五金样品管理办法

五金样品管理办法总则目的为加强公司五金样品的管理，确保五金样品的有效使用、妥善保管和合理流转，提高工作效率，降低成本，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部所有五金样品的管理，包括样品的采购、验收、存储、使用、发放、回收、报废等环节。职责分工1.研发部门负责提出五金样品的需求计划，明确样品的规格、型号、数量等要求。对新开发的五金样品进行测试、评估，提供技术支持和质量反馈。2.采购部门根据研发部门的需求计划，负责五金样品的采购工作，确保按时、按质、按量采购到所需样品。与供应商沟通协调，获取样品的相关资料，如产品说明书、质量检验报告等。3.质量部门负责五金样品的验收工作，依据相关标准和要求对样品的质量进行检验，确保样品符合质量标准。对不合格的五金样品进行标识、隔离，并督促相关部门进行处理。4.仓库管理部门负责五金样品的存储管理，确保样品存放安全、有序，便于查找和取用。建立样品库存台账，定期盘点，保证账物相符。按照规定办理样品的出入库手续，做好记录。5.使用部门负责五金样品的领用、使用和归还工作，确保样品的正确使用和妥善保管。对使用过程中发现的样品问题及时反馈给相关部门。6.管理部门负责本办法的制定、修订和监督执行，协调各部门之间的工作关系。对五金样品管理工作进行定期检查和评估，提出改进意见和建议。样品采购采购申请研发部门根据新产品研发、工艺改进、质量控制等工作需要，填写《五金样品采购申请表》，详细注明样品的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计采购时间等信息，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。供应商选择采购部门收到采购申请后，按照公司供应商管理相关规定，选择合格的供应商进行采购。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商。在选择供应商时，应要求其提供样品的相关资料，如产品说明书、质量检验报告、材质证明等，并对其进行审核。采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括样品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门备案。采购跟踪采购部门负责跟踪五金样品的采购进度，及时与供应商沟通协调，确保样品按时、按质、按量交付。如因供应商原因导致交货延迟或样品质量不符合要求，采购部门应及时采取措施，要求供应商限期整改或重新提供样品。样品验收验收准备质量部门在收到五金样品到货通知后，应做好验收准备工作，包括确定验收标准、准备验收工具和环境等。验收标准应依据相关国家标准、行业标准、企业标准或采购合同要求制定。验收程序1.样品到货后，仓库管理部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门验收人员按照验收标准对样品的外观、尺寸、数量、包装等进行初步检查。2.对样品的质量进行检验，可采用检验设备、试验方法等进行检测，确保样品符合质量标准。对于关键性能指标，必要时可委托第三方检测机构进行检测。3.验收合格的五金样品，质量部门验收人员应在《五金样品验收单》上签字确认，并注明验收结论。验收不合格的样品，应在样品上贴上不合格标识，隔离存放，并填写《不合格五金样品处理单》，注明不合格原因，及时通知采购部门与供应商协商处理。样品存储存储环境五金样品应存放在适宜的环境中，避免受到潮湿、腐蚀、氧化、高温、低温等因素的影响。仓库应保持通风良好、干燥清洁，温度、湿度应符合样品存储要求。对于有特殊存储要求的样品，如易燃易爆样品、易腐蚀样品等，应按照相关规定进行单独存储。存储方式1.五金样品应分类存放，按照样品的类别、规格、型号等进行标识，便于查找和取用。2.对于贵重、稀缺的五金样品，应采取特殊的存储措施，如专柜存放、专人保管等，确保样品的安全。3.样品应整齐摆放，不得随意堆放，避免相互挤压、碰撞造成损坏。库存管理1.仓库管理部门应建立五金样品库存台账，详细记录样品的名称、规格、型号、数量、入库时间、出库时间、存放位置等信息。库存台账应定期更新，保证账物相符。2.定期对五金样品进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点过程中如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。3.对于超过规定存储期限或已无使用价值的五金样品，应及时清理，办理报废手续。样品使用使用申请使用部门因工作需要使用五金样品时，应填写《五金样品使用申请表》，注明样品的名称、规格、型号、数量、使用目的、预计使用时间等信息，经部门负责人审核签字后提交至仓库管理部门。使用审批仓库管理部门收到使用申请后，应对申请进行审核，确认样品库存情况及使用需求的合理性。对于符合要求的申请，仓库管理部门负责人签字批准后，通知使用部门到仓库领用样品。对于不符合要求的申请，应及时反馈给使用部门，并说明原因。使用规范1.使用部门领用五金样品后，应按照规定的用途和方法正确使用样品，不得擅自更改样品的用途或进行破坏性试验。2.在使用过程中，应妥善保管样品，防止样品丢失、损坏或变质。如发现样品有损坏或异常情况，应及时停止使用，并报告仓库管理部门和相关部门。3.使用完毕后，使用部门应及时将五金样品归还仓库管理部门，并办理归还手续。仓库管理部门应对归还的样品进行检查，如发现样品有损坏或丢失，应要求使用部门照价赔偿。样品发放发放原则五金样品的发放应遵循按需发放、合理控制的原则，确保样品能够满足工作需要，同时避免浪费和积压。发放流程1.内部部门因工作需要领取五金样品时，应填写《五金样品发放申请表》，注明样品的名称、规格、型号、数量、使用部门、发放原因等信息，经部门负责人审核签字后提交至仓库管理部门。2.仓库管理部门根据库存情况和发放申请，对样品进行发放。发放时应在《五金样品发放登记表》上记录发放日期、发放部门、样品名称、规格、型号、数量等信息，并由领取人签字确认。3.对于外部单位或个人因业务往来需要领取五金样品的，应按照公司相关规定办理审批手续，并签订样品借用协议。仓库管理部门按照协议要求发放样品，并做好记录。样品回收回收范围对于已发放的五金样品，在使用完毕或不再需要时，应及时回收。回收范围包括：1.内部部门领用的样品，使用完毕后应归还仓库管理部门。2.外部单位或个人借用的样品，按照借用协议规定的时间和要求归还。回收流程1.使用部门或外部单位在样品使用完毕后，应及时将样品整理好，填写《五金样品回收申请表》，注明样品的名称、规格、型号、数量、回收原因等信息，提交至仓库管理部门。2.仓库管理部门收到回收申请后，对回收的样品进行检查，确认样品的完整性和可用性。如发现样品有损坏或丢失，应要求使用部门或外部单位照价赔偿。3.经检查合格的样品，仓库管理部门办理回收手续，将样品重新入库存储，并在《五金样品回收登记表》上记录回收日期、回收部门、样品名称、规格、型号、数量等信息。样品报废报废条件符合下列条件之一的五金样品，可申请报废：1.已超过规定存储期限，且无使用价值的样品。2.因损坏、变质等原因，无法修复或使用的样品。3.技术落后，已被新产品替代，且无保留必要的样品。4.根据公司发展战略和业务调整，不再需要的样品。报废申请使用部门或仓库管理部门发现五金样品符合报废条件时，应填写《五金样品报废申请表》，详细说明样品的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息，经部门负责人审核签字后提交至管理部门。报废审批管理部门收到报废申请后，组织相关部门对报废样品进行鉴定和审核。对于价值较高或涉及重要技术资料的样品，必要时可邀请专业技术人员进行评估。经审核同意报废的样品，管理部门负责人签字批准后，方可进行报废处理。报废处理1.经批准报废的五金样品，仓库管理部门应按照规定进行处理。对于有回收价值的零部件或材料，可进行拆卸回收；对于无回收价值的样品，可按照环保要求进行妥善处置，如报废销毁、委托有资质的单位处理等。2.在报废处理过程中，仓库管理部门应做好记录，包括报废日期、报废样品名称、规格、型号、数量、处理方式等信息，并将相关记录存档保存。监督与检查定期检查管理部门定期对五金样品的管理情况进行检查，检查内容包括样品的采购、验收、存储、使用、发放、回收、报废等环节的执行情况。检查方式可采用现场查看、查阅资料、询问相关人员等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。不定期抽查管理部门不定期对五金样品的管理情况进行抽