保证货款管理办法

保证货款管理办法一、总则（一）目的为加强公司货款管理，规范货款结算流程，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及货款收付的业务活动，包括但不限于销售业务、采购业务、委托加工业务等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保货款管理活动合法合规。2.准确性原则：货款收付信息记录准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。3.及时性原则：及时办理货款结算手续，避免逾期付款或收款，维护公司良好的商业信用。4.安全性原则：采取有效措施保障货款资金安全，防范资金风险。二、货款管理职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确货款结算方式、结算期限等条款，并确保合同内容符合公司规定和法律法规要求。2.跟踪销售订单执行情况，及时与客户沟通协调，提醒客户按时付款。3.对逾期未付款的客户进行催收，并及时向公司相关部门反馈催收进展情况。（二）采购部门1.负责与供应商签订采购合同，明确货款支付方式、支付期限等条款，并确保合同内容符合公司规定和法律法规要求。2.审核采购发票等结算凭证的真实性、合法性和准确性，确保付款依据充分。3.按照合同约定及时办理货款支付手续，避免逾期付款给公司带来不良影响。（三）财务部门1.负责建立健全货款管理制度和财务核算体系，准确记录和反映货款收付情况。2.审核销售部门和采购部门提交的货款结算相关资料，确保结算流程合规、数据准确。3.定期与销售部门、采购部门核对货款账目，及时发现和解决账目差异问题。4.负责资金的统筹安排，合理调度资金，确保货款支付和收款的顺利进行。（四）法务部门1.参与重大销售合同、采购合同的审核，对合同中涉及的货款结算条款进行法律风险评估，提出法律意见和建议。2.协助处理货款纠纷案件，提供法律支持和指导，维护公司合法权益。三、货款结算管理（一）结算方式1.公司常用的货款结算方式包括现金结算、银行转账结算、支票结算、汇票结算等。具体结算方式由销售合同或采购合同双方协商确定，并在合同中明确约定。2.鼓励采用银行转账等非现金结算方式，以提高资金结算效率和安全性。对于金额较大的货款结算，原则上应通过银行转账方式进行。（二）结算期限1.销售业务的结算期限应根据客户信用状况、市场惯例等因素合理确定，并在销售合同中明确约定。一般情况下，信用期不得超过[X]天。2.采购业务的结算期限应与供应商协商确定，并在采购合同中明确约定。公司应严格按照合同约定的结算期限支付货款，避免逾期付款。（三）结算流程1.销售业务结算流程销售部门在货物发出后，应及时开具销售发票，并将发票及相关发货凭证传递给财务部门。财务部门收到销售发票及发货凭证后，核对发票金额、货物数量、规格等信息与销售合同是否一致。如无误，进行账务处理，并根据合同约定的结算方式和结算期限，向客户发送付款通知。客户收到付款通知后，应按照合同约定的结算方式和期限支付货款。财务部门收到客户支付的货款后，及时进行账务处理，并与销售部门核对收款情况。2.采购业务结算流程采购部门收到供应商的货物及发票后，应及时核对货物的数量、规格、质量等信息与采购合同是否一致，并审核发票的真实性、合法性和准确性。如无误，填写付款申请单，附上相关发票、验收单等结算凭证，提交给财务部门审批。财务部门对付款申请单及相关结算凭证进行审核，审核通过后，按照合同约定的结算方式和期限安排资金支付。支付完成后，及时进行账务处理，并与采购部门核对付款情况。（四）结算凭证管理1.销售发票是销售业务的重要结算凭证，应由专人负责开具和保管。开具发票时，应严格按照国家税收法律法规的规定填写发票内容，确保发票信息真实、准确、完整。2.采购发票是采购业务的重要结算凭证，采购部门应及时收集供应商开具的发票，并确保发票的真实性、合法性和准确性。发票上的货物名称、数量、金额等信息应与采购合同及实际收货情况一致。3.其他结算凭证，如发货凭证、验收单、付款申请单等，应妥善保管，作为货款结算的依据。结算凭证的保存期限应符合国家法律法规及公司档案管理规定。四、货款催收管理（一）催收责任1.销售部门负责对逾期未付款的客户进行催收工作，明确催收责任人，并制定催收计划。2.催收责任人应定期与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，督促客户尽快支付货款。对于恶意拖欠货款的客户，应采取有效措施加大催收力度。（二）催收方式1.电话催收：通过电话与客户沟通，提醒客户按时付款，并了解客户逾期付款的原因。2.邮件催收：向客户发送催款邮件，详细说明逾期未付款的金额、期限及可能产生的后果，要求客户尽快支付货款。3.上门催收：对于逾期时间较长、金额较大的客户，可安排专人上门催收，直接与客户面对面沟通，了解客户实际情况，施加催收压力。4.法律催收：对于经多次催收仍拒不付款的客户，可考虑通过法律途径追讨货款，维护公司合法权益。在采取法律催收措施前，应及时向公司法务部门咨询，确保催收行为合法合规。（三）催收记录与报告1.催收责任人应建立催收记录，详细记录每次催收的时间、方式、与客户沟通的情况及客户反馈的信息等。催收记录应妥善保存，作为考核催收工作成效的依据。2.销售部门应定期向公司管理层报告货款催收情况，包括逾期未付款客户名单、欠款金额、催收进展等信息。对于催收难度较大的客户，应及时向管理层汇报，共同研究解决方案。五、货款风险防范（一）客户信用评估1.销售部门应建立客户信用评估制度，对客户的信用状况进行全面、深入的调查和评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、市场口碑等方面。2.根据客户信用评估结果，将客户分为不同信用等级，并针对不同信用等级的客户制定相应的销售政策和货款结算方式。对于信用等级较低的客户，应采取更为严格的货款结算措施，如要求预付款、缩短信用期等。（二）合同风险控制1.销售合同和采购合同应明确双方的权利义务、货款结算方式、结算期限、违约责任等条款，确保合同内容合法合规、条款清晰明确，避免因合同漏洞引发货款风险。2.在签订合同前，应组织相关部门对合同条款进行审核，重点审核货款结算条款的合理性和可行性。对于重大合同，应征求法务部门的法律意见，确保合同的法律效力。（三）资金监控与预警1.财务部门应建立资金监控机制，实时监控公司资金流动情况，及时发现和预警货款收付过程中的异常情况。2.设定货款逾期预警指标，当客户逾期未付款达到一定期限或金额时，系统自动发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行催收或风险防范。（四）内部审计与监督1.公司内部审计部门应定期对货款管理情况进行审计，检查货款结算流程是否合规、内部控制制度是否有效执行、货款催收工作是否到位等。2.对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反货款管理