印章业务管理办法

印章业务管理办法总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的印章管理。印章定义本办法所称印章，是指公司在对外活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的刻章单位刻制印章。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章领取并登记备案。印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、规格、用途、启用日期等信息。2.启用印章时，行政部门应组织相关人员进行印章交接，填写《印章交接登记表》，交接双方签字确认。3.印章启用后，行政部门应将印章的印模留存一份，交公司档案室存档。印章的保管保管原则1.印章应实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交他人保管或使用。3.印章保管人员应妥善保管印章，防止印章被盗、丢失、损坏等情况发生。保管职责1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章由公司行政部门指定专人保管。2.业务专用章由各业务部门指定专人保管。3.印章保管人员应建立印章保管台账，详细记录印章的领取、使用、归还等情况。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司行政部门，并采取相应的措施。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员不得将印章带出公司使用，如因工作需要确需带出公司的，应经公司领导批准，并办理相关手续。3.印章保管人员不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。印章的使用使用原则1.印章使用应严格按照规定的流程进行，确保印章使用的合法性、真实性和有效性。2.印章使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用部门和使用人员应对印章使用的后果承担相应的责任。3.印章使用应严格遵守保密制度，不得泄露印章使用的相关信息。使用流程1.用印申请使用部门或使用人员需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.审核审批行政部门对用印申请进行审核，审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据用印事项的性质和重要程度进行审批，审批通过后方可用印。3.印章使用印章保管人员根据审批通过的《印章使用申请表》，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印部门、用印人员等信息。4.用印监督印章使用过程中，行政部门应安排专人进行监督，确保印章使用符合规定的流程和要求。5.用印文件存档用印完成后，用印部门或使用人员应将用印文件原件或复印件交公司档案室存档。使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等。2.合同专用章：用于公司签订的各类合同、协议等。3.财务专用章：用于公司的财务结算、票据开具、资金收付等。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关事项。5.业务专用章：用于公司各业务部门开展业务活动时使用的相关文件、资料等。禁止使用情况1.未经公司领导批准，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.不得将印章借给其他单位或个人使用。3.不得在与公司业务无关的文件、资料上加盖印章。印章的变更与废止印章变更1.因公司名称变更、经营范围调整、印章损坏等原因需要变更印章的，由使用部门填写《印章变更申请表》，详细说明印章变更的原因、变更后的印章名称、规格、用途等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的刻章单位刻制新印章，并按照本办法的规定进行启用和保管。3.新印章启用后，原印章应及时废止，并交公司行政部门统一销毁。印章废止1.因公司撤销、合并、分立等原因需要废止印章的，由公司行政部门负责统一收缴印章，并填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因、印章名称、规格、用途等信息，报公司领导审批。2.审批通过后，行政部门应将废止的印章进行封存，并按照规定的程序进行销毁。3.印章废止后，行政部门应及时在公司内部发布废止通知，明确印章废止的日期和相关事项。印章的监督与检查监督机制1.公司行政部门负责对印章的保管、使用等情况进行监督检查，确保印章管理工作规范、有序。2.公司审计部门负责对印章管理情况进行定期审计，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。3.公司纪检监察部门负责对印章管理过程中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，是否配备必要的防盗、防火、防潮等设施，印章保管人员是否具备高度的责任心和保密意识。2.印章使用情况：检查印章使用是否严格按照规定的流程进行，是否存在未经审批擅自使用印章的情况，是否存在在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章的情况。3.印章登记情况：检查印章保管人员是否建立印章保管台账，是否详细记录印章的领取、使用、归还等情况。4.印章废止情况：检查印章废止是否按照规定的程序进行，废止的印章是否及时封存并销毁。问题处理1.对于印章管理过程中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。2.对于违规违纪行为，公司纪检监察部门应按照有关规定进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。3.对于因印章管理不善给公司造成损失的