乡镇合同管理办法

乡镇合同管理办法一、总则（一）目的为加强乡镇合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护乡镇合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于乡镇机关、各部门及所属事业单位在行政管理、公共服务、经济活动等过程中签订的各类合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、建设工程合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规，符合行业标准和政策要求。2.公平公正原则合同双方的权利和义务应当对等，不得损害任何一方的合法权益。3.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则加强合同风险评估和防控，确保合同的履行能够实现预期目标，避免或减少风险损失。（四）职责分工1.乡镇合同管理部门负责本办法的组织实施和监督检查，对合同签订、履行等过程进行指导和管理。2.合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况。3.财务部门负责合同款项的收付管理，对合同执行情况进行财务监督。4.审计部门负责对重大合同进行审计监督，对合同的合法性、合规性、效益性进行审查。二、合同的签订（一）合同立项1.合同承办部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要内容。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同立项申请需经乡镇主要领导审批。（二）合同起草1.合同承办部门负责合同的起草工作。合同文本应当符合法律法规和行业标准的要求，内容完整、条款清晰、表述准确。2.合同文本可以由合同承办部门自行起草，也可以委托律师事务所、会计师事务所等专业机构起草。委托专业机构起草合同的，应当签订委托合同，明确双方的权利和义务。（三）合同审核1.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应当对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本送财务部门、审计部门等相关部门会签。财务部门主要审核合同的价款、支付方式、结算办法等财务条款；审计部门主要审核合同的合法性、合规性、效益性等。3.相关部门会签后，合同承办部门根据审核意见和会签意见对合同文本进行修改完善，报分管领导审批。重大合同需经乡镇主要领导审批。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办部门与合同对方当事人签订书面合同。合同应当由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章。2.签订合同前，合同承办部门应当对合同对方当事人的主体资格、资质信誉、履约能力等进行审查，确保合同对方当事人具备签订合同的条件和能力。3.合同签订过程中，应当严格按照合同审批意见和双方协商一致的内容填写合同文本，不得擅自变更或补充合同条款。三、合同的履行（一）合同交底1.合同签订后，合同承办部门应当及时组织合同交底会议，向本部门相关人员及涉及合同履行的其他部门人员传达合同内容和要求，明确各部门的职责和义务。2.合同交底会议应当形成会议纪要，作为合同履行过程中的重要依据。（二）履行跟踪1.合同承办部门负责合同履行的跟踪管理，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。2.合同履行过程中，如发生合同变更、解除、终止等情况，合同承办部门应当及时向合同管理部门报告，并按照规定办理相关手续。（三）款项支付1.财务部门应当按照合同约定的支付方式和时间，及时办理款项支付手续。支付款项前，应当对合同履行情况进行审核，确保款项支付符合合同约定和相关规定。2.合同承办部门应当提供合同履行情况的证明材料，如验收报告、发票等，作为财务部门支付款项的依据。（四）争议解决1.合同履行过程中，如发生争议，合同双方应当首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁、提起诉讼等。2.合同承办部门应当及时收集、整理与争议相关的证据材料，积极配合有关部门进行争议解决工作。四、合同的变更与解除（一）变更条件1.合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因，需要变更合同内容的，合同双方可以协商一致进行变更。2.合同变更应当符合法律法规和行业标准的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和第三方合法权益。（二）变更程序1.合同承办部门提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、条款等。2.合同变更申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同变更申请需经乡镇主要领导审批。3.合同变更申请经审批通过后，合同承办部门与合同对方当事人签订书面的合同变更协议。合同变更协议应当明确变更的内容、条款、生效时间等，并由双方法定代表人或授权代表签字，加盖单位公章或合同专用章。（三）解除条件1.合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因，导致合同无法继续履行或没有必要继续履行的，合同双方可以协商一致解除合同。2.合同一方当事人严重违反合同约定，给对方造成重大损失的，另一方当事人可以依法解除合同。3.合同解除应当符合法律法规和行业标准的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和第三方合法权益。（四）解除程序1.合同承办部门提出合同解除申请，填写《合同解除申请表》，详细说明合同解除的原因、依据、条款等。2.合同解除申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同解除申请需经乡镇主要领导审批。3.合同解除申请经审批通过后，合同承办部门与合同对方当事人签订书面的合同解除协议。合同解除协议应当明确解除的原因、依据、生效时间等，并由双方法定代表人或授权代表签字，加盖单位公章或合同专用章。五、合同的终止（一）终止条件1.合同履行完毕，双方的权利和义务已经全部实现，合同自然终止。2.合同因解除、抵销、提存、免除等原因而终止。3.合同终止应当符合法律法规和行业标准的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和第三方合法权益。（二）终止程序1.合同承办部门在合同履行完毕或终止后，应当及时填写《合同终止申请表》，报合同管理部门备案。2.合同管理部门对合同终止情况进行审核，确保合同终止符合法律法规和行业标准的要求。3.合同终止后，合同承办部门应当对合同履行情况进行总结和评估，形成总结报告，报合同管理部门存档。六、合同的档案管理（一）归档范围1.合同立项申请表、合同文本、合同变更协议、合同解除协议、合同终止申请表等合同相关文件。2.合同履行过程中的往来信函、会议纪要、验收报告、发票等资料。3.合同纠纷处理过程中的相关证据材料、法律文书等。（二）归档要求1.合同承办部门应当在合同签订、履行、变更、解除、终止等事项完成后，及时将相关文件资料整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案资料应当按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，编制目录，便于查阅和管理。3.合同档案应当妥善保管，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。（三）保管期限合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。（四）查阅利用1.因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核后，报合同管理部门审批。2.查阅合同档案应当在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。3.涉及国家机密、商业秘密等重要合同档案的查阅，应当按照国家有关保密规定办理审批手续。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.合同管理部门应当定期对乡镇合同签订、履行、变更、解除、终止等情况进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.审计部门应当对重大合同进行审计监督，对合同的合法性、合规性、效益性进行审查。3.财务部门应当对合同款项的收付情况进行监督检查，确保款项支付符合合同约定和相关规定。（二）责任追究1.合同承办部门及其工作人员在合同签订、履行过程中，违反