镇采购管理办法

镇采购管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织在镇域范围内采购活动的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在镇内进行的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于办公用品、设备器材、工程项目、劳务服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：除涉及商业秘密等特殊情况外，采购信息应公开透明，接受内部监督和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购活动的组织实施。其职责为：1.根据公司/组织需求，编制采购计划和采购预算。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查和采购谈判。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。其职责为：1.根据业务需要，准确填写采购申请单，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购物资或服务的验收工作，提供验收意见。（四）监督部门设立内部监督部门，对采购活动进行全过程监督。其职责为：1.监督采购政策、制度的执行情况。2.检查采购过程的合规性，对违规行为进行调查和处理。3.受理采购活动中的投诉和举报，维护采购秩序。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求部门应于每年末根据下一年度业务发展规划和工作安排，编制采购需求预测表，提交给采购部门。2.采购部门结合需求预测表，综合考虑库存情况、市场供应情况等因素，编制年度采购计划，报采购决策委员会审批。3.年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购计划，编制采购预算草案，明确各项采购项目的预算金额。2.财务部门对采购预算草案进行审核，结合公司/组织年度财务预算，提出调整意见，报采购决策委员会审批。3.经审批后的采购预算应严格执行，不得随意突破。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序重新审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。通过与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。由采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途等内容，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请单后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，报采购决策委员会审批。3.采购实施发布采购信息：根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的渠道发布采购信息，如在公司/组织内部网站、行业媒体、政府采购平台等发布招标公告、询价通知书等。供应商报名与资格审查：采购部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。采购谈判：对于需要进行谈判的采购项目，采购部门组织需求部门、技术专家等与供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。确定成交供应商：根据采购方式和评标标准，确定成交供应商。对于公开招标、邀请招标项目，按照评标委员会的评标结果确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，根据谈判情况或报价情况确定成交供应商。4.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应报法律部门审核后生效。5.合同执行与验收合同执行：采购部门跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。验收：需求部门组织相关人员对采购物资或服务进行验收，验收内容包括规格、数量、质量等方面。验收合格后，填写验收报告。对于验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供货物/服务，直至验收合格。6.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理付款结算手续。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。2.通过公开征集、推荐、招标等方式，建立供应商库。采购部门对申请入库的供应商进行资格审查，符合准入标准的供应商纳入供应商库。3.在采购项目实施过程中，根据采购需求从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。3.建立供应商考核档案，记录供应商的评价和考核情况，作为供应商管理和后续采购决策的依据。（三）供应商关系维护1.采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，不断改进采购工作。3.对于长期合作的优质供应商，建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门，对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理安排采购计划和采购时机，避免因市场价格波动等因素造成采购成本增加。2.供应商风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，要求供应商提供必要的担保或保证金。建立供应商应急管理机制，在供应商出现突发情况时，能够及时调整采购渠道，确保采购活动的正常进行。3.合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同纠纷。4.质量风险应对：加强采购物资或服务的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收要求。在验收过程中，严格按照标准进行验收，对于质量不合格的，及时要求供应商整改或退换货。5.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识。在采购活动中，严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，聘请法律顾问进行法律审查，防范法律风险。七、采购信息化管理（一）建立采购信息管理系统利用信息化技术，建立采购信息管理系统，实现采购计划、采购预算、采购申请、采购审批、采购实施、合同管理、供应商管理、验收付款等采购业务流程的信息化管理。（二）信息共享与协同采购信息管理系统应与公司/组织内部的财务系统、库存管理系统、项目管理系统等进行对接，实现信息共享和协同工作。同时，采购部门应及时将采购信息向需求部门、监督部门等相关部门公开，提高采购工作的透明度和效率。八、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进行内部审计和监督检查，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、供