公司专票管理办法

公司专票管理办法一、总则（一）目的为加强公司增值税专用发票（以下简称“专票”）管理，规范专票开具、取得、使用、保管等行为，防范税务风险，根据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则、《增值税专用发票使用规定》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司在生产经营活动中涉及专票的相关管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及相关政策规定，确保专票管理工作合法、合规。2.准确及时原则：专票的开具、取得、使用等环节应准确无误，并及时办理相关手续，保证财务数据的及时性和准确性。3.安全保密原则：加强专票保管，确保专票的安全，防止丢失、被盗、泄露等情况发生。对涉及专票的信息严格保密，不得擅自对外提供。二、专票的开具（一）开具范围1.公司销售货物或者提供应税劳务、服务，应向购买方开具专票。2.属于下列情形之一的，不得开具专票：向消费者个人销售货物、劳务、服务、无形资产或者不动产。适用免征增值税规定的应税行为。（二）开具要求1.项目齐全，与实际交易相符。包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息应准确无误填写在发票上。2.字迹清楚，不得压线、错格。3.发票联和抵扣联加盖发票专用章。4.按照增值税纳税义务的发生时间开具。（三）开具流程1.业务部门根据销售合同或协议，确认销售业务的真实性和准确性，填写《专票开具申请单》，详细注明购买方信息、货物或服务内容、金额、税额等。2.《专票开具申请单》经业务部门负责人审核签字后，提交给财务部门。3.财务部门收到《专票开具申请单》后，对其内容进行审核，重点审核销售业务的合规性、发票开具信息的准确性等。审核无误后，安排专人开具专票。4.专票开具人员按照开具要求，在防伪税控系统中准确录入相关信息，打印发票，并与《专票开具申请单》进行核对。核对无误后，在发票联和抵扣联加盖发票专用章。5.专票开具人员将开具好的专票交给业务部门，由业务部门负责送达购买方。（四）作废与红冲1.当月开具的专票发现有误的，可即时作废。作废时，应在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专票（含未打印的专票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.跨月或不符合作废条件的专票，需要开具红字专用发票的，应按以下流程办理：购买方取得专票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专票信息。销售方开具专票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专票信息。主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专票，在新系统中以销项负数开具。红字专票应与《信息表》一一对应。三、专票的取得（一）取得要求1.公司购进货物、劳务、服务、无形资产、不动产，应向销售方取得合法有效的专票。取得的专票应符合上述开具要求。2.取得专票时，应及时进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性。如发现发票存在问题，应及时与销售方联系，要求其重新开具或补正相关信息。（二）取得流程1.业务部门在采购货物、接受劳务或服务时，应与销售方明确约定开具专票事宜，并在合同或协议中注明发票类型、开具时间、送达方式等条款。2.业务人员在取得专票后，应在第一时间将发票传递给财务部门。传递时，应填写《专票交接清单》，注明发票号码、开票日期、金额、税额、购买方信息、销售方信息等内容，并签字确认。3.财务部门收到业务部门传递的专票后，按照取得要求进行审核。审核无误后，办理相关入账手续。（三）认证与抵扣1.财务部门应在规定的认证期限内（自专票开具之日起360日内），将取得的专票通过增值税发票综合服务平台进行认证。认证相符的，可作为抵扣凭证；认证不符的，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。2.对于已认证相符的专票，应在认证通过的次月申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。四、专票的使用（一）使用范围专票仅限于公司内部在增值税应税项目中使用，不得转借、转让、代开专票，不得虚开专票，不得自行扩大专票的使用范围。（二）使用登记1.公司应建立专票使用登记制度，对专票的领购、开具、取得、作废、红冲等情况进行详细登记。登记内容包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税额、业务内容、用途等。2.专票使用登记台账应定期与财务部门的发票管理系统及会计账簿进行核对，确保账账相符、账实相符。（三）与业务的匹配1.专票的开具内容应与实际发生的业务相符，不得开具与实际业务不符的专票。2.业务部门在开展业务活动时，应根据实际交易情况及时取得相应的专票，并确保专票的取得时间、内容等与业务进度相匹配。财务部门在进行账务处理时，应严格按照业务实际情况进行专票的认证、抵扣和入账，保证财务数据与业务实际的一致性。五、专票的保管（一）保管要求1.公司应设立专票保管专柜或专用库房，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门、防火设备等，确保专票的安全存放。2.专票应按照发票号码顺序存放，不得擅自堆放、折叠、损毁。3.对已开具的专票存根联和发票登记簿，应按照税务机关规定的保管期限（一般为5年）进行保管，保管期满，报经税务机关查验后销毁。（二）保管人员职责1.专票保管人员应负责专票的日常保管工作，严格遵守专票保管制度，确保专票的安全、完整。2.定期对专票的保管情况进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。3.专票保管人员不得擅自离岗，如需临时离岗，应将专票交由其他专人代为保管，并办理交接手续。（三）丢失处理1.如果发生专票丢失情况，应立即报告主管税务机关，并登报声明作废。2.同时，按照以下规定进行处理：丢失已开具专票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专票记账联复印件进行认证，认证相符的凭专票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。丢失已开具专票的抵扣联，如果丢失前已认证相符的，可使用专票发票联复印件留存备查；如果丢失前未认证的，可使用专票发票联认证，专票发票联复印件留存备查。丢失已开具专票的发票联，可将专票抵扣联作为记账凭证，专票抵扣联复印件留存备查。六、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对公司专票管理情况进行自查，检查内容包括专票的开具、取得、使用、保管等环节是否符合本办法规定，发票使用登记台账是否准确、完整等。2.审计部门应定期对专票管理情况进行审计监督，检查专票管理内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）税务检查应对1.公司应积极配合税务机关的专票检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于税务机关检查发现的问题，应及时进行整改，并按照税务机关的要求补缴税款、滞纳金，接受相应处罚。同时，分析问题产生的原因，完善专票管理制度，防止类似问题再次发生。七、罚则（一）对违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.对于未按