单位专票管理办法

单位专票管理办法一、总则（一）目的为了加强本单位增值税专用发票（以下简称“专票”）的管理，规范专票的领购、开具、取得、保管及缴销等行为，防范税务风险，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则、《增值税专用发票使用规定》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本单位及所属各部门在经济业务活动中涉及专票的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及相关政策规定，确保专票管理工作合法、合规。2.准确规范原则：专票的开具、取得、使用等环节必须准确、规范，保证发票信息真实、完整。3.安全保密原则：加强专票的安全保管，防止发票丢失、被盗、损毁，保护发票信息安全。4.责任追究原则：对专票管理过程中出现的违规行为，依法追究相关责任人的责任。二、专票的领购管理（一）领购资格1.本单位必须是增值税一般纳税人，方可领购专票。2.财务部门应指定专人负责专票的领购工作，领购人员应具备相应的业务知识和责任心，并经过税务机关培训合格。（二）领购流程1.领购人员持税务登记证副本、IC卡、发票专用章、经办人身份证明等资料，到主管税务机关办税服务厅办理专票领购手续。2.税务机关根据本单位的发票使用情况和纳税申报情况，核定本次专票的领购数量和种类，并在发票领购簿上予以登记。3.领购人员凭发票领购簿和税务机关出具的发票领购凭证，到发票发售窗口领取专票。（三）领购数量控制1.财务部门应根据本单位的实际经营情况和发票使用量，合理确定专票的领购数量，避免发票积压或短缺。2.每次领购专票的数量一般不超过一个月的使用量，如遇特殊情况需要增加领购数量的，应提前向主管税务机关提出申请，并说明理由。（四）领购记录1.领购人员应建立专票领购台账，详细记录每次领购专票的日期、种类、数量、起止号码等信息。2.领购台账应妥善保管，保存期限为五年，以备税务机关检查。三、专票的开具管理（一）开具范围1.本单位销售货物或者提供应税劳务，应向购买方开具专票。2.属于下列情形之一的，不得开具专票：向消费者个人销售货物或者应税劳务的；销售货物或者应税劳务适用免税规定的；小规模纳税人销售货物或者应税劳务的。（二）开具要求1.开具专票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联加盖财务专用章或者发票专用章；按照增值税纳税义务的发生时间开具。3.汇总开具专票的，同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。（三）开具流程1.业务部门在签订销售合同或提供应税劳务时，应明确约定发票开具的相关事项，包括发票类型、开具时间、内容等。2.销售业务发生后，业务部门应及时将相关销售信息传递给财务部门，财务部门根据业务部门提供的信息，按照规定开具专票。3.开具专票时，开票人员应认真核对发票信息，确保发票内容准确无误。开具完成后，应将发票联和抵扣联交给购买方，并做好相关记录。（四）作废与红冲1.当月开具的专票发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。作废专票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专票（含未打印的专票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.跨月发生销货退回、开票有误等情形，需要开具红字专票的，应按照以下流程办理：购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》（以下简称《申请单》），《申请单》所对应的蓝字专用发票应经税务机关认证。经认证结果为“认证相符”并且已经抵扣增值税进项税额的，一般纳税人在填报《申请单》时不填写相对应的蓝字专用发票信息；经认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”的，一般纳税人在填报《申请单》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。主管税务机关对一般纳税人填报的《申请单》进行审核后，出具《开具红字增值税专用发票通知单》（以下简称《通知单》）。《通知单》应与《申请单》一一对应。销售方凭购买方提供的《通知单》开具红字专用发票，在防伪税控系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《通知单》一一对应。四、专票的取得管理（一）取得要求1.本单位在购买货物或者接受应税劳务时，应向销售方取得合法有效的专票。2.取得的专票应符合以下要求：发票联和抵扣联加盖财务专用章或者发票专用章；项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票开具日期、金额、税额等信息准确无误。（二）审核要点1.财务部门在收到专票后，应认真审核发票的真实性、合法性和有效性。审核内容包括：发票的格式、字体、图案、水印等是否符合规定；发票的代码、号码是否与税务机关的数据库一致；发票的开具日期是否在规定的时限内；发票的内容是否与实际交易相符；发票的印章是否清晰、齐全。2.对于不符合要求的专票，财务部门应及时与销售方联系，要求其重新开具或补充相关信息。（三）认证抵扣1.本单位取得的专票应在规定的时间内进行认证抵扣。一般纳税人应自专票开具之日起180日内到税务机关办理认证，并在认证通过的次月申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。2.财务部门应建立专票认证抵扣台账，详细记录每张专票的认证时间、抵扣金额、税额等信息。认证抵扣台账应妥善保管，保存期限为五年，以备税务机关检查。五、专票的保管管理（一）保管责任1.财务部门应指定专人负责专票的保管工作，确保专票的安全。2.保管人员应具备较强的责任心和安全意识，熟悉专票保管的相关规定。（二）保管场所1.专票应存放在安全、保密的场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.保管场所应设置专门的保险柜或文件柜，用于存放专票，并保持锁具完好。（三）保管期限1.已开具的专票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.未开具的专票应妥善保管，防止丢失、被盗、损毁。（四）盘点清查1.财务部门应定期对专票进行盘点清查，确保账实相符。盘点清查工作每年至少进行一次。2.盘点清查时，应认真核对专票的种类、数量、起止号码等信息，如发现账实不符或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、专票的缴销管理（一）缴销情形1.本单位发生下列情形之一的，应到主管税务机关办理专票缴销手续：变更、注销税务登记的；被取消一般纳税人资格的；减少领购专票种类、数量的；其他需要缴销专票的情形。2.因改版、换版、次版发票，以及发票换票证等原因，税务机关要求缴销的专票，本单位应按规定及时缴销。（二）缴销流程1.财务部门应在规定的时间内，将需要缴销的专票整理齐全，并填写《发票缴销登记表》。2.《发票缴销登记表》应包括发票种类、号码、份数、缴销原因等信息，并加盖单位公章。3.财务部门将填写好的《发票缴销登记表》及需要缴销的专票一并报送主管税务机关办税服务厅。4.主管税务机关对报送的资料进行审核，审核无误后，在《发票缴销登记表》上签字盖章，并将缴销的专票存档。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财务部门应定期对本单位专票的管理情况进行自查，发现问题及时整改。2.税务机关有权对本单位专票的领购、开具、取得、保管及缴销等情况进行检查，本单位应积极配合，如实提供相关资料。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，有下列情形之一的，由税务机关责令改正，可以处1万元以下的罚款；有违法所得的予以没收：应当开具而未开具专票，或者未按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性开具专票，或者未加盖发票专用章的；使用税控装置开具专票，未按期向主管税务机关报送开具专票的数据的；使用非税控电子器具开具专票，未将非税控电子器具使用的软件程序说明资料报主管税务机关备案，或者未按照规定保存、报送开具专票的数据的；拆本使用专票的；扩大专票使用范围的；以其他凭证代替专票使用的；跨规定区域开具专票的；未按照规定缴销专票的；未按照规定存放和保管专票的。2.有下列情形之一的，由税务机关处1万元以上5万元以下的罚款；情节严重的，处5万元以上50万元以下的罚款；有违法所得的予以没收：虚开专票的；私自印制专票的；伪造专票的；变造专票的；转借、转让、介绍他人转让专票、发票监制章和发票防伪专用品的；知道或者应当知道是私自印制、伪造、变造、非法取得或者废止的专票而受让、开具、存放、携带、邮寄、运输的。3.