合同暂行管理办法

合同暂行管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司/组织合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.全程管理原则：对合同从签订前的谈判、起草，到签订后的履行、变更、解除等全过程进行管理和监督。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司/组织设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程及重大合同事项。2.对重大合同的签订、变更、解除等进行决策。3.协调解决合同管理过程中的重大问题。（二）合同管理部门公司/组织设立专门的合同管理部门，负责合同的日常管理工作。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程及标准文本。2.参与合同谈判、起草、审核等工作。3.负责合同的签订、编号、归档、保管等工作。4.跟踪合同履行情况，及时提醒相关部门和人员履行合同义务。5.处理合同纠纷，提出解决方案并报合同管理委员会审批。6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并提交合同管理部门审核。2.负责与合同对方进行谈判，争取有利的合同条款。3.严格按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。4.协助合同管理部门处理合同纠纷。三、合同签订管理（一）合同谈判1.业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和风险评估，制定谈判策略。2.谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧，熟悉合同条款及相关法律法规。3.谈判过程中，应明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并形成谈判记录。（二）合同起草1.合同文本应由业务部门负责起草，合同管理部门可提供必要的指导和协助。2.合同文本应使用规范的语言文字，明确、具体、准确地表述双方的权利义务。3.合同条款应符合法律法规及行业标准的要求，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的内容。（三）合同审核1.合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审核，提出审核意见。2.审核内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、完整性、准确性、可行性等。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门可组织相关部门和专业人员进行会审，并出具会审意见。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司/组织公章或合同专用章。2.合同签订前，应确保合同对方的主体资格合法有效，合同签订手续完备。3.合同签订后，合同管理部门应及时进行编号、归档，并将合同副本分发给相关部门和人员。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。2.合同履行计划应报合同管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.合同管理部门应定期跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，发现问题及时提醒业务部门采取措施解决。2.业务部门应严格按照合同履行计划履行义务，确保合同按时、按质、按量履行。3.在合同履行过程中，如发生不可抗力、政策调整等不可预见、不可避免的因素，导致合同无法正常履行的，业务部门应及时通知合同管理部门，并采取相应的应对措施。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知合同管理部门，并办理相关备案手续。（四）解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同对方协商解除合同，并签订书面解除协议。2.解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利义务及违约责任等内容。3.解除协议签订后，业务部门应及时将解除情况通知合同管理部门，并办理相关备案手续。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本、谈判记录、审核意见、变更协议、解除协议等相关资料，并进行整理归档。2.合同档案应包括纸质档案和电子档案，确保档案的完整性和准确性。（二）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。3.定期对合同档案进行清查和盘点，发现问题及时处理。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还合同管理部门，并办理归还手续。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决潜在的合同纠纷隐患。2.业务部门应严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。3.加强对员工的合同法律知识培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。2.合同管理部门应组织相关部门和人员对纠纷进行分析研究，制定解决方案。3.对于重大合同纠纷，应提交合同管理委员会审议，根据审议意见进行处理。4.合同纠纷处理过程中，应及时收集和保存相关证据，维护公司/组织的合法权益。（三）纠纷解决方式1.合同纠纷发生后，双方应首先通过友好协商解决。协商达成一致的，应签订书面和解协议。2.如协商不成，可根据合同约定或法律法规的规定，选择仲裁或诉讼等方式解决。3.在选择仲裁或诉讼方式解决纠纷时，应及时聘请专业的律师或仲裁员，确保纠纷得到妥善解决。七、合同管理信息化建设（一）建设目标建立合同管理信息化系统，实现合同管理的自动化、规范化、智能化，提高合同管理效率和水平。（二）系统功能1.合同起草与审核：提供合同模板、在线起草、审核流程设置等功能，实现合同起草和审核的电子化。2.合同签订与归档：记录合同签订过程，自动生成合同编号，实现合同电子归档和查询。3.履行跟踪与提醒：实时跟踪合同履行进度，设置提醒功能，确保合同按时履行。4.统计分析：对合同数据进行统计分析，生成各类报表，为合同管理决策提供支持。5.风险预警：对合同履行过程中的风险进行预警，及时提醒相关人员采取措施防范风险。（三）系统实施1.制定系统实施方案，明确系统建设的目标、任务、步骤和时