合同废止管理办法

合同废止管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同废止行为，保障公司合法权益，维护正常经济秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在经济活动中签订的各类合同的废止管理。（三）基本原则1.依法依规原则合同废止应严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保废止行为合法有效。2.公平公正原则在合同废止过程中，应遵循公平、公正的原则，保障合同各方的合法权益，不得损害任何一方的利益。3.审慎严谨原则对于合同废止事项，应进行充分的调查、分析和论证，确保废止理由充分、依据可靠，避免随意废止合同。二、合同废止的情形（一）因不可抗力导致合同无法履行1.不可抗力的定义本办法所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括自然灾害、政府行为、社会异常事件等。2.不可抗力导致合同无法履行的证明因不可抗力导致合同无法履行的，合同一方应及时通知对方，并提供相关证明材料，如政府部门的文件、气象部门的灾害报告、医疗机构的证明等。3.不可抗力情形下合同废止的程序合同一方在收到不可抗力通知及证明材料后，应在合理期限内与对方协商合同废止事宜。经双方协商一致后，可签订合同废止协议，并按照本办法规定的程序办理相关手续。（二）合同目的无法实现1.合同目的无法实现的认定合同目的无法实现是指由于一方或双方的原因，导致合同约定的主要目的不能实现，如标的物灭失、市场环境发生重大变化等。2.合同目的无法实现情形下合同废止的程序当出现合同目的无法实现的情形时，合同一方应及时通知对方，并提供相关证据。双方应在合理期限内进行协商，如协商一致同意废止合同，应签订合同废止协议，并按照本办法规定的程序办理相关手续。如协商不成，可通过法律途径解决。（三）合同一方严重违约1.严重违约的情形合同一方严重违约是指违反合同约定的主要义务，给对方造成重大损失的行为，如未按照合同约定支付价款、交付货物、提供服务等。2.严重违约情形下合同废止的程序合同另一方在发现对方严重违约后，应及时书面通知违约方，并要求其在合理期限内采取补救措施。如违约方在规定期限内未采取有效补救措施，或采取补救措施后仍无法达到合同要求的，合同另一方有权解除合同。解除合同的通知应送达违约方，并按照本办法规定的程序办理相关手续。（四）法律法规规定的其他情形如法律法规明确规定某些合同在特定情形下可以废止的，应按照相关法律法规的规定执行。三、合同废止的程序（一）提出申请1.申请主体合同废止申请可由合同一方或双方共同提出。2.申请材料申请合同废止应提交以下材料：合同废止申请书，应写明合同名称、编号、签订时间、废止原因等；相关证明材料，如不可抗力证明、合同目的无法实现的证据、对方违约的证据等；其他需要提供的材料。（二）审核与审批1.部门审核合同废止申请提交后，由合同承办部门对申请材料进行初审，核实申请理由是否充分、证据是否确凿。初审通过后，将申请材料及初审意见报送公司法律合规部门。2.法律合规部门审核法律合规部门对合同废止申请进行法律审查，重点审查废止行为是否符合法律法规规定，合同条款是否存在争议等。法律合规部门审核通过后，将审核意见报送公司管理层审批。3.管理层审批公司管理层根据法律合规部门的审核意见，对合同废止申请进行审批。对于重大合同的废止，应提交公司董事会或股东会审议决定。（三）签订废止协议经审批同意废止的合同，合同双方应签订合同废止协议。废止协议应明确合同废止的原因、时间、双方的权利义务等内容，并由双方签字盖章确认。（四）备案与存档1.备案合同废止协议签订后，合同承办部门应将废止协议副本报送公司法律合规部门备案。法律合规部门对备案材料进行整理归档，以备查阅。2.存档合同承办部门应将合同废止申请材料、审核审批文件、废止协议等相关资料整理归档，妥善保存。存档期限按照公司档案管理规定执行。四、合同废止后的处理（一）清理与结算1.清理合同废止后，合同双方应按照废止协议的约定，对已履行的部分进行清理。如涉及货物交付、款项支付等事项，应及时办理相关手续，确保双方的权利义务得到妥善处理。2.结算对于合同废止前已发生的费用、价款等，双方应按照合同约定或废止协议的规定进行结算。结算完成后，应办理相关财务手续，确保资金往来清晰、准确。（二）资料归档合同废止后，合同承办部门应将与合同相关的所有资料进行整理归档，包括合同文本、往来函件、履行记录、废止协议等。归档资料应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，确保资料的完整性和可查阅性。（三）责任追究1.因一方过错导致合同废止给对方造成损失的，过错方应承担相应的赔偿责任。2.在合同废止过程中，如发现有违反法律法规或公司规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。五、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应对合同废止情况进行定期审计，检查合同废止程序是否合规、废止原因是否合理、相关资料是否完整等。2.公司法律合规部门应加强对合同废止工作的日常监督，及时发现和纠正合同废止过程中存在的问题，确保合同废止行为合法合规。（二）外部监督