it资产管理办法

it资产管理办法一、总则（一）目的为加强公司IT资产的管理，确保IT资产的安全、完整和有效使用，提高IT资产的使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有IT资产的管理，包括但不限于计算机设备、服务器、网络设备、存储设备、软件资产等。（三）定义1.IT资产：指公司拥有或控制的、能为公司带来经济利益的IT设备、软件及相关服务。2.固定资产：指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原有物质形态的IT资产。3.低值易耗品：指单位价值较低、使用期限较短，不能作为固定资产核算的IT资产。（四）管理原则1.统一管理原则：公司IT资产实行统一规划、统一采购、统一配置、统一维护、统一处置的管理原则。2.归口管理原则：公司设立专门的IT资产管理部门，负责IT资产的归口管理工作。3.分级负责原则：公司各部门负责本部门IT资产的日常使用和维护管理工作，并对本部门IT资产的安全和完整负责。4.效益优先原则：IT资产的管理应注重提高资产的使用效益，降低资产的使用成本。二、IT资产的预算管理（一）预算编制1.各部门需求申报：每年末，各部门应根据本部门业务发展需要，向IT资产管理部门提交下一年度IT资产采购需求计划，包括资产名称、规格型号、数量、预算金额等。2.IT资产管理部门审核：IT资产管理部门对各部门提交的采购需求计划进行审核，结合公司整体IT战略规划和现有IT资产状况，提出审核意见，并汇总编制公司年度IT资产采购预算草案。3.预算审批：公司年度IT资产采购预算草案经公司财务部门审核后，提交公司管理层审批。经审批后的预算作为公司年度IT资产采购的依据。（二）预算执行1.采购计划下达：根据公司年度IT资产采购预算，IT资产管理部门下达具体的采购计划给采购部门。2.采购实施：采购部门按照采购计划组织采购活动，确保采购过程的合规、透明和高效。3.预算控制：财务部门负责对IT资产采购预算的执行情况进行监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行不超支。（三）预算调整1.调整申请：在预算执行过程中，如因业务发展需要或其他特殊原因，需对IT资产采购预算进行调整的，由相关部门提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等。2.审核与审批：IT资产管理部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后提交公司财务部门审核。经公司财务部门审核后，提交公司管理层审批。经审批后的预算调整申请作为预算调整的依据。三、IT资产的采购管理（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据本部门业务发展需要，填写IT资产采购申请表，详细说明采购资产的名称、规格型号、数量、用途、采购预算等信息，并提交给IT资产管理部门。2.IT资产管理部门审核：IT资产管理部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，同时检查是否有可替代的现有资产。如审核通过，在申请表上签署意见后提交采购部门。（二）采购流程1.采购部门选型与询价：采购部门根据IT资产管理部门审核通过的采购申请表，进行市场调研和选型，选择合适的供应商，并向其发出询价函，获取报价信息。2.采购谈判与合同签订：采购部门根据供应商的报价情况，组织与供应商进行采购谈判，确定采购价格、交货期、售后服务等条款。谈判达成一致后，签订采购合同。3.采购合同执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商违约，应及时采取措施，维护公司利益。（三）采购验收1.到货通知：供应商交货前，应提前通知IT资产管理部门和使用部门。使用部门应安排专人负责验收工作。2.验收标准：IT资产管理部门应制定详细的IT资产验收标准，包括资产的规格型号、数量、质量、性能等方面的要求。验收人员应按照验收标准对采购资产进行逐一验收。3.验收报告：验收合格后，验收人员应填写IT资产验收报告，详细记录验收情况，并签字确认。验收报告作为IT资产入账和后续管理的依据。四、IT资产的配置管理（一）资产配置原则1.按需配置原则：根据公司业务发展需要和员工工作实际需求，合理配置IT资产，确保资产的有效使用。2.标准统一原则：公司IT资产的配置应遵循统一的标准和规范，包括资产的选型、配置参数、软件安装等方面。3.经济合理原则：在满足业务需求的前提下，尽量选择性价比高的IT资产，降低资产采购成本。（二）资产配置流程1.需求评估：IT资产管理部门会同各部门对业务需求进行评估，确定IT资产的配置需求。2.配置方案制定：根据需求评估结果，IT资产管理部门制定IT资产配置方案，明确资产的名称、规格型号、数量、配置参数等信息。3.审批与执行：IT资产配置方案经公司管理层审批后，由IT资产管理部门组织实施，确保资产按时、按质、按量配置到使用部门。（三）资产标识与登记1.资产标识：对配置到各部门的IT资产，应统一粘贴资产标识，注明资产名称、规格型号、资产编号、使用部门等信息。2.资产登记：IT资产管理部门应建立IT资产台账，对每一项IT资产进行详细登记，包括资产名称、规格型号、资产编号、购置日期、购置价格、使用部门、维护记录等信息。五、IT资产的使用与维护管理（一）使用管理1.使用部门职责：各部门负责本部门IT资产的日常使用和管理工作，应指定专人负责资产的保管和使用，确保资产的安全和正常运行。2.使用人员培训：IT资产管理部门应定期组织对使用人员进行IT资产使用培训，提高使用人员的操作技能和安全意识，确保资产的正确使用。3.资产使用规范：使用人员应严格按照资产的使用说明书和操作规程使用IT资产，不得擅自更改资产的配置和用途。如因工作需要确需更改的，应报IT资产管理部门审批。（二）维护管理1.维护计划制定：IT资产管理部门应根据IT资产的使用情况和维护要求，制定年度IT资产维护计划，明确维护内容、维护周期、维护责任人等信息。2.维护实施：维护责任人应按照维护计划对IT资产进行定期维护和保养，及时处理资产出现的故障和问题，确保资产的正常运行。3.故障报修：使用人员在使用过程中发现IT资产出现故障时，应及时向IT资产管理部门报修，并详细描述故障现象和发生时间。IT资产管理部门应及时安排维修人员进行维修。（三）安全管理1.安全制度建设：公司应建立健全IT资产安全管理制度，明确安全责任、安全措施、安全检查等方面的要求，确保IT资产的安全。2.安全防护措施：IT资产管理部门应采取必要的安全防护措施，如安装杀毒软件、防火墙、入侵检测系统等，防止IT资产受到病毒、黑客等攻击。3.数据备份与恢复：公司应定期对IT资产中的重要数据进行备份，并建立数据恢复机制，确保数据的安全性和完整性。六、IT资产的盘点与清查管理（一）盘点计划制定1.年度盘点计划：IT资产管理部门应每年制定IT资产盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等信息。2.临时盘点：根据公司实际情况，如发生资产异动、重大故障等情况，IT资产管理部门可组织临时盘点。（二）盘点实施1.盘点准备：盘点前，IT资产管理部门应通知各部门做好盘点准备工作，包括清理资产、核对资产台账等。2.实地盘点：盘点人员按照盘点计划对IT资产进行实地盘点，逐一核对资产的名称、规格型号、资产编号、数量等信息，并与资产台账进行比对。3.盘点记录：盘点过程中，盘点人员应详细记录盘点情况，包括资产的实际数量、资产状态、与台账的差异等信息。（三）清查结果处理1.差异分析：对盘点过程中发现的资产差异，IT资产管理部门应组织相关人员进行差异分析，查找差异原因，明确责任。2.账务调整：根据差异分析结果，IT资产管理部门对资产台账进行相应的账务调整，确保资产台账与实际资产情况一致。3.资产处置：对盘盈、盘亏、报废等资产，IT资产管理部门应按照相关规定进行处置，确保资产的合理利用和规范管理。七、IT资产的处置管理（一）处置申请1.使用部门提出申请：各部门因资产闲置、报废、损坏等原因需要处置IT资产的，应填写IT资产处置申请表，详细说明处置资产的名称、规格型号、资产编号、处置原因、处置方式等信息，并提交给IT资产管理部门。2.IT资产管理部门审核：IT资产管理部门对处置申请表进行审核，核实处置资产的真实性和必要性，同时评估资产的剩余价值。如审核通过，在申请表上签署意见后提交公司管理层审批。（二）处置审批1.审批流程：IT资产处置申请表经公司管理层审批后，方可进行资产处置。审批过程中，应充分考虑资产的剩余价值、处置方式的合理性等因素。2.审批权限：根据资产的价值和性质，设定不同的审批权限。一般资产的处置由公司分管领导审批；重要资产的处置需经公司总经理审批。（三）处置方式1.报废：对已无法正常使用或维修成本过高的IT资产，经审批后进行报废处理。报废资产应按照国家有关规定进行处置，确保环保和安全。2.出售：对闲置或尚有使用价值的IT资产，经评估后可进行出售处理。出售资产应通过公开招标、拍卖等方式进行，确保资产的出售价格合理、公正。3.捐赠：对符合公司捐赠政策的IT资产，经审批后可进行捐赠处理。捐赠资产应办理相关手续，确保捐赠行为的合规性。（四）处置记录1.处置台账：IT资产管理部门应建立IT资产处置台账，对每一项处置资产进行详细记录，包括资产名称、规格型号、资产编号、处置日期、处置方式、处置价格等信息。2.资料归档：IT资产处置过程中产生的相关资料，如处置申请表、审批文件、评估报告、处置合同等，应及时进行归档，作为公司IT资产处置的历史记录。八、IT资产的风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：IT资产管理部门应定期对公司IT资产进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如资产丢失、损坏、被盗、数据泄露等。2.风险评估：根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用科学的方法和工具，如风险矩阵、层次分析法等。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险事件，如可能导致公司重大损失的资产安全事故，应采取风险规避措施，如停止使用相关资产或改变业务流程。2.风险降低：对于中等风险事件，应采取风险降低措施，如加强安全防护、完善管理制度、定期进行资产检查等，降低风险发生的概率和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，如购买保险等方式，将风险转移给保险公司，降低公司的风险损失。4.风险接受：对于低风险事件，在经过评估后认为风险可控的情况下，可以采取风险接受措施，不采取额外的应对措施，但应持续关注风险状况。（三）风险监控与预警1.风险监控：IT资产管理部门应建立风险监控机制，定期对IT资产风