会计保存管理办法

会计保存管理办法总则目的为了加强公司会计档案的科学管理，统一会计档案管理制度，更好地为公司经营管理服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。定义本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照国家有关规定和本办法的要求，对会计档案进行分类、编号、编目等工作，确保会计档案的完整性和准确性。建立会计档案借阅登记制度，严格执行借阅审批流程，负责会计档案的借阅管理工作。定期对会计档案进行清查，确保会计档案的安全与完整，并对清查情况进行记录。会同档案管理部门共同做好会计档案的销毁工作，按照规定编制会计档案销毁清册，报经批准后进行销毁。2.档案管理部门职责负责制定和完善会计档案管理制度，并监督检查制度的执行情况。指导财务部门做好会计档案的整理、装订等基础工作，对会计档案的整理质量进行检查和验收。负责会计档案的接收、保管、查阅等日常管理工作，按照规定为查阅会计档案的人员提供必要的服务。负责会计档案库房的安全管理，确保会计档案存放环境符合要求，防止会计档案的损坏、丢失和泄密。参与会计档案的销毁工作，对销毁过程进行监督，确保销毁工作符合规定要求。3.其他部门职责各部门应协助财务部门和档案管理部门做好会计档案的管理工作，在业务活动中形成的会计资料应及时移交财务部门，确保会计档案的及时收集和完整归档。会计档案的内容与分类会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、工资表、成本计算单、出入库单等各类证明经济业务发生的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。会计账簿1.总账：按照会计科目设置的，总括反映公司经济业务的账簿。2.明细账：按照明细科目设置的，详细记录某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账、存货明细账等。3.日记账：按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助账簿：根据公司管理需要设置的，用于补充记录某些特定经济业务的账簿，如固定资产卡片、低值易耗品备查簿等。财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告的基础上，增加一些分析性内容，更全面地反映公司季度财务情况。3.半年度财务会计报告：对上半年公司财务状况、经营成果等进行综合反映的报告。4.年度财务会计报告：全面总结公司年度财务状况、经营成果和现金流量等情况的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。其他会计资料1.银行存款余额调节表：定期核对银行存款日记账与银行对账单，编制的调节两者余额差异的表格。2.银行对账单：银行出具的反映公司银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表：公司按照税法规定向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册：记录会计档案从财务部门移交至档案管理部门或其他相关部门的详细清单。5.会计档案保管清册：记录会计档案的保管情况，包括档案名称、数量、保管期限等信息的清册。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况，包括销毁档案的名称、数量、销毁原因、销毁时间等信息的清册。7.其他具有保存价值的会计资料：如财务分析报告、审计报告、验资报告、评估报告等与公司财务会计相关的资料。会计档案的整理与装订会计凭证的整理与装订1.整理要求对原始凭证进行分类整理，按照经济业务的性质和时间顺序排列，确保同类原始凭证集中在一起。检查原始凭证的完整性和真实性，对不符合要求的原始凭证应及时补充或更正。将原始凭证粘贴在记账凭证后面，粘贴应整齐、牢固，便于翻阅和查阅。对记账凭证进行编号，编号应连续、准确，不得重号、漏号。2.装订要求采用三针引线法装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。装订凭证厚度一般以1.52厘米为宜，过厚或过薄都不利于保管和查阅。在凭证封面上填写凭证种类、起止号码、凭证张数、会计年度、月份、日期等信息，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。会计账簿的整理与装订1.整理要求拆除账页上的金属物，如回形针、大头针等，以防止生锈损坏账页。对账页进行编号，编号应连续，不得缺号、跳号。检查账页记录是否完整、准确，如有涂改、挖补等情况，应按照规定进行更正，并加盖更正人员的印章。2.装订要求采用活页式账簿的，应在年度终了后，将账页顺序编号并装订成册。装订时应加装封面和封底，封面应注明账簿名称、单位名称、会计年度、月份等信息，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。在账簿的扉页上应附“账簿启用表”和“经管人员一览表”，详细记录账簿的启用日期、交接日期、经管人员姓名等信息。财务会计报告的整理与装订1.整理要求对财务会计报告的各项内容进行核对，确保数据准确、内容完整。按照报告的种类和时间顺序进行排列，将不同年度、季度、月度的报告分别整理。在报告的封面加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签字或盖章。2.装订要求采用骑马订或线装方式装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页等现象。在报告的封底应附“财务会计报告目录”，注明报告的各项内容及页码，便于查阅。其他会计资料的整理与装订1.银行存款余额调节表和银行对账单按月份或季度将银行存款余额调节表和银行对账单分别整理，顺序排列。在每张调节表和对账单上加盖单位财务专用章，并由编制人员和会计主管人员签字或盖章。可以采用活页夹或装订成册的方式进行保管，便于查阅和核对。2.纳税申报表按照税种和申报时间顺序整理纳税申报表，确保申报资料的完整性。在每张申报表上加盖单位公章，并由申报人员和会计主管人员签字或盖章。可以装订成册或采用电子存储的方式进行保管，以备税务机关检查。3.会计档案移交清册、保管清册和销毁清册按照规定的格式和内容填写各类清册，确保信息准确、完整。清册应由编制人员和会计主管人员签字或盖章，并加盖单位公章。会计档案移交清册应一式两份，交接双方各执一份；保管清册和销毁清册应长期保存。4.其他具有保存价值的会计资料根据资料的性质和特点进行分类整理，如财务分析报告可按年度或专题进行分类。对每份资料进行编号，并在资料上加盖单位公章和相关人员的签字或盖章。可以采用装订成册、电子存储或其他合适的方式进行保管，便于查阅和利用。会计档案的保管保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。保管要求1.存放地点公司应设立专门的会计档案库房，用于存放会计档案。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全存放。会计档案库房应保持清洁、干燥，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.存放方式会计档案应按照分类编号的顺序进行存放，便于查找和管理。纸质会计档案应存放在专用的档案柜中，柜内应有足够的空间，避免档案挤压变形。电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。3.标识管理对会计档案的存放位置应进行明确标识，标识应清晰、准确，便于查找。在档案柜上应标明档案类别、年度、保管期限等信息，以便快速定位所需档案。保管期限的计算会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起。例如，20XX年度的会计档案，其保管期限从20XX年12月31日的次日起计算，至规定的保管期限届满为止。期满后的处置1.继续保管对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.销毁程序由财务部门会同档案管理部门对保管期满的会计档案进行鉴定，编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。会计档案的查阅与借阅查阅规定1.查阅范围公司内部人员因工作需要查阅会计档案时，可查阅与本人工作相关的会计资料，包括会计凭证、账簿、财务会计报告及其他会计资料。2.查阅流程查阅人员应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。将申请表提交给档案管理部门，档案管理部门根据申请表的内容，安排专人负责提供查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅会计档案，不得擅自将档案带出指定地点。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。查阅完毕后，查阅人员应将查阅的会计档案及时归还档案管理部门，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。借阅规定1.借阅范围公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅会计档案时，必须经公司负责人批准，并按照规定办理借阅手续。借阅范围仅限于与该单位或个人业务相关的会计资料。2.借阅流程借阅单位或个人应填写《会计档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并加盖单位公章或个人签字。将申请表提交给公司财务部门，财务部门对借阅申请进行审核，审核通过后报公司负责人批准。经公司负责人批准后，借阅单位或个人应与档案管理部门签订《会计档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括借阅期限、归还方式、保密责任等。档案管理部门根据《会计档案借阅协议》，将借阅的会计档案提供给借阅单位或个人，并在《会计档案借阅登记表》上详细记录借阅情况。借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延长。借阅单位或个人应在规定的借阅期限内归还会计档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅单位或个人的责任。查阅与借阅的登记档案管理部门应建立健全会计档案查阅与借阅登记制度，对查阅和借阅的情况进行详细记录。登记内容应包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅内容、归还日期等信息。查阅与借阅登记记录应妥善保管，以备查询。会计档案的信息化管理电子会计档案的形成1.来源公司在日常会计核算过程中，通过会计电算化系统生成的各类会计凭证、账簿、财务会计报告等电子数据，以及从外部接收的电子发票、电子对账单等电子会计资料，均应作为电子会计档案进行管理。2.格式要求电子会计档案应采用符合国家规定的标准格式进行存储，如PDF、XLSX、DOCX等，确保电子会计档案的可读性和可追溯性。同时，电子会计档案应包含必要的元数据信息，如文件格式、生成时间、文件大小、责任人等，以便于管理和利用。电子会计档案的存储1.存储介质电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.存储环境存储电子会计档案的设备应放置在安全、稳定、通风良好的环境中，避免受到高温、潮湿、磁场等因素的影响。同时，应定期对存储设备进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。电子会计档案的管理1.分类与编号电子会计档案应按照与纸质会计档案相同的分类方法进行分类，并进行统一编号。编号应与纸质会计档案的编号相对应，以便于查找和核对。2.索引建立为了便于快速检索电子会计档案，应建立电子会计档案索引。索引应包含电子会计档案的文件名、存储路径、生成时间、所属类别等信息，并与纸质会计档案的索引相互关联。3.安全管理公司应建立健全电子会计档案安全管理制度，采取必要的安全防护措施，如设置访问权限、加密存储、定期杀毒等，确保电子会计档案的安全。同时，应对电子会计档案的访问进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问电子会