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文档简介
公证承办管理办法一、总则(一)目的为加强公证承办管理,规范公证承办行为,提高公证质量,保障公证机构和公证员依法履行职责,根据《中华人民共和国公证法》等相关法律法规,制定本办法。(二)适用范围本办法适用于本公证机构内所有公证承办业务及相关管理活动。(三)基本原则1.依法原则:公证承办活动必须严格遵守国家法律法规,确保公证行为的合法性和有效性。2.公正原则:秉持公正立场,客观、公正地办理每一项公证业务,维护当事人合法权益和社会公平正义。3.高效原则:优化公证承办流程,提高工作效率,及时、准确地为当事人提供公证服务。4.保密原则:对公证事项涉及的当事人隐私和商业秘密予以严格保密,不得泄露。二、公证承办业务范围(一)民事类公证1.合同公证:包括买卖合同、租赁合同、借款合同、赠与合同、委托合同等各类民事合同公证。2.继承公证:办理法定继承、遗嘱继承等相关公证事项,确认继承人身份及遗产范围。3.遗嘱公证:对遗嘱人的遗嘱进行公证,确保遗嘱的真实性、合法性和有效性。4.财产分割公证:为当事人就共有财产分割事宜提供公证服务,明确各方权益。5.婚姻状况公证:证明当事人的结婚、离婚、未婚、丧偶等婚姻状况。6.亲属关系公证:证实当事人之间的亲属关系,如父母子女关系、兄弟姐妹关系等。7.出生公证:证明当事人的出生事实及相关信息。8.学历、学位公证:对当事人的学历、学位证书进行公证,增强其证明力。9.成绩单公证:为出国留学、求职等需求提供成绩单公证服务。10.职业资格证书公证:对各类职业资格证书进行公证,保障其在相关领域的有效性。(二)商事类公证1.公司章程公证:对公司的章程进行公证,确保章程的合法性和规范性。2.法人资格公证:证明法人的主体资格及相关事项。3.营业执照公证:对企业营业执照进行公证,用于对外经营活动等。4.招标投标公证:为各类招标投标活动提供公证服务,保证活动的公平、公正、公开。5.拍卖公证:对拍卖活动进行现场监督公证,确保拍卖程序合法、结果公正。6.提存公证:根据当事人申请,对提存物进行保管和公证,保障债务履行和资金安全。7.商标权、专利权公证:对商标权、专利权证书及相关转让、许可等行为进行公证。8.商业秘密和技术秘密公证:对涉及商业秘密和技术秘密的相关事项进行公证,提供法律保护。(三)其他类公证1.文书上的签名、印鉴公证:证明文书上签名、印鉴的真实性。2.文书的副本、影印本与原本相符公证:确保文书副本、影印本与原本内容一致。3.赋予债权文书强制执行效力公证:对符合条件的债权文书赋予强制执行效力,便于债权人依法实现债权。4.保全证据公证:对涉及知识产权、侵权行为、合同履行等方面的证据进行保全公证,确保证据的真实性、合法性和完整性。三、公证承办流程(一)申请与受理1.当事人申请:当事人向本公证机构提出公证申请,提交相关证明材料,并填写公证申请表。申请表应包括申请人基本信息、申请公证事项、证明材料清单等内容。2.受理审查:公证员对当事人提交的申请和证明材料进行初步审查。审查内容包括当事人身份是否真实、证明材料是否齐全、申请事项是否属于本机构业务范围等。符合受理条件的,予以受理,并向当事人出具受理通知书;不符合受理条件的,不予受理,并告知当事人理由。(二)调查核实1.主动调查:根据公证事项的需要,公证员可以主动进行调查核实。调查方式包括询问当事人、证人,查阅有关档案、文件,现场勘查,向有关单位或部门核实等。2.当事人补充证明材料:在调查核实过程中,如发现当事人提交的证明材料不足或存在疑问,公证员有权要求当事人补充证明材料。当事人应在规定期限内补充提交,否则可能影响公证办理结果。(三)审批1.承办人初审:公证承办人对调查核实后的情况进行综合分析,形成初步的审查意见,并填写公证审批表。2.部门负责人审核:部门负责人对承办人的初审意见进行审核,重点审查公证事项的真实性、合法性、关联性以及证明材料的充分性等。审核通过后签署意见。3.机构负责人审批:机构负责人对经过部门负责人审核的公证事项进行最终审批。对于重大、复杂的公证事项,机构负责人可以组织集体讨论后作出审批决定。审批决定应明确是否批准办理公证以及公证的内容、形式等。(四)出证1.制作公证书:经审批同意办理的公证事项,公证员按照规定的格式和内容制作公证书。公证书应准确反映公证事项的事实、证据和法律依据,语言表达清晰、准确、规范。2.校对与盖章:公证书制作完成后,由专人进行校对,确保内容无误。校对无误后,加盖本公证机构的印章,并由公证员签名或加盖签名章。3.送达公证书:公证书制作完成后,按照当事人约定的方式及时送达当事人。送达方式包括直接送达、邮寄送达等。当事人应在送达回执上签字确认收到公证书。四、公证承办人员职责(一)公证员职责1.严格遵守法律法规和职业道德规范,依法履行公证职责。2.认真审查当事人提交的证明材料,对公证事项进行全面、深入的调查核实,确保公证事项的真实性、合法性。3.根据调查核实情况,准确制作公证书,保证公证书内容真实、准确、完整、规范。4.解答当事人关于公证事项的疑问,提供专业的法律意见和建议。5.保守在公证业务中知悉的当事人隐私和商业秘密。(二)助理公证员职责1.在公证员指导下,协助办理公证业务,包括接待当事人、接收证明材料、整理档案等。2.协助公证员进行调查核实工作,如记录询问笔录、收集相关证据等。3.负责公证书的排版、校对等基础性工作,确保公证书格式规范。4.及时向公证员汇报工作进展情况,反馈工作中遇到的问题。五、公证质量保障(一)质量管理制度1.建立健全公证质量管理制度,明确质量标准和考核机制。对公证承办过程中的各个环节进行质量监控,确保公证质量符合要求。2.定期开展公证质量检查,对已办结的公证案件进行随机抽查。检查内容包括证明材料的真实性、合法性,公证程序的合规性,公证书内容的准确性等。3.对质量检查中发现的问题及时进行整改,对存在质量问题的公证员进行批评教育、培训指导或相应的责任追究。(二)质量培训与提升1.定期组织公证员参加业务培训,邀请专家学者、资深公证员等进行授课,不断更新公证员的业务知识和技能,提高业务水平。2.鼓励公证员参加学术研讨、经验交流等活动,拓宽视野,学习借鉴先进的公证理念和方法。3.建立内部业务交流平台,促进公证员之间的业务交流与合作,分享工作经验和案例,共同提高公证质量。六、公证档案管理(一)档案收集与整理1.公证承办人员在公证事项办结后,应及时将相关材料整理归档。归档材料包括公证申请表、证明材料、调查核实记录、公证书副本等。2.档案管理人员按照档案管理规定,对收集到的材料进行分类、编号、装订,确保档案材料的完整性和规范性。(二)档案保管与查阅1.设立专门的档案保管场所,配备必要的保管设备,确保档案安全。档案保管期限按照国家有关规定执行。2.严格档案查阅制度,因工作需要查阅档案的,应履行审批手续。查阅档案时,应在档案管理人员的监督下进行,不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。七、监督与检查(一)内部监督1.本公证机构设立专门的监督部门或岗位,负责对公证承办业务进行内部监督检查。监督内容包括公证程序的执行情况、公证质量、公证员职业道德等。2.定期对公证承办业务进行统计分析,及时发现存在的问题和风险隐患,并采取相应的措施加以解决。(二)外部监督1.接受司法行政机关、公证协会等相关部门的监督指导,积极配合其开展的各项检查、考核工作。2.主动接受社会监督,通过设立举报电话、邮箱等方式,广泛听取社会各界对本公证机构公证承办业务的意见和建议,及时改进工作。八、责任追究(一)过错责任认定1.公证员在承办公证业务过程中,因故意或重大过失导致公证错误,给当事人或其他利害关系人造成损失的,应当承担相应的过错责任。2.过错责任的认定主要依据公证员在承办业务过程中的行为是否违反法律法规、职业道德规范以及本机构的内部管理制度,是否存在故意隐瞒事实、虚假证明等
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