合同用章管理办法

合同用章管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同用章管理，规范合同用章行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司在签订各类合同、协议、文件等涉及法律责任的书面材料时的用章管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同用章行为合法合规。2.谨慎使用原则：用章必须经过严格审批，确保用章事项真实、合法、有效，避免不当用章带来的风险。3.专人负责原则：明确专人负责合同用章的保管、使用和登记，做到责任清晰。4.痕迹管理原则：对合同用章的使用过程进行详细记录，便于追溯和查询。二、合同用章的种类及用途（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的象征，用于各类重要合同、协议、文件等的签署，代表公司承担相应的法律责任。（二）合同专用章合同专用章专门用于签订各类合同，表明合同的签订是公司的真实意思表示，具有特定的法律效力。（三）法定代表人章法定代表人章用于特定的合同签署或其他需要法定代表人签字确认的文件，与法定代表人签字具有同等法律效力。（四）财务专用章财务专用章主要用于公司财务往来结算、票据开具等相关财务事项，确保财务活动的规范和安全。三、合同用章的管理部门及职责（一）行政管理部门1.负责制定和完善合同用章管理制度，并监督执行。2.负责合同用章的刻制、备案、更换、收缴和销毁等工作。3.对合同用章的使用情况进行定期检查和不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）法务部门1.参与重大合同的审核，从法律角度对合同用章的必要性和合法性提出意见和建议。2.对合同用章过程中涉及的法律问题进行咨询和指导，协助处理因用章引发的法律纠纷。（三）合同承办部门1.负责本部门合同的起草、审核、报批等工作，确保合同内容合法合规、条款清晰明确。2.按照规定的流程申请合同用章，对用章事项的真实性、准确性负责，并配合相关部门做好用章后的跟踪和管理工作。（四）印章保管人1.负责合同用章的保管，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照审批后的用章申请进行用章操作，对用章的时间、内容、份数等进行详细登记，并留存相关文件资料。3.在用章过程中发现异常情况及时向部门负责人和行政管理部门报告，并采取相应措施。四、合同用章的申请与审批（一）申请流程1.合同承办部门在合同定稿后，填写《合同用章申请表》，详细注明合同名称、编号、签订对方、合同金额、用章种类、用章份数、用章日期等信息，并附上合同文本。2.将《合同用章申请表》依次提交部门负责人、法务部门（如需）、分管领导进行审核。3.审核通过后，由申请人将《合同用章申请表》提交行政管理部门，申请用章。（二）审批权限1.一般合同用章申请，由部门负责人、分管领导审批。2.重大合同（合同金额较大、涉及重要业务或法律风险较高等）用章申请，需经部门负责人、法务部门审核、分管领导审批后，报法定代表人批准。（三）审批要求1.审批人应认真审查合同内容，确保合同条款符合法律法规和公司利益，用章事项真实、必要、合规。2.对于不符合要求的合同用章申请，审批人应明确指出问题并要求申请人修改完善后重新提交申请。五、合同用章的使用（一）用章地点合同用章应在公司指定的地点使用，一般为行政管理部门的印章管理室。如有特殊情况需在公司外使用，必须经行政管理部门负责人批准，并采取相应的安全防范措施。（二）用章方式1.印章保管人在用章时，应严格按照审批后的《合同用章申请表》进行操作，确保用章位置准确、清晰，不得在空白纸张或其他不符合规定的文件上用章。2.合同用章应使用红色印油，不得使用其他颜色印油或私刻印章。3.用章后，印章保管人应及时在《合同用章登记台账》上记录用章情况，包括用章日期、合同名称、编号、用章种类、用章份数、申请人等信息，并由申请人签字确认。（三）用章份数控制合同用章份数应根据合同实际需要确定，不得超量用章。如需增加用章份数，应重新履行申请审批手续。（四）用章后的合同管理1.合同承办部门在用章后，应及时将合同文本分发给相关部门和人员，并督促各方按照合同约定履行义务。2.行政管理部门负责对用章后的合同进行归档管理，建立合同档案，确保合同资料的完整和安全。六、合同用章的保管（一）保管要求1.合同用章应指定专人保管，保管人应具备责任心强、工作认真负责等条件。2.印章保管人应将合同用章存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并设置密码或钥匙等安全防护措施。3.印章保管人不得擅自将合同用章转借他人使用，如因工作需要临时交接，应办理交接手续，并由交接双方签字确认。（二）保管环境合同用章保管场所应保持干燥、通风、整洁，防止印章受潮、生锈或损坏。（三）定期检查行政管理部门应定期对合同用章的保管情况进行检查，包括印章是否完好、保管设备是否正常、登记台账是否准确等，发现问题及时处理。七、合同用章的变更与废止（一）变更1.因公司名称变更、印章损坏等原因需要更换合同用章的，由行政管理部门提出申请，经法定代表人批准后，按照规定程序重新刻制印章，并办理备案手续。2.印章变更后，行政管理部门应及时通知相关部门和人员，并对原印章进行收缴和销毁。（二）废止1.合同用章因磨损、遗失、被盗等原因无法继续使用的，印章保管人应及时报告行政管理部门，经批准后办理废止手续。2.废止的合同用章应进行收缴，并由行政管理部门按照规定进行销毁处理，销毁过程应进行记录，留存相关资料。八、监督与检查（一）内部监督1.行政管理部门负责对合同用章管理情况进行日常监督检查，定期对合同用章的使用、保管等情况进行统计分析，发现问题及时督促整改。2.法务部门负责对合同用章涉及的法律风险进行监督检查，对重大合同用章事项进行法律审查，确保公司合法权益不受侵害。（二）外部审计公司定期接受外部审计机构的审计，合同用章管理情况是审计的重要内容之一。对于审计中发现的问题，公司应积极整改，并将整改情况及时反馈给审计机构。（三）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自使用合同用章、未按审批程序用章或因保管不善导致印章丢失、被