印章管理办法生效

印章管理办法生效一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构以及全资、控股子公司的印章管理。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司在对外交往与对内管理中，依法刻制、使用的各类公章、专用章、业务章、合同章、财务章以及法定代表人章等具有法律效力的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责。行政部门应根据工作需要，提出印章刻制申请，经公司法定代表人或授权负责人批准后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.申请刻制印章时，需提交以下材料：刻章申请报告，说明刻章的名称、原因、用途等；公司营业执照副本复印件；法定代表人身份证明书及身份证复印件；授权委托书（如需委托他人办理）及受托人身份证复印件。3.刻章单位应严格按照公安机关的规定和公司的要求刻制印章，确保印章的规格、样式、材质等符合标准。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司法定代表人或授权负责人批准后，方可启用。2.行政部门应将印章启用的相关信息及时通知公司各部门，并在公司内部进行公示。3.印章启用后，原印章如有变更或废止，行政部门应及时办理相关手续，并将变更或废止情况通知公司各部门。三、印章的保管（一）保管原则1.印章保管应遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保印章安全、妥善保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管方式1.公司各类印章应分别设立专门的印章保管柜或保险柜进行保管，并配备必要的安全设施，如密码锁、监控设备等。2.行政部门负责保管公司公章、法定代表人章等重要印章；财务部门负责保管财务专用章、发票专用章等财务印章；其他部门负责保管本部门的专用章、业务章等印章。3.印章保管人员应定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完好，如有损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.严格按照印章使用流程和审批权限使用印章，对每一次印章使用进行详细登记，包括使用时间、使用部门、使用事由、批准人等信息。3.定期向行政部门报告印章保管情况，如发现异常情况应及时报告并协助处理。4.印章保管人员因工作变动或其他原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，由行政部门派人监交，并填写《印章交接登记表》，明确交接双方的责任。四、印章的使用（一）使用原则1.印章使用应遵循“严格审批、规范使用、登记备案”的原则，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。2.印章使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的相关文件、合同等的签署。2.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务；发票专用章主要用于公司发票的开具。3.各部门专用章、业务章主要用于本部门职责范围内的业务文件、报表、证明等的签署。（三）使用流程1.印章使用申请人应填写《印章使用申请表》，详细注明使用印章的名称、日期、内容、用途、使用部门等信息，并签字确认。2.《印章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核申请内容，确保印章使用的合法性、真实性和必要性。3.审批通过后，印章保管人员应按照申请表上的内容进行印章使用，并在《印章使用登记表》上进行详细登记。4.印章使用完毕后，印章保管人员应及时将印章收回，并妥善保管。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批时，印章使用申请人应电话请示公司法定代表人或授权负责人同意后，先使用印章，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件的签署，公司应组织相关部门进行会审，并由公司法定代表人或授权负责人亲自签署。五、印章的停用与销毁（一）停用条件1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，印章不再使用的，应及时办理停用手续。2.印章出现损坏、遗失等情况，无法继续使用的，应及时停用。（二）停用程序1.印章保管人员应填写《印章停用申请表》，详细注明印章名称、停用原因、停用日期等信息，经公司法定代表人或授权负责人批准后，方可停用。2.行政部门应将印章停用的相关信息及时通知公司各部门，并在公司内部进行公示。（三）销毁程序1.对于停用的印章，行政部门应按照公司规定的程序进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，经公司法定代表人或授权负责人批准后，方可销毁。2.印章销毁应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.销毁后的印章相关资料，如《印章停用申请表》、《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等，应妥善保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督机制1.公司建立健全印章管理监督机制，行政部门负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理规定的严格执行。2.公司审计部门负责对印章使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）检查内容1.印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人员是否符合要求等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。3.印章停用与销毁情况，包括停用与销毁程序是否合规、相关资料是否妥善保管等。（三）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应