产品合同管理办法

产品合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司产品合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与客户、供应商等签订的各类产品合同，包括但不限于产品销售合同、产品采购合同、产品加工合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，包括营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等。2.对于首次合作的客户或供应商，应要求其提供相关资质证明文件，并进行实地考察或调查，确保其具备履行合同的能力和信誉。3.审查合同对方是否存在被吊销营业执照、责令关闭、破产等情况，以及是否存在重大诉讼、仲裁等法律纠纷。（二）合同条款拟定1.合同条款应明确、具体、完整，包括产品名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等。2.对于产品质量标准，应明确引用国家或行业标准，或双方另行约定的特殊标准。3.价格条款应明确产品单价、总价及价格调整方式等。4.交货条款应明确交货时间、交货地点、运输方式及运输费用承担等。5.付款方式应明确付款时间、付款比例、付款方式等，如银行转账、支票、汇票等。6.违约责任条款应明确双方违约的情形及相应的违约责任，包括违约金、赔偿金等。（三）合同审批流程1.业务部门拟定合同初稿后，应提交给法务部门进行法律审查。2.法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见，并出具法律审查意见书。3.业务部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，提交给财务部门进行财务审查。4.财务部门对合同的付款方式、付款时间、财务风险等进行审查，提出意见。5.业务部门将修改后的合同提交给公司领导审批，公司领导根据各部门的审查意见进行审批，并签署审批意见。6.合同经公司领导审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。（四）合同签订要求1.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，如无统一文本，应按照本办法规定的合同条款拟定合同。2.合同签订应采用书面形式，由双方签字（盖章）确认。签字（盖章）应清晰、完整，不得模糊不清或加盖无效印章。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门存档。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.业务部门在合同签订后，应根据合同约定制定合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人及时间节点。2.合同执行计划应报公司领导审批后实施，并定期向公司领导汇报合同执行情况。（二）产品交付管理1.生产部门应按照合同约定的时间、质量标准组织生产产品，并确保产品按时交付。2.产品交付前，应进行检验检测，确保产品质量符合合同要求。检验检测报告应作为产品交付的附件。3.产品交付时，应按照合同约定的交货地点、运输方式进行交付，并及时通知客户验收。4.客户验收合格后，应要求客户签署产品验收单。如客户提出质量异议，应及时处理，并按照合同约定承担相应的责任。（三）款项收付管理1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时与客户沟通收款事宜，确保款项按时足额收回。2.对于客户逾期付款的情况，财务部门应及时发出催款通知，并按照合同约定追究客户的违约责任。3.财务部门应按照合同约定的付款时间和金额，及时向供应商支付款项，确保公司信誉。4.付款前，财务部门应审核合同执行情况、发票等相关资料，确保付款依据充分、合规。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订审批流程进行审批，未经审批的变更协议无效。3.合同变更后，业务部门应及时通知相关部门，并调整合同执行计划。（五）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，业务部门应及时向法务部门报告，并提供相关资料。法务部门应根据具体情况制定纠纷处理方案，包括协商、仲裁、诉讼等。3.在纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、发票、检验检测报告、验收单等，以便维护公司的合法权益。4.纠纷处理结束后，业务部门应及时总结经验教训，提出改进措施，避免类似纠纷再次发生。四、合同档案管理（一）合同档案的收集1.业务部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、往来函件、发票、检验检测报告、验收单等，应及时收集整理。2.合同档案的收集应确保资料的完整性、准确性和真实性。（二）合同档案的整理1.业务部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行分类整理，编制档案目录。2.合同档案应按照合同签订时间顺序进行排列，同一合同的相关资料应集中存放。3.对于电子文档，应进行备份，并按照档案管理的要求进行命名和存储。（三）合同档案的保管1.公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的期限进行保管，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。（四）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同档案室查阅。2.查阅合同档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、复印、拍照、带走档案原件等。3.因特殊情况需要外借合同档案的，应填写《合同档案外借申请表》，经公司领导审批后，办理外借手续。外借期限一般不得超过[X]个工作日，外借人员应按时归还档案，并确保档案的安全。五、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、合同档案管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查等方式进行。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应建立合同管理考核评价制度，对各部门及相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的及时性、合同履行的准确性、合同纠纷的处理情况、合同档案管理的规范性等。3.考核评价结果应与部门及个人的绩效挂钩，对合