吉林档案管理办法

吉林档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案的形成应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、伪造档案信息。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的决策、业务开展等提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织的档案管理工作。根据工作需要，可在各部门设置兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定并组织实施公司/组织档案管理办法及相关规章制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和服务水平。4.开展档案的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持，积极参与公司/组织的重大决策和重要活动。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力，指导各部门兼职档案员的工作。6.负责与上级档案管理部门及相关单位的业务联系，接受业务指导和监督检查。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向档案管理部门报告。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议文件、纪要，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、信函等。2.业务管理类档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务档案，具体包括业务合同、协议，市场调研报告，财务报表、账目，人员招聘、培训记录，生产流程文件，质量检验报告，技术方案、图纸等。3.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件资料、项目验收报告等。4.声像档案包括公司/组织活动的照片、录像、录音等视听资料。5.电子档案以电子形式存在的各类文件、数据、图表等，如办公自动化系统生成的文件、业务系统中的数据备份等。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：1.档案编号采用“全宗号档案门类代码年度保管期限件号/卷号”的结构。2.全宗号：为公司/组织的唯一标识代码，由档案管理部门统一编制。3.档案门类代码：按照档案分类的类别，分别用不同的字母或数字表示，如行政管理类用“A”表示，业务管理类用“B”表示，项目档案用“C”表示，声像档案用“D”表示，电子档案用“E”表示。4.年度：采用公元纪年，如“20XX”。5.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。6.件号/卷号：对于以件为单位整理的档案，编制件号；对于以卷为单位整理的档案，编制卷号。件号/卷号按照档案形成的先后顺序从“001”开始依次编号。例如，一份2020年形成的行政管理类永久保存的文件，其编号为：[全宗号]A2020Y001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件资料，确保档案的齐全、完整。2.对于公司/组织外部接收的文件，如上级主管部门下发的文件、合作单位提供的文件等，由相关部门负责签收，并及时移交档案管理部门。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，发现问题及时通知相关部门进行整改。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.各类档案应按照分类方案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对于纸质档案，应进行装订、编页、编目等工作，确保档案的整齐、规范；对于电子档案，应按照电子文件管理的要求进行格式转换、元数据著录等处理，建立电子档案数据库。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件资料，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.各部门兼职档案员应在每年的[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交至档案管理部门。档案管理部门应及时对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的[规定时间]内及时归档。3.归档的档案应编制归档文件目录，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，作为档案检索的依据。（二）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理。3.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，以便快速定位档案。4.电子档案应进行异地备份，确保数据的安全性和可靠性。定期对电子档案进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁清册应经公司/组织主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应有两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、档案的查阅与借阅（一）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应对查阅申请表进行审核，根据档案的保密级别和查阅范围，确定是否提供查阅服务。对于涉及机密、绝密的档案，应严格按照保密规定进行审批。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）档案借阅1.公司/组织外部单位因工作需要借阅档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限、归还方式等，经公司/组织主管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，与借阅单位签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅档案时，应严格按照借阅协议的规定进行借阅，借阅期限一般不得超过[规定天数]。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因特殊情况需要复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.借阅期满，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应真实、准确、完整，按时报送公司/组织主管领导和上级档案管理部门。3.通过档案统计分析，及时发现档案管理工作中存在的问题，采取有效措施加以改进，提高档案管理水平。（二）档案移交1.公司/组织因机构调整、重组、合并等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和档案