中华印章管理办法

中华印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构印章的管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权利、承担义务的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件或业务的法定代表人专用印章。3.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。4.财务专用章：用于财务结算、票据等相关财务业务的印章。5.部门章：各部门为处理本部门业务而使用的印章。6.分支机构章：公司下属分支机构使用的印章。（四）管理原则1.印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。2.确保印章使用的合法性、真实性、有效性和安全性。二、印章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制印章的部门或分支机构，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表需经部门负责人或分支机构负责人审核签字，并报公司分管领导审批。（二）刻制1.经审批同意后，由公司行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制单位应严格按照审批后的规格、样式进行刻制，确保印章质量。3.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，并将印章及印模交公司行政部门验收。（三）备案1.公司行政部门负责将新刻制的印章信息进行登记备案，包括印章名称、规格、启用时间、使用范围等。2.同时，将印章印模留存一份归档，并将相关信息报送公安机关备案。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、合同专用章由公司办公室指定专人保管。2.财务专用章由公司财务部门指定专人保管。3.部门章由各部门负责人指定专人保管。4.分支机构章由分支机构负责人指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人员不得擅自将印章交他人保管或带出办公区域。4.如因工作需要临时交接印章，应办理交接手续，并由交接双方及监交人签字确认。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等。2.法定代表人章：用于特定文件或业务，如法定代表人授权书等。3.合同专用章：用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算、票据等相关财务业务。5.部门章：用于处理本部门业务范围内的文件、通知、报告等。6.分支机构章：用于分支机构处理业务范围内的文件、通知、报告等。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.审核：申请表需经部门负责人或分支机构负责人审核签字，并根据用印事项的性质报公司分管领导或法定代表人审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人员应在审核无误的文件上加盖印章，并进行登记。4.登记：印章使用登记应包括用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人、审批人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如来不及履行正常审批程序，需使用印章的，应由使用人电话请示公司分管领导或法定代表人同意后，先予用印，但事后应及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同用印，应经公司领导班子集体研究决定。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由相关部门或分支机构填写《印章停用申请表》，经部门负责人或分支机构负责人审核签字，并报公司分管领导审批。2.审批通过后，由公司行政部门负责收回停用印章，并进行登记。（二）销毁1.对于停用的印章，由公司行政部门会同相关部门进行鉴定，确认无使用价值后，填写《印章销毁申请表》。2.申请表需经公司分管领导审批后，由公司行政部门指定专人负责销毁。3.销毁印章时，应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用，并由销毁人员、监销人员签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责定期对印章管理情况进行审计监督，检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定。2.公司行政部门负责对印章使用情况进行日常检查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反印章管理办法的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款等。2.