印模使用管理办法

印模使用管理办法一、总则1.目的为加强公司印模的使用管理，规范印模使用行为，确保印模使用的安全性、准确性和合法性，维护公司的正常运营秩序，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内所有涉及印模使用的部门和人员。3.定义本办法所称印模，是指公司用于各类文件、合同、报表、证书等加盖的具有法律效力或代表公司形象的印章、印鉴及电子印章等。二、印模的分类与管理1.印模分类公司公章：代表公司对外行使权力和承担责任的主要印章。合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务的印章。法定代表人章：由法定代表人使用的个人印章。部门章：各部门根据工作需要设立的，用于部门内部文件、资料等加盖的印章。电子印章：基于数字证书技术，以电子数据形式存在的印章，与实体印章具有同等法律效力。2.印模管理职责行政部门负责公司印模的统一归口管理，制定印模管理制度并监督执行。负责印模的刻制、更换、收缴、销毁等工作。建立印模使用台账，记录印模的使用情况。使用部门负责本部门印模的日常保管和使用，指定专人负责印模的管理。严格按照本办法规定的程序使用印模，确保印模使用的安全和规范。定期对印模的使用情况进行自查，发现问题及时报告行政部门。财务部门负责财务专用章的使用审核，确保财务业务的合法性和准确性。配合行政部门做好财务专用章的管理工作，提供必要的财务信息。法务部门负责对涉及法律事务的印模使用进行审核，确保印模使用符合法律法规要求。协助行政部门处理印模使用过程中的法律纠纷。三、印模的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制印模的部门，应填写《印模刻制申请表》，详细说明印模名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。2.审核批准行政部门对《印模刻制申请表》进行审核，重点审核印模刻制的必要性、名称和用途的准确性等。审核通过后，报公司领导审批。3.刻制要求印模的刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印模的质量和安全性。刻制的印模应符合国家相关标准和公司规定的样式、规格要求。4.启用登记印模刻制完成后，行政部门应进行验收，并填写《印模启用登记表》，记录印模的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。印模启用前，应在公司内部进行公示，告知全体员工印模的启用情况。四、印模的保管1.保管方式公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印模应实行专人专柜保管，确保印模的安全存放。部门章可根据实际情况，由部门指定专人保管，但应确保保管环境安全可靠。电子印章应按照公司电子印章管理系统的规定进行保管，确保电子印章的存储和使用安全。2.保管要求印模保管人员应严格遵守公司的保密制度，不得擅自将印模转借他人或带出办公区域。印模存放处应配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等，防止印模被盗用或丢失。定期对印模进行检查，如发现印模有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门并申请更换。五、印模的使用1.使用原则严格按照规定的权限和程序使用印模，未经授权不得擅自使用。印模使用必须基于真实、合法、有效的业务活动，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。确保印模使用的准确性和完整性，不得在空白纸张、合同等文件上加盖印模。2.使用流程申请：使用印模的部门或个人应填写《印模使用申请表》，详细说明印模使用的事项、文件名称、文号、份数、使用日期等信息，并经部门负责人签字确认。审核：根据印模使用的性质和权限，分别由相关部门或领导进行审核。涉及公司重大事项、合同签订、财务结算等重要业务的印模使用，需经公司领导审批。一般性文件、资料等加盖印模，由部门负责人审核签字。盖章：印模保管人员在审核通过后，按照《印模使用申请表》的要求在文件上加盖印模，并在《印模使用登记表》上记录盖章日期、盖章人等信息。登记备案：行政部门定期对印模使用情况进行汇总登记备案，建立印模使用档案，以备查询和追溯。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印模，无法按照正常流程申请审批的，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先行使用印模，并在事后及时补办申请审批手续。因工作失误导致已加盖印模的文件需要修改或作废的，应及时收回原文件，并在原文件上注明“作废”字样，同时重新填写《印模使用申请表》，按照规定程序重新加盖印模。六、印模的更换与收缴1.更换情形印模磨损严重，影响正常使用的。因公司名称、经营范围等变更，需要更换印模的。其他需要更换印模的情形。2.更换程序由使用部门填写《印模更换申请表》，说明更换原因，并附上原印模。行政部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，行政部门负责联系印章制作单位刻制新印模，并按照印模启用的程序进行启用登记。新印模启用后，原印模由行政部门统一收缴销毁。3.收缴情形印模使用部门或人员因工作调动、离职等原因不再负责印模保管和使用的。印模因损坏、丢失等原因无法继续使用的。公司决定停止使用某一印模的。4.收缴程序印模使用部门或人员应在规定时间内将印模交回行政部门，并填写《印模收缴登记表》。行政部门对交回的印模进行检查核对，确认无误后予以收缴。收缴的印模由行政部门统一保管，按照规定进行销毁处理。七、印模的销毁1.销毁原因印模磨损严重无法修复的。因公司名称、经营范围等变更，原印模不再使用的。印模丢失或被盗用，存在安全隐患的。其他需要销毁印模的情形。2.销毁程序由行政部门填写《印模销毁申请表》，说明销毁原因，并附上拟销毁印模的清单。报公司领导审批。审批通过后，行政部门会同相关部门组成销毁小组，对印模进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。销毁后的印模应在《印模销毁登记表》上进行登记备案。八、监督与检查1.定期检查行政部门应定期对印模的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印模保管是否安全、使用程序是否规范、使用记录是否完整等。2.不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对印模的使用情况进行不定期抽查，发现