印章管理办法宣导

印章管理办法宣导一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。本办法旨在确保印章使用的安全性、规范性和有效性，防止因印章管理不善引发的各类风险。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）印章定义1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务业务的印章。4.法定代表人章：由法定代表人个人保管，用于特定财务、法律文件等的印章。5.部门章：各部门为履行职责而使用的印章，用于部门内部文件、通知等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责。需刻制印章时，使用部门应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、使用范围等信息，并经部门负责人、分管领导审核，报法定代表人批准。2.行政部门根据批准的申请，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位必须严格按照国家相关法律法规和行业标准进行操作，确保印章质量。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章是否清晰、完整。验收合格后，填写《印章验收单》。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.启用通知应发送至公司各部门、分支机构及相关人员，确保所有涉及印章使用的人员知晓。3.新印章启用后，原相关印章同时废止。行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全。印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人保管或使用。2.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。3.严禁将印章携带外出使用，确因工作需要必须携带外出的，应经公司领导批准，并办理相关手续。（二）保管职责1.公司公章：由行政部门负责人指定专人保管。保管人员应严格按照规定使用公章，不得擅自扩大使用范围。2.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管。保管人员应在合同签订过程中，按照合同审批流程正确使用印章。3.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管。保管人员应严格遵守财务制度，确保财务印章用于合法合规的财务业务。4.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管。保管人员应按照法定代表人的指示使用印章。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。保管人员应在部门内部文件、通知等使用范围内正确使用印章。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细列出交接印章的名称、数量、启用时间、保管期限等信息。2.交接双方应在监交人的监督下进行当面交接，核对印章的数量、规格、完好情况等。交接完成后，交接双方及监交人应在《印章交接清单》上签字确认。3.新的印章保管人员应及时修改印章保管密码（如有），确保印章保管的安全性。四、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用部门或个人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、使用日期等信息，并经部门负责人审核。2.审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照公司审批流程进行审批。一般事项由分管领导审批，重要事项需报法定代表人审批。3.用印：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关审批文件无误后，方可在用印位置加盖印章。加盖印章应端正、清晰，确保印章与文件内容相符。4.登记：印章使用后，保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等重要事项，以及代表公司出席重要会议、活动等。2.合同专用章：专门用于签订各类合同。合同签订前，必须经过合同管理部门的审核，并按照合同审批流程进行审批。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、开具发票等财务业务。财务专用章的使用必须严格遵守财务制度和相关法律法规。4.法定代表人章：用于特定财务、法律文件等，如支票背书、银行开户预留印鉴等。法定代表人章的使用应按照法定代表人的指示进行。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报告等，不得用于对外签订合同、协议等重要事项。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、合同等不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。确因工作需要必须预先加盖印章的，应经公司领导批准，并严格控制使用范围和数量。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司领导批准后，发布停用通知。2.停用通知应发送至公司各部门、分支机构及相关人员，确保所有涉及印章使用的人员知晓。3.印章停用后，保管人员应及时将印章交回行政部门，并办理交接手续。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁印章应采用适当的方式，确保印章无法被恢复使用。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并经公司领导批准。3.销毁印章过程中，应安排专人监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在《印章销毁申请表》上签字确认。4.印章销毁后，行政部门应及时在《印章使用登记簿》上注明印章已销毁，并将《印章销毁申请表》存档保管。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组负责定期对公司印章管理情况进行检查和监督。2.监督小组应制定详细的检查计划，明确检查内容、检查方式、检查时间等。检查内容包括印章的保管、使用、登记等情况。3.监督小组应定期向公司领导汇报印章管理监督情况，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应