中办印章管理办法

中办印章管理办法总则目的与依据为加强公司印章管理，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、各全资及控股子公司（以下统称“各单位”）印章的管理。印章定义本办法所称印章，是指公司在对外交往与对内管理活动中，依法刻制、使用的各类公章、专用章、业务章、电子印章等。管理原则印章管理遵循“依法依规、分级负责、严格审批、规范使用、确保安全”的原则。印章的刻制与启用刻制申请各单位因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等内容，并经本单位负责人审核签字后，报公司办公室审批。审批流程公司办公室收到《印章刻制申请表》后，应进行严格审核，重点审查印章刻制的必要性、合规性以及与公司现有印章的兼容性等。审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批同意后，由公司办公室统一安排刻制。刻制要求印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，并严格按照国家相关规定和公司要求进行刻制。印章的材质、规格、字体、图案等应符合规定标准，确保印章清晰、规范、易于识别。启用备案印章刻制完成后，由公司办公室负责组织启用仪式，并填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、启用范围、保管人等信息。印章启用登记表应一式三份，分别由公司办公室、印章保管单位和使用单位留存。同时，公司办公室应将印章启用情况及时通知相关部门和单位。印章的保管保管职责各单位应明确印章保管责任人，负责印章的日常保管工作。印章保管责任人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。保管方式印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。电子印章应存储在公司指定的安全服务器上，并采取加密存储、访问控制等安全措施。保管要求印章保管责任人不得擅自将印章转借他人使用，不得在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。如因工作需要必须携带印章外出的，应填写《印章外出使用申请表》，经本单位负责人批准后，由两人以上共同携带，并采取必要的安全措施。印章使用完毕后，应及时归还保管单位。印章的使用使用范围印章的使用应严格限定在规定的业务范围内，不得超出范围使用。具体使用范围由公司根据实际情况确定，并在印章使用申请表中明确注明。使用审批各单位使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印内容、用印份数、用印日期等信息，并经本单位负责人审核签字后，报公司相关部门或领导审批。审批流程应根据用印事项的重要程度和风险等级进行设定，确保用印决策的科学性和准确性。使用流程印章保管责任人收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与用印文件内容是否一致，确认无误后，方可在用印文件上加盖印章。加盖印章时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。用印完成后，印章保管责任人应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。特殊情况处理如遇紧急情况或特殊业务需要，无法事先履行审批手续的，印章使用单位应电话请示公司相关领导同意后，先行用印，但事后应及时补办审批手续。印章的停用与销毁停用条件印章因机构撤销、名称变更、业务调整等原因不再使用的，应及时办理停用手续。停用审批印章停用申请由各单位提出，经公司办公室审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，公司办公室负责通知相关部门和单位停止使用该印章。销毁流程印章停用后，由公司办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、规格、启用日期、停用日期、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。审批通过后，由公司办公室指定专人负责将印章送公安机关指定的印章销毁单位进行销毁，并留存销毁证明。监督检查与责任追究监督检查公司办公室应定期对各单位印章管理情况进行监督检查，重点检查印章的刻制、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定要求。对发现的问题，应及时责令整改，并跟踪整改情况。责任追究对违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章，或因印章管理不善给公司造成损失的单位和个人，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分；