问题和需求，及时进行反馈和沟通，提出合理的建议和解决方案。2.支持部门为业务部门提供专业支持和服务，协助业务部门开展协同工作。根据业务部门的需求，及时调整和优化支持服务工作，提高协同工作效率。与业务部门保持密切沟通，了解业务进展情况，主动发现并解决协同工作中可能出现的问题。三、协同工作流程（一）项目启动阶段1.当公司确定开展新项目或重要工作任务时，由发起部门填写《协同工作项目启动申请表》，详细说明项目背景、目标、任务、时间要求、参与部门及人员等信息。2.《协同工作项目启动申请表》提交至协同管理办公室，协同管理办公室进行初步审核后，提交协同管理领导小组审批。3.协同管理领导小组审批通过后，协同管理办公室组织召开项目启动会议，明确各部门的职责和任务，协调项目开展过程中的各项工作。（二）信息共享与沟通阶段1.建立协同工作信息共享平台，各部门应及时将与项目相关的信息上传至平台，包括工作计划、工作进展、问题反馈、解决方案等。2.定期召开协同工作沟通会议，由发起部门或协同管理办公室主持，各部门汇报工作进展情况，沟通工作中存在的问题及解决方案，协调下一步工作安排。3.对于紧急或重要的信息，各部门应通过电话、邮件、即时通讯工具等方式及时沟通，确保信息传递的及时性和准确性。（三）工作执行阶段1.各部门按照协同工作项目启动会议确定的职责和任务，制定详细的工作计划，并组织实施。2.在工作执行过程中，各部门应密切配合，相互支持，及时解决出现的问题。如需调整工作计划或任务安排，应提前向协同管理办公室提交《协同工作调整申请表》，说明调整原因、调整内容及对其他部门的影响，经协同管理办公室审核后，提交协同管理领导小组审批。3.协同管理办公室定期对工作执行情况进行检查和监督，确保各项工作按计划推进。（四）项目验收阶段1.项目完成后，由发起部门组织相关部门进行验收。验收前，发起部门应提交《协同工作项目验收申请表》，并提供项目成果报告、工作总结等相关资料。2.协同管理办公室组织验收会议，各部门对项目成果进行评价和审核，提出验收意见。3.如项目验收合格，协同管理办公室负责整理项目相关资料，进行归档保存；如项目验收不合格，由发起部门组织相关部门进行整改，整改完成后重新提交验收申请。四、协同工作考核与激励（一）考核原则1.公平公正原则：考核过程和结果应客观、公正，确保考核标准统一，考核结果真实反映各部门和员工的协同工作表现。2.全面评价原则：从协同工作的目标完成情况、沟通协作情况、工作质量和效率等多个方面进行全面评价。3.激励导向原则：通过考核激励各部门和员工积极参与协同工作，提高协同工作水平，促进公司整体发展。（二）考核指标1.目标完成情况：考核各部门在协同工作项目中是否按时、按质、按量完成任务，目标达成率作为重要考核指标。2.沟通协作情况：包括信息共享的及时性和准确性、沟通会议的参与度和效果、对其他部门工作的配合度等方面。3.工作质量：考核协同工作成果的质量，如项目交付物的准确性、完整性、合规性等。4.工作效率：评估协同工作过程中的时间利用效率，是否存在工作延误或资源浪费的情况。（三）考核方式1.定期考核：协同管理办公室每季度对各部门的协同工作情况进行一次考核，根据考核指标进行评分。2.项目考核：对于重要的协同工作项目，在项目结束后进行专项考核，考核结果作为该项目团队和相关部门年度考核的重要依据。3.员工自评与互评：员工对自己在协同工作中的表现进行自我评价，同时同事之间进行互评，评价结果作为考核的参考。（四）激励措施1.表彰奖励：对协同工作表现优秀的部门和个人进行表彰，颁发荣誉证书和奖金，在公司内部进行宣传推广。2.绩效加分：将协同工作考核结果与员工绩效挂钩，表现优秀的员工在绩效评定时给予加分奖励，作为晋升、调薪的重要依据。3.培训与发展机会：优先为协同工作表现突出的员工提供培训和发展机会，如参加外部培训课程、内部晋升、轮岗锻炼等，帮助员工提升个人能力和职业发展空间。五、协同工作中的沟通与协调机制（一）内部沟通渠道1.协同工作信息共享平台：作为公司内部协同工作的主要信息沟通平台，各部门应及时在平台上发布和更新工作信息，确保信息的及时性和准确性。2.定期沟通会议：包括协同工作项目启动会议、周会、月会、季度总结会等，通过会议形式加强各部门之间的沟通与协调，及时解决工作中出现的问题。3.即时通讯工具：如公司内部使用的企业微信、钉钉等，方便员工之间进行即时沟通和交流，提高工作效率。4.电话沟通：对于紧急或重要的事项，可通过电话方式进行直接沟通。（二）跨部门协调机制1.建立跨部门协调小组：针对协同工作中出现的复杂问题或需要多个部门共同解决的事项，由协同管理办公室牵头，成立跨部门协调小组，成员包括相关部门的负责人和业务骨干。跨部门协调小组负责制定解决方案，协调各方资源，推动问题的解决。2.定期召开跨部门协调会议：根据工作需要，不定期召开跨部门协调会议，由协同管理办公室主持，各部门汇报工作进展情况，共同商讨解决工作中存在的问题。3.明确协调流程和责任：对于跨部门协调事项，明确协调流程和各部门的责任，确保协调工作有序进行。如遇协调困难或争议较大的问题，及时提交协同管理领导小组进行决策。六、协同工作中的资源管理（一）人力资源管理1.合理调配人力资源：根据协同工作项目的需求，协同管理办公室会同人力资源部门，合理调配公司内部人力资源，确保各部门有足够的人员参与协同工作，并具备相应的专业技能和经验。2.建立员工培训机制：针对协同工作中涉及的新知识、新技能，组织开展相关培训，提高员工的业务能力和协同工作水平。3.鼓励员工跨部门交流与合作：通过组织团队建设活动、轮岗交流等方式，促进员工之间的相互了解和合作，增强团队凝聚力和协同工作能力。（二）物力资源管理1.整合公司物力资源：协同管理办公室会同行政部门，对公司内部的物力资源进行全面梳理和整合，建立物力资源共享清单，明确资源的使用范围、使用方式和管理责任。2.合理分配物力资源：根据协同工作项目的实际需求，按照资源共享清单，合理分配物力资源，提高资源利用效率。3.加强物力资源的维护和管理：各部门负责本部门所使用物力资源的日常维护和管理，确保资源的正常使用。协同管理办公室定期对物力资源的使用情况进行检查和评估，及时发现和解决资源管理中存在的问题。（三）财力资源管理1.协同制定预算计划：在协同工作项目启动阶段，各部门应根据项目任务和资源需求，会同财务部门共同制定项目预算计划，明确项目所需的各项费用支出。2.严格控制费用支出：各部门应严格按照预算计划控制费用支出，确保费用使用合理、合规。财务部门定期对项目费用支出情况进行审核和监督，对超预算支出的情况及时进行预警和纠正。3.加强成本核算与分析：项目结束后，财务部门会同相关部门对项目成本进行核算和分析，总结成本控制经验教训，为今后的协同工作项目提供参考。七、协同工作中的风险管理（一）风险识别与评估1.协同管理办公室组织各部门对协同工作过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括但不限于目标风险、沟通风险、协作风险、资源风险、质量风险、进度风险等。2.针对识别出的风险，制定风险评估标准，采用定性与定量相结合的方法进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.对于低风险事件，各部门可采取日常监控和预防措施，加强沟通与协作，及时发现和解决潜在问题，避免风险扩大。2.对于中等风险事件，协同管理办公室组织相关部门制定应对方案，明确责任人和应对措施，密切关注风险变化情况，适时调整应对策略。3.对于高风险事件，协同管理领导小组应亲自研究决策，制定专项应对预案，调配公司内部资源，采取紧急措施加以应对，确保协同工作不受重大影响。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，协同管理办公室定期对协同工作中的风险进行监控和检查，及时掌握风险变化情况。2.设定风险预警指标和阈值