企业印信管理办法

企业印信管理办法一、总则（一）目的为加强公司印信管理，规范印信使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属子公司的印信管理。（三）定义1.印信：指公司正式对外使用的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。2.印信使用：指在各类文件、合同、协议、报表、信函等书面材料上加盖印信的行为。（四）基本原则1.依法依规原则：印信的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.专人负责原则：明确专人负责印信的管理，确保印信使用的安全、规范。3.审批严格原则：建立严格的印信使用审批制度，未经批准不得擅自使用印信。4.登记备案原则：对印信的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案。二、印信的刻制与启用（一）刻制1.公司因工作需要刻制印信时，由使用部门提出申请，填写《印信刻制申请表》，详细说明印信名称、用途、规格等信息。2.申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。3.公司法定代表人批准后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位刻制印信。4.刻制完成后，行政部门应及时将印信取回，并进行验收。验收内容包括印信的规格、字体、图案、材质等是否与申请要求一致，印信是否清晰、完整。（二）启用1.新刻制的印信启用前，行政部门应填写《印信启用申请表》，详细说明印信名称、启用日期、使用范围等信息。2.申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。3.公司法定代表人批准后，行政部门应发布印信启用通知，明确印信正式启用的日期、使用范围等事项。4.印信启用通知应发送至公司各部门及下属子公司，并在公司内部公告栏进行公示。三、印信的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议、报表、信函等。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关业务。5.部门章：用于本部门内部的文件、报表、信函等，不得对外使用。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印信使用申请表》，详细说明印信使用的事由、文件名称、文号、份数、使用日期等信息。2.审核：申请表经部门负责人审核，确保申请事项真实、合理、合规。对于涉及重要事项或金额较大的合同、协议等，还需经分管领导审核。3.审批：审核通过后，申请表报公司法定代表人或其授权人审批。4.用印：经审批同意后，使用部门或个人持申请表到印信保管部门办理用印手续。印信保管人员应认真核对申请表内容与拟用印文件内容是否一致，确认无误后，在文件规定位置加盖印信，并在《印信使用登记表》上进行登记。5.登记：《印信使用登记表》应详细记录印信使用的日期、事由、文件名称、文号、份数、申请人、审批人等信息。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按正常流程进行审批时，使用部门或个人可通过电话、短信等方式向公司法定代表人或其授权人报告，经同意后先进行用印，但事后应及时补办审批手续。2.涉及多部门联合发文或签订合同的，由主办部门负责填写《印信使用申请表》，并按流程进行审批。其他联合部门应在申请表上签字确认。四、印信的保管（一）保管人员1.公司应指定专人负责印信的保管，保管人员应具备责任心强、保密意识高、工作认真细致等条件。2.印信保管人员不得将印信转借他人使用，不得擅自委托他人代管印信。（二）保管地点1.印信应存放在安全可靠的地方，配备必要的保险柜、锁具等安全设施。2.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印信应存放在公司机要室或专门的印章保管室，实行双人保管制度。（三）保管要求1.印信保管人员应妥善保管印信，确保印信安全。如发现印信丢失、被盗等情况，应立即向公司报告，并采取相应的措施。2.印信保管人员应定期对印信进行检查，确保印信清晰、完整，无损坏、变形等情况。如发现印信存在问题，应及时报告公司并进行处理。3.印信保管人员应严格遵守保密制度，不得泄露印信的使用情况及相关信息。五、印信的变更与停用（一）变更1.因公司名称变更、业务调整等原因需要变更印信的，由行政部门填写《印信变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息。2.申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。3.公司法定代表人批准后，行政部门应及时办理印信变更手续，包括重新刻制印信、收回旧印信等。4.印信变更后，行政部门应发布印信变更通知，明确新印信的启用日期、使用范围等事项。（二）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用印信的，由行政部门填写《印信停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息。2.申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。3.公司法定代表人批准后，行政部门应及时收回停用印信，并进行封存。4.印信停用后，行政部门应发布印信停用通知，明确印信停用的日期、相关事项的处理方式等。六、印信的销毁（一）销毁原因1.因印信磨损、损坏、变更等原因不再使用的印信，应及时进行销毁。2.因公司名称变更、业务调整等原因停用的印信，在保存一定期限后，经公司批准可进行销毁。（二）销毁流程1.印信保管部门填写《印信销毁申请表》，详细说明印信名称、销毁原因、销毁日期等信息。2.申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。3.公司法定代表人批准后，由行政部门会同审计部门等相关人员对拟销毁印信进行清点、核对，并在《印信销毁登记表》上签字确认。4.印信销毁应采用粉碎、熔毁等方式进行，确保印信无法恢复使用。销毁过程应由专人负责监督，并在《印信销毁登记表》上记录销毁情况。5.印信销毁完成后，《印信销毁申请表》、《印信销毁登记表》等相关资料应归档保存。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对印信管理情况进行审计检查，重点检查印信的刻制、使用、保管、变更、停用、销毁等环节是否符合规定。2.审计部门在检查过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应积极配合公安机关、工商行政管理部门等相关部门的监督检查，如实提供印信管理的相关资料。2.对于相关部门提出的整改要求，公司应认真落实，及时整改到位。八、责任追究（一）违规行为1.未经批准擅自刻制、使用、变更、停用、销毁印信的。2.将印信转借他人使用或擅自委托他人代管印信的。3.因保管不善导致印信丢失、被盗、损坏的。4.违反印信使用流程，擅自加盖印信的。5.泄露印信使用情况及相关信息的。（二）责任追究1.对于违反印信管理规定的行为，公司将视情节轻