中铁存货管理办法

中铁存货管理办法一、总则（一）目的为加强中铁存货管理，规范存货采购、验收、存储、发出及盘点等环节的操作流程，确保存货安全、完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于中铁所属各单位及项目部的存货管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.准确性原则：存货的计量、记录和报告应准确无误，保证财务信息的真实性和可靠性。3.安全性原则：采取有效措施保障存货的安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。4.效益性原则：优化存货管理流程，提高存货周转率，降低存货资金占用，实现存货管理的经济效益最大化。（四）定义1.存货：指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。本办法所指存货包括原材料、周转材料、低值易耗品、库存商品、在产品等。2.采购：指企业为满足生产经营需要，通过购买、租赁、委托加工等方式取得存货的行为。3.验收：指对采购的存货进行数量、质量、规格等方面的检验和核对，确保存货符合采购合同要求的过程。4.存储：指对验收合格的存货进行妥善保管，防止存货损坏、变质、丢失等情况发生的过程。5.发出：指根据生产经营需要，将存货从仓库发出用于生产、销售等活动的过程。6.盘点：指定期或不定期对存货进行清查，确定存货的实际数量，并与账面记录进行核对，查明存货盘盈、盘亏及毁损原因的过程。二、存货采购管理（一）采购计划1.各单位及项目部应根据年度生产经营计划、预算安排及实际需求，结合存货库存状况，编制存货采购计划。采购计划应明确采购存货的种类、数量、规格、预计采购时间等内容。2.采购计划编制完成后，需经相关部门审核，报主管领导审批。审核内容包括采购计划的合理性、必要性、资金预算等。（二）供应商选择与管理1.建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。2.定期对供应商进行考核，考核结果作为供应商续用、淘汰的依据。对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等，直至淘汰。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。（三）采购实施1.采购部门应按照采购合同的要求，及时组织采购活动。在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购价格合理、质量符合要求。2.对于重要物资的采购，应实行招标采购或询价采购等方式，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购人员应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务按时完成。（四）采购验收1.采购的存货到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应根据采购合同及相关标准，对存货的数量、质量、规格等进行认真检验。2.验收合格的存货，验收人员应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括存货的名称、规格、数量、验收日期、验收结果等内容。3.对于验收不合格的存货，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。如属供应商责任，应要求供应商负责退换货或补货；如因特殊原因无法退换货或补货，应经相关部门审批后，按照规定进行处理。三、存货存储管理（一）仓库规划与布局1.根据存货的种类、性质、数量等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、周转材料区、低值易耗品区、库存商品区、在产品区等。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保存货存储安全。（二）存货入库1.存货入库时，仓库管理人员应根据验收报告，对存货的数量、规格、质量等进行核对，确认无误后办理入库手续。2.入库的存货应按照规定的存储区域存放，并进行标识。标识应包括存货的名称、规格、数量、批次、入库日期等信息。3.仓库管理人员应及时记录存货的入库情况，包括入库日期、存货名称、规格、数量、供应商等信息，确保存货账目清晰。（三）存货存储保管1.仓库管理人员应定期对存货进行检查，查看存货的存储状况是否良好，有无损坏、变质、丢失等情况。如发现问题，应及时采取措施处理，并报告相关部门。2.对于易受潮、易变质、易燃、易爆等特殊存货，应采取相应的特殊保管措施，如密封保存、防潮处理、防火防盗等。3.仓库应建立存货保管台账，详细记录存货的出入库情况、存储位置、保管状况等信息。保管台账应定期与财务部门的存货明细账进行核对，确保账账相符。（四）存货出库1.存货出库时，仓库管理人员应根据经审批的领料单、销售发货单等凭证办理出库手续。出库凭证应注明存货的名称、规格、数量、领用部门或客户等信息。2.仓库管理人员应按照先进先出、后进后出等原则发货，确保存货的合理流转。3.存货出库后，仓库管理人员应及时记录存货的出库情况，包括出库日期、存货名称、规格、数量、领用部门或客户等信息，确保存货账目准确。四、存货盘点管理（一）盘点计划1.各单位及项目部应定期组织存货盘点，盘点周期一般为季度或年度。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容。2.盘点计划应报主管领导审批后实施。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划的要求，对存货进行逐一清点、计量，并记录实际盘点数量。2.在盘点过程中，应注意存货的质量状况，如发现存货有损坏、变质等情况，应及时记录并查明原因。3.对于盘点过程中发现的盘盈、盘亏及毁损情况，应如实记录，并及时报告相关部门。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细说明盘点情况，包括盘点时间、范围、实际盘点数量、账存数量、盘盈盘亏及毁损情况、原因分析等内容。2.财务部门应根据盘点报告，对盘盈、盘亏及毁损的存货进行账务处理。盘盈的存货，应冲减当期管理费用；盘亏及毁损的存货，应根据不同原因，分别计入管理费用、营业外支出等科目。3.对于盘盈、盘亏及毁损的存货，应查明原因，明确责任。属于责任人原因造成的损失，应由责任人赔偿；属于自然灾害等不可抗力原因造成的损失，应按照规定进行处理。五、存货核算与报告（一）存货核算1.财务部门应按照国家会计准则和相关财务制度的规定，对存货进行准确的核算。存货核算应包括存货的采购成本、加工成本、其他成本等内容。2.采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。3.加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造费用。4.其他成本是指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出。（二）存货报告1.财务部门应定期编制存货报表，如存货明细表、存货周转率分析表等，向管理层及相关部门提供存货信息。2.存货报表应真实、准确、完整地反映存货的数量、金额、存储状况、周转情况等信息，为企业决策提供依据。六、监督与考核（一）监督检查1.建立存货管理监督检查机制，定期或不定期对各单位及项目部的存货管理情况进行检查。检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理、验收管理、存储管理、盘点管理、核算与报告等方面。2.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.制定存货管理考核评价指标体系，对各单位及项目部的存货管理工作进行考核评价。考