台账资料管理办法

台账资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司台账资料管理，确保各类台账资料的真实、完整、准确和有效，提高公司管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各项目在经营管理活动中形成的各类台账资料的管理。（三）管理原则1.依法合规原则：台账资料管理应严格遵守国家法律法规及行业标准要求，确保管理活动合法合规。2.真实准确原则：台账资料应如实记录公司各项业务活动，数据准确可靠，不得弄虚作假。3.完整规范原则：涵盖公司业务活动全过程，资料收集、整理、归档应符合规范要求，确保资料的完整性和系统性。4.及时有效原则：及时收集、整理和更新台账资料，保证资料的时效性，为公司决策和管理提供有效支持。二、台账资料分类及内容（一）行政办公类1.文件管理台账收文登记：记录收文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数等信息。发文登记：记录发文日期、文号、标题、主送单位、抄送单位、份数等信息。文件传阅记录：详细记载文件传阅的时间、传阅人、批示意见等内容。2.会议管理台账会议通知：记录会议名称、时间、地点、参会人员、会议议题等信息。会议纪要：详细记录会议内容、决议事项、责任部门及责任人、完成时间等。3.办公用品管理台账办公用品采购台账：记录采购日期、名称、规格、数量、供应商、采购金额等。办公用品领用台账：记录领用日期、部门、人员、名称、规格、数量等。（二）人力资源类1.员工档案管理台账员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、学历、专业、入职时间、岗位等。劳动合同台账：记录劳动合同签订日期、期限、岗位、薪资待遇等信息。培训记录台账：记载员工参加培训的时间、培训名称、培训内容、培训考核结果等。2.考勤管理台账考勤记录：详细记录员工每日出勤、请假、迟到、早退、旷工等情况。加班管理台账：记录员工加班日期、时长、加班原因、审批情况等。（三）财务类1.会计凭证台账记账凭证编号：按顺序记录每笔记账凭证的编号。日期：记账凭证的填制日期。摘要：简要说明经济业务内容。会计科目：记录涉及的会计科目。金额：借贷方发生金额。附件张数：记账凭证所附原始凭证的张数。2.账簿管理台账总账台账：记录总账科目名称、期初余额、本期发生额、期末余额等信息。明细账台账：按明细科目详细记录各项经济业务的发生情况。日记账台账：如现金日记账、银行存款日记账，记录每日收支情况。3.财务报表台账资产负债表台账：记录各期资产负债表的编制日期、资产、负债、所有者权益项目金额等。利润表台账：记录各期利润表的编制日期、收入、成本、费用、利润等项目金额。现金流量表台账：记录各期现金流量表的编制日期、现金流入、流出及净额等情况。（四）业务经营类1.销售业务台账客户信息台账：记录客户名称、联系人、联系方式、地址、经营范围等。销售合同台账：详细记录销售合同编号、签订日期、客户名称、产品名称、规格、数量、单价、金额、交货日期、付款方式等信息。销售订单台账：记录销售订单下达日期、订单编号、客户名称、产品名称、规格、数量、交货日期等。销售发货台账：记录发货日期、发货单号、客户名称、产品名称、规格、数量等。销售回款台账：记录回款日期、回款金额、客户名称、销售合同编号等。2.采购业务台账供应商信息台账：记录供应商名称、联系人、联系方式、地址、经营范围、信用等级等。采购合同台账：详细记录采购合同编号、签订日期、供应商名称、产品名称、规格、数量、单价、金额、交货日期、付款方式等信息。采购订单台账：记录采购订单下达日期、订单编号、供应商名称、产品名称、规格、数量、交货日期等。采购收货台账：记录收货日期、收货单号、供应商名称、产品名称、规格、数量等。采购付款台账：记录付款日期、付款金额、供应商名称、采购合同编号等。3.项目管理台账项目基本信息台账：记录项目名称、项目编号、项目起止时间、项目负责人、项目预算等。项目进度台账：按阶段详细记录项目进展情况，包括已完成工作内容、未完成工作内容、存在问题及解决措施等。项目成本台账：记录项目各项成本支出，如人工成本、材料成本、设备成本、其他费用等。项目质量台账：记录项目质量检查情况，包括检查日期、检查内容、发现问题、整改情况等。三、台账资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责台账资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.业务活动发生后，相关责任人应在规定时间内将原始资料提交给台账资料收集人员。3.对于外部获取的资料，如文件、合同等，应确保其真实性和完整性，并及时进行登记和归档。（二）整理要求1.台账资料收集人员应按照分类标准对收集到的资料进行整理，确保资料分类清晰、条理分明。2.对原始资料进行审核，剔除重复、无效的资料，保证资料的精炼性。3.对于需要进一步加工处理的资料，如数据统计、摘要编写等，应按照规范要求进行操作，确保资料的规范性。四、台账资料的登记与归档（一）登记要求1.建立专门的台账资料登记簿，对各类台账资料进行详细登记。2.登记内容应包括资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.确保登记信息的准确无误，便于查询和管理。（二）归档要求1.根据资料的性质和保管期限，将整理好的台账资料进行归档。2.归档资料应装订整齐、编目清晰，便于查阅和保管。3.建立电子档案库，对重要的台账资料进行电子扫描归档，实现纸质档案与电子档案的同步管理。五、台账资料的保管与借阅（一）保管要求1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。2.按照档案保管期限，对台账资料进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清理，确保档案的安全和完整。（二）借阅要求1.因工作需要借阅台账资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、借阅原因、借阅期限等信息。2.借阅申请表经部门负责人审批后，方可到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门应对借阅情况进行登记，跟踪借阅资料的归还情况。4.借阅人员应妥善保管借阅资料，不得转借、涂改、损坏，按时归还。如需延期借阅，应提前办理续借手续。六、台账资料的销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且确无保存价值的台账资料。2.因机构撤销、业务终止等原因不再需要的台账资料。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出销毁申请，填写销毁清单，注明资料名称、编号、日期、数量等信息。2.销毁申请经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。4.监销人员应对销毁过程进行监督，确保销毁彻底，防止资料流失。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门台账资料管理情况进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、登记、归档、保管、借阅、销毁等环节。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.将台账资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门台账资料管理工