会议承接管理办法

会议承接管理办法一、总则（一）目的为了规范公司会议承接业务，提高服务质量，确保会议活动的顺利进行，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司承接的各类会议、研讨会、培训活动、商务宴请等相关业务。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保会议承接活动合法合规。2.质量至上原则：以提供高质量的会议服务为核心目标，满足客户需求，提升客户满意度。3.高效协作原则：各部门之间密切配合，形成高效协作机制，共同完成会议承接任务。4.安全保障原则：确保会议期间人员、场地、设备等方面的安全，预防各类安全事故发生。二、会议承接流程（一）业务洽谈1.市场部门负责与客户进行初步沟通，了解会议的基本信息，包括会议主题、时间、地点、规模、参会人员构成、会议议程、特殊要求等。2.根据客户需求，向客户提供公司会议承接的相关资料，介绍公司的服务优势、成功案例等，解答客户疑问。3.对于重要客户或大型会议，安排专业人员与客户进行面对面洽谈，深入了解客户需求，形成详细的业务洽谈记录。（二）项目评估1.业务洽谈结束后，由市场部门牵头，组织相关部门（如运营部门、技术部门、财务部门等）对会议承接项目进行评估。2.评估内容包括但不限于：客户需求的合理性、项目的可行性、公司的资源匹配度、成本效益分析、潜在风险评估等。3.根据评估结果，形成项目评估报告，明确项目是否承接以及承接的条件和建议。（三）合同签订1.若项目评估通过，由法务部门负责起草会议承接合同。合同内容应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、费用及支付方式、违约责任等条款。2.合同起草完成后，提交给客户审核。双方就合同条款进行沟通协商，达成一致后签订正式合同。3.合同签订后，由专人负责合同的存档管理，并按照合同约定履行相关义务。（四）筹备策划1.成立会议筹备小组，由运营部门负责人担任组长，成员包括市场、技术、后勤等相关部门人员。2.筹备小组根据合同要求和客户需求，制定详细的会议筹备方案。方案内容包括会议场地布置、设备设施准备、餐饮安排、人员接待、会议资料准备、活动策划等方面。3.明确各成员的职责分工，确保筹备工作有序进行。定期召开筹备会议，汇报工作进展情况，及时解决筹备过程中出现的问题。（五）资源准备1.根据会议筹备方案，进行场地预订。选择符合会议规模和要求的场地，并与场地提供方签订场地租赁合同。2.安排技术人员对会议所需的设备设施进行检查、调试和维护，确保设备设施正常运行。如投影仪、音响系统、灯光设备、网络设备等。3.与餐饮供应商沟通，确定餐饮标准、菜单内容、用餐时间等细节，并签订餐饮服务合同。4.组织接待人员培训，明确接待流程和服务规范，确保能够为参会人员提供热情、周到的服务。（六）会议执行1.在会议召开前一天，筹备小组对会议场地、设备设施、餐饮等进行全面检查，确保各项准备工作就绪。2.会议当天，按照既定的流程和分工，有序开展会议服务工作。包括人员签到、引导入座、会议资料发放、设备操作、餐饮服务、会议记录等。3.加强会议期间的现场管理，维护会议秩序，及时处理突发情况。如遇紧急问题，要迅速启动应急预案，确保会议顺利进行。（七）会议总结1.会议结束后，及时收集参会人员的反馈意见，了解客户对会议服务的满意度。2.组织召开会议总结会，由筹备小组各成员汇报工作情况，总结经验教训。针对会议执行过程中出现的问题，分析原因，提出改进措施。3.根据会议总结和客户反馈，对会议承接项目进行绩效评估，评估结果作为员工绩效考核和后续业务改进的依据。三、服务标准（一）场地服务标准1.场地布置应符合会议主题和风格要求，营造舒适、整洁、美观的会议环境。2.确保场地设施设备齐全、完好，能够正常使用。如桌椅摆放整齐、照明良好、通风正常等。3.会议期间，安排专人负责场地的清洁卫生和安全保卫工作，及时清理垃圾，保持场地整洁。（二）设备设施服务标准1.提前对设备设施进行调试和检查，确保会议期间正常运行，无故障发生。2.配备专业的技术人员，随时为会议提供技术支持，及时解决设备设施出现的问题。3.根据会议需求，提供必要的设备设施，如投影仪、音响系统、麦克风、白板、电脑等，并确保设备的性能和质量符合要求。（三）餐饮服务标准1.提供符合卫生标准的餐饮服务，确保食品安全。餐饮供应商应具备相关资质证书，食材新鲜、无污染。2.餐饮菜品应根据会议档次和客户需求进行合理搭配，注重营养均衡，口味多样。3.按时供应餐饮，确保用餐秩序良好。服务人员应热情周到，及时为参会人员提供餐饮服务。（四）人员接待服务标准1.接待人员应具备良好的形象和职业素养，热情、礼貌、周到地接待参会人员。2.提前了解参会人员的基本信息，做好签到、引导入座等工作，为参会人员提供便利。3.及时解答参会人员的疑问，处理参会人员提出的问题和需求，确保参会人员在会议期间感受到优质的服务。（五）会议资料服务标准1.根据会议议程和内容，准备齐全、准确的会议资料，如会议手册、发言稿、报告、图表等。2.会议资料的排版应规范、美观，内容清晰、易懂。资料的印刷质量应符合要求，确保参会人员能够方便地阅读和使用。3.在会议开始前，将会议资料发放到参会人员手中，并做好资料的回收和整理工作。四、人员管理（一）人员配置1.根据会议承接项目的规模和需求，合理配置各类工作人员，包括项目经理、运营人员、技术人员、接待人员、后勤保障人员等。2.明确各岗位的职责和任职要求，确保人员具备相应的专业知识和技能，能够胜任工作任务。（二）培训与发展1.定期组织员工参加各类培训，包括业务知识培训、服务技能培训、安全知识培训等，不断提升员工的综合素质和业务能力。2.鼓励员工自我学习和提升，为员工提供学习资源和发展机会，如参加行业研讨会、专业培训课程等。3.根据员工的工作表现和职业发展需求，制定个性化的培训计划，帮助员工实现个人成长和职业发展目标。（三）绩效考核1.建立科学合理的绩效考核体系，对员工的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行全面考核。2.绩效考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，提高工作效率和质量。3.定期对绩效考核结果进行分析和总结，针对存在的问题提出改进措施，不断完善绩效考核体系。五、风险管理（一）风险识别1.对会议承接过程中可能出现的风险进行全面识别，包括但不限于：市场风险、客户风险、合同风险、人员风险、场地风险、设备设施风险、食品安全风险、安全事故风险等。2.分析各类风险产生的原因和可能带来的影响，为风险评估和应对提供依据。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对各类风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、概率分析等，以便更准确地把握风险状况。（三）风险应对1.针对不同等级和类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事件，要制定详细的应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.加强风险监控和预警，及时发现风险变化情况，调整风险应对策略。如定期对会议筹备工作进行检查，及时发现潜在风险并采取措施加以解决。3.建立风险沟通机制，及时向公司管理层和相关部门通报风险情况，共同商讨应对措施，确保公司能够有效应对各类风险。六、财务管理（一）费用预算1.在会议承接项目确定后，由财务部门牵头，会同相关部门编制详细的费用预算。预算内容包括场地租赁费用、设备设施租赁费用、餐饮费用、人员费用、物料费用、交通费用、其他费用等。2.费用预算应根据合同要求和实际需求进行合理估算，确保预算的准确性和合理性。同时，要预留一定的弹性空间，以应对可能出现的费用变动。（二）费用控制1.严格按照费用预算进行费用控制，确保各项费用支出在预算范围内。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的审批流程进行审批。2.加强对费用支出的审核和监督，确保费用支出的真实性、合法性和合理性。对于不符合规定的费用支出，财务部门有权拒绝报销。3.定期对费用支出情况进行分析和总结，及时发现费用控制中存在的问题，采取措施加以改进，提高费用使用效益。（三）费用结算1.会议结束后，按照合同约定及时与客户进行费用结算。结算时，应提供详细的费用清单和相关票据，确保结算金额准确无误