会计存档管理办法

会计存档管理办法一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理。（三）定义本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。（二）会计账簿1.总账，根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。2.明细账，根据明细分类科目设置，用来登记某一类经济业务，进行明细分类核算，提供明细核算资料的分类账簿。3.日记账，按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表及相关附表。2.财务情况说明书，对公司一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法。2.银行对账单，是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录。3.纳税申报表，是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员时的详细情况。5.会计档案保管清册，记载会计档案的种类、数量、保管期限等信息的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁过程中相关信息的清册。7.会计电算化数据，包括会计软件的全套文档资料以及会计数据备份等。三、会计档案的归档（一）归档范围每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（二）归档时间会计年度终了后，在次年上半年内，由财务部门将上年度形成的会计档案移交本单位档案管理机构统一保管；未设立档案管理机构的，应当在会计年度终了后，由财务部门指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。（三）归档要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附的原始凭证一起装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，按时整理立卷。活页账簿应撤出空白页，并填写齐全账号、目录，装订成册。在账簿启用表上注明单位名称、账簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。3.财务会计报告应按月份、季度、年度分别整理，加具封面，装订成册。封面上应注明单位名称、年度、月份、季度、报表名称、份数、编制日期，并加盖单位公章。财务情况说明书应与相关报表一并归档。4.其他会计资料应分类整理，按顺序编号，装订成册，并在封面注明资料名称、年度、月份、份数、编制日期等信息。5.电子会计档案应与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。1.永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。2.保管期限为30年的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册。3.保管期限为10年的会计档案包括：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。（二）保管地点会计档案应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全措施，确保会计档案的安全保管。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的完整无缺。2.对磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。3.严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅1.本单位内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，经财务部门负责人批准后，在档案管理人员陪同下查阅。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并详细登记查阅会计档案的名称、日期、查阅人姓名、单位、查阅理由等。3.查阅会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（二）借阅1.本单位内部人员因工作需要借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，经财务部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应办理续借手续。3.借阅人员不得擅自将会计档案携带外出或转借他人，严禁在会计档案上进行任何形式的记录、标记或损坏。4.归还会计档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后办理归还手续。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理机构会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。2.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。3.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（三）不得销毁的会计档案1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的管理要求1.公司应采用符合国家统一标准的会计核算系统进行会计核算，并按照国家有关规定和公司实际情况，确定电子会计档案的存储格式、存储位置、备份方式等。2.电子会计档案应具备防篡改、防丢失、防泄密等安全防护措施，确保电子会计档案的真实性、完整性和可用性。3.公司应建立电子会计档案的索引和检索系统，方便快速查找和利用电子会计档案。（二）电子会计档案的移交与接收1.财务部门应按照档案管理要求，定期将电子会计档案移交至档案管理机构。移交时，应确保电子会计档案的格式符合要求，元数据完整准确。2.档案管理机构接收电子会计档案时，应进行严格的检查和核对，确保接收的电子会计档案与移交清单一致，存储介质无损坏，数据可正常读取。（三）电子会计档案的利用与维护1.公司应根据实际工作需要，制定电子会计档案的利用制度，明确利用权限、利用方式等。档案管理人员应按照制度规定，为利用人员提供必要的技术支持和服务。2.定期对电子会计档案进行维护，包括检查存储介质的状态、数据的完整性等，及时发现并解决可能出现的问题，确保电子会计档案的长期安全存储和有效利用。八、监督与检查（一）监督检查部门公司内部审计部门负责对会计档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案的归档是否及时、完整，归档质量是否符合要求。2.会计档案的保管是否安全、有序，保管期限是否符合规定。3.会计档案的查阅与借阅是否履行审批手续，是否符合规定的程序和要求。4.会计档案的销毁是否按照规定的程序进行，有无违规销毁现象。5.会计档案的信息化管理是否符合相关规定，电子会计档案的安全性、完整性和可用性是