公章印信管理办法

公章印信管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章印信的管理，确保公章印信的安全使用，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的公章印信管理。（三）定义1.公章：指公司法定名称章，用于公司对外的正式文件、合同、协议等。2.印信：包括公司各类印章、法定代表人私章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。（四）基本原则1.严格审批原则：公章印信的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的合法性、合理性和必要性。2.安全保管原则：公章印信应指定专人负责保管，存放于安全可靠的场所，确保印章的安全。3.规范使用原则：公章印信的使用应严格按照规定的用途和程序进行，不得擅自扩大使用范围。二、公章印信的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、法定代表人私章、合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制，须由公司行政管理部门统一办理。2.刻制印章前，行政管理部门应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、材质等信息，并报公司领导审批。3.经批准后，行政管理部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，并要求刻制单位严格按照公司提供的样式和规格进行制作。4.印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章取回，并进行登记备案。（二）启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，报公司领导审批。2.经批准后，行政管理部门应将印章启用的时间、范围等信息在公司内部进行公告，并通知相关部门和人员。3.印章启用后，应及时将印章的印模留存备案，以便日后核对。三、公章印信的保管（一）保管人员1.公司公章、法定代表人私章、合同专用章、财务专用章等重要印章应由专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.保管人员应与印章使用人员分离，不得由同一人兼任。（二）保管场所1.公章印信应存放于安全可靠的场所，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.保管场所应保持清洁、干燥，印章应摆放整齐，便于查找和使用。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人或带出保管场所。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员应妥善保管印章的使用记录和相关文件，以备查阅。四、公章印信的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、合同、协议等。2.法定代表人私章主要用于公司的财务报销、银行结算等。3.合同专用章主要用于公司签订的各类合同。4.财务专用章主要用于公司的财务收支、税务申报等。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、文件名称、份数等信息，并签字盖章。2.审批：《印章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，审批通过后方可使用印章。3.登记：印章保管人员应在《印章使用登记簿》上详细记录印章的使用日期、使用部门或个人、使用事项、文件名称、份数等信息，并由使用人员签字确认。4.用印：印章保管人员应按照审批后的《印章使用申请表》进行用印，并确保印章使用的位置准确、清晰。5.归还：印章使用完毕后，使用人员应及时将印章归还保管人员，并在《印章使用登记簿》上签字确认。（三）特殊情况使用1.如遇紧急情况，无法按照正常流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示公司领导同意后，先使用印章，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，应经公司法律顾问审核后，方可使用印章。五、公章印信的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章印信时，行政管理部门应填写《印章停用申请表》，报公司领导审批。2.经批准后，行政管理部门应及时将印章停用的时间、范围等信息在公司内部进行公告，并通知相关部门和人员。3.印章停用后，保管人员应将印章妥善保管，不得擅自销毁。（二）销毁1.对于需要销毁的公章印信，行政管理部门应填写《印章销毁申请表》，报公司领导审批。2.经批准后，行政管理部门应选择具有资质的销毁单位进行销毁，并要求销毁单位提供销毁证明。3.印章销毁后，行政管理部门应将销毁证明留存备案，并在《印章使用登记簿》上注明印章已销毁。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对公章印信的管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章印信的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管场所是否安全可靠等。2.公章印信的使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。3.公章印信的停用与销毁情况，包括停用与销毁手续是否完备等。（三）检查方式1.定期检查：公司行政管理部门应定期对公章印信的管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：公司行政管理部门可根据工作需要，对公章印信的管理情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，公司行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。2.对于违反公章印信管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本办法由公