公文文稿管理办法

公文文稿管理办法一、总则（一）目的为加强公司公文文稿管理，提高公文质量和处理效率，确保公司政令畅通，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司公文文稿的起草、审核、审批、印发、归档等管理活动。（三）基本原则1.准确规范原则公文文稿应符合国家法律法规、方针政策以及行业标准，语言表达准确、逻辑严谨、格式规范。2.实事求是原则公文内容应真实反映公司实际情况，数据准确、事例详实，避免虚假陈述和夸大其词。3.精简高效原则公文应简洁明了，突出重点，注重实效，减少不必要的文字表述，提高公文处理效率。4.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强公文文稿的保密管理，防止信息泄露。二、公文种类及适用范围（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（二）各要素具体要求1.份号公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。2.密级和保密期限公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。3.紧急程度公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。5.发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。6.签发人上行文应当标注签发人姓名。7.标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。8.主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。9.正文公文的主体，用来表述公文的内容。10.附件说明公文附件的顺序号和名称。11.发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。12.成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。13.印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。14.附注公文印发传达范围等需要说明的事项。15.附件公文正文的说明、补充或者参考资料。16.抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。17.印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。18.页码公文页数顺序号。四、公文文稿起草（一）起草要求1.公文文稿起草应符合国家法律法规、方针政策以及公司相关规定，观点明确，内容完整，条理清晰，文字简洁，标点正确。2.起草公文文稿前，应深入调查研究，充分收集相关资料，进行综合分析，确保公文内容真实、准确、可行。3.涉及多个部门的公文文稿，主办部门应主动与相关部门沟通协调，共同研究起草，确保公文内容符合各部门实际情况，避免出现推诿扯皮现象。（二）起草流程1.明确起草任务根据公司工作安排和领导要求，确定公文文稿的起草任务，明确起草部门和责任人。2.收集资料起草部门和责任人应广泛收集与公文主题相关的法律法规、政策文件、行业标准、公司内部规定以及其他相关资料，为公文起草提供充分依据。3.拟定提纲在收集资料的基础上，起草人员应认真分析研究，拟定公文文稿的提纲，明确公文的结构框架、主要内容和重点表述方式。4.撰写初稿起草人员按照提纲要求，认真撰写公文文稿初稿，确保内容完整、逻辑严谨、语言通顺。5.审核修改初稿完成后，起草部门应组织内部审核，对公文的内容、格式、语言等进行全面审核，发现问题及时修改完善。审核通过后，将初稿提交给相关部门或领导进行审阅。五、公文文稿审核（一）审核原则1.合法性审核审核公文文稿是否符合国家法律法规、方针政策以及公司相关规定。2.准确性审核审核公文文稿的内容是否真实、准确，数据是否可靠，表述是否清晰。3.规范性审核审核公文文稿的格式是否规范，语言是否严谨，标点是否正确。4.完整性审核审核公文文稿的内容是否完整，是否涵盖了应涉及的事项，是否存在遗漏或片面之处。（二）审核流程1.部门初审公文文稿起草部门完成初稿后，应首先进行内部初审。初审人员应认真对照审核原则，对公文的内容、格式、语言等进行全面审核，提出修改意见，经部门负责人审核后，将初审意见反馈给起草人员进行修改。2.职能部门审核涉及特定业务领域的公文文稿，应提交公司相关职能部门进行审核。职能部门应从专业角度对公文内容进行审核，提出审核意见，反馈给起草部门进行修改完善。3.综合审核公文文稿经部门初审和职能部门审核后，提交公司综合管理部门进行综合审核。综合管理部门应从公文的整体质量、格式规范、语言表达、逻辑结构等方面进行全面审核，提出综合审核意见，反馈给起草部门进行修改。4.领导审批综合审核通过后的公文文稿，提交公司领导进行审批。公司领导应根据公文内容和实际情况，对公文文稿进行全面审查，作出审批决定。审批通过的公文文稿方可进入印发环节。六、公文文稿审批（一）审批权限1.公司重要公文文稿，由公司主要领导审批签发。2.公司一般性公文文稿，由公司分管领导审批签发。3.各部门以公司名义印发的公文文稿，经部门负责人审核后，报公司分管领导审批签发；涉及多个部门的公文文稿，经相关部门会签后，报公司分管领导审批签发。（二）审批程序1.公文文稿起草部门将审核通过的公文文稿提交给相应的审批领导。2.审批领导应认真审阅公文文稿，对公文内容、格式、语言等进行全面审查，提出审批意见。3.审批领导签署审批意见后，公文文稿方可进入印发环节。对于审批未通过的公文文稿，起草部门应根据审批意见进行修改完善，重新提交审批。七、公文文稿印发（一）印发要求1.公文文稿经审批通过后，应按照规定的格式和排版要求进行印发。2.公文印发份数应根据实际需要确定，严格控制印发范围，避免不必要的浪费。3.公文印发应确保质量，印刷清晰，装订整齐，无错页、漏页等问题。（二）印发流程1.排版校对公文文稿审批通过后，由公司综合管理部门负责排版校对工作。排版人员应按照公文格式要求，对公文内容进行排版，确保格式规范、美观。校对人员应认真核对公文内容，确保文字准确无误，标点使用正确。2.印刷装订排版校对完成后，将公文文稿交付印刷部门进行印刷装订。印刷部门应按照规定的印刷质量标准进行印刷，确保公文印刷清晰、装订整齐。3.分发归档印刷装订完成后的公文，由公司综合管理部门负责分发。分发时应按照公文的主送机关、抄送机关等进行准确分发，确保公文及时送达相关部门和人员手中。同时，应将公文文稿及相关资料进行归档保存，以备查阅。八、公文文稿归档（一）归档范围公司所有公文文稿，包括纸质公文和电子公文，均应按照规定进行归档。（二）归档要求1.归档公文文稿应齐全完整，内容准确，格式规范。2.归档公文文稿应按照年度、保管期限、文种等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。3.电子公文应按照公司电子档案管理规定进行存储和管理，确保电子公文的真实性、完整性和可读性。（三）归档流程1.公文文稿印发后，承办部门应及时将公文文稿及相关资料整理好，移交公司档案管理部门。2.档案管理部门收到承办部门移交的公文文稿后，应按照归档要求进行审核，对不符合归档要求的公文文稿，退回承办部门进行补充完善。3.审核通过后的公文文稿，档案管理部门应按照分类整理的要求进行归档，编制归档目录，并将归档情况及时反馈给承办部门。九、公文文稿保密管理（一）保密原则公文文稿涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要信息，应严格遵守国家保密法律法规，加强保密管理，确保信息安全。（二）保密措施1.严格控制公文文稿的知悉范围