公章档案管理办法

公章档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章档案的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的公章档案管理。（三）定义1.公章：指公司在对外活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。2.公章档案：指与公章的刻制、启用、使用、保管、变更、废止等相关的各类文件、资料、记录等。（四）管理原则1.依法依规原则：公章档案管理必须严格遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.专人专管原则：指定专人负责公章档案的管理，确保责任明确。3.安全保密原则：确保公章档案的安全，防止信息泄露。4.规范有序原则：公章档案的管理应按照规定的程序和流程进行，确保管理工作规范有序。二、公章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制公章的部门或机构，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息。2.《公章刻制申请表》需经部门负责人签字确认，并报公司分管领导审批。（二）刻制审批公司分管领导对《公章刻制申请表》进行审批，审批通过后，由行政部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。（三）印章备案公章刻制完成后，行政部门应及时将印章的样式、规格等信息报当地公安机关备案，并留存备案证明。（四）启用通知1.行政部门在公章备案完成后，应及时发布《公章启用通知》，明确公章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息。2.《公章启用通知》应发送至公司总部及所属各部门、各分支机构。（五）启用登记公章启用时，行政部门应进行详细的登记，登记内容包括公章名称、启用日期、启用文件编号、保管责任人等。三、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的事项。2.法定代表人章主要用于办理公司法定代表人授权的相关事项。3.合同专用章主要用于公司对外签订合同。4.财务专用章主要用于公司财务结算等相关事项。（二）使用流程1.申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事项、用途、文件名称、文号等信息。2.审批：《公章使用申请表》需经部门负责人签字确认。涉及重大事项或金额较大的合同等，需报公司分管领导审批；涉及公司核心利益或重大决策的事项，需报公司总经理审批。3.用印：经审批通过后，由公章保管责任人在《公章使用登记表》上进行登记，并按照审批要求使用公章。用印时，应确保印章清晰、端正，与文件内容一致。4.盖章后文件的留存：用印后的文件应按照公司档案管理规定进行留存，确保文件的完整性和可追溯性。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。2.未经审批，任何人不得擅自使用公章。3.公章不得外借他人使用，如有特殊情况需要外借，需经公司总经理批准，并办理相关借用手续。四、公章的保管（一）保管责任人1.公司公章由行政部门指定专人负责保管。2.法定代表人章、合同专用章、财务专用章等分别由相关部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.公章保管责任人应妥善保管公章，不得随意放置或交他人代管。3.公章保管责任人应定期对公章进行检查，确保公章的安全和完好。（三）保管交接1.公章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接时，应办理公章交接手续。2.交接时，应填写《公章交接清单》，详细记录公章的名称、数量、交接时间、交接双方等信息，并由交接双方签字确认。3.《公章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，行政部门留存一份。五、公章的变更与废止（一）变更1.因公司名称变更、法定代表人变更、经营范围变更等原因需要变更公章的，应按照本办法第二章的规定重新办理公章刻制、启用等手续。2.公章变更后，行政部门应及时发布《公章变更通知》，明确新公章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息。（二）废止1.因公司改制、合并、分立、注销等原因需要废止公章的，应按照相关法律法规和公司规定进行处理。2.公章废止后，行政部门应及时将废止的公章交当地公安机关销毁，并留存销毁证明。3.行政部门应在公司内部发布《公章废止通知》，明确公章废止的原因、日期等信息。六、公章档案的管理（一）档案内容公章档案应包括以下内容：1.公章刻制申请表、审批表、备案证明等相关文件。2.公章启用通知、登记表等相关记录。3.公章使用申请表、审批表、登记表等相关记录。4.公章保管交接清单等相关文件。5.公章变更、废止的相关文件、记录等。（二）档案整理1.行政部门应定期对公章档案进行整理，确保档案资料的完整、准确、规范。2.档案整理应按照时间顺序、类别等进行分类，便于查阅和管理。（三）档案保管1.公章档案应存放在专门的档案柜中，并指定专人负责保管。2.档案保管应确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。3.档案保管期限应按照公司档案管理规定执行，一般为长期保存。（四）档案查阅1.因工作需要查阅公章档案的，应填写《公章档案查阅申请表》，详细说明查阅的事项、目的、范围等信息。2.《公章档案查阅申请表》需经部门负责人签字确认，并报行政部门负责人审批。3.经审批通过后，由档案保管责任人按照审批要求提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人不得擅自复印、拍照、涂改、损毁公章档案资料。如需复印、拍照等，需经行政部门负责人批准。七、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对公章档案管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章档案管理制度的执行情况。2.公章的刻制、启用、使用、保管、变更、废止等环节的管理情况。3.公章档案资料的完整性、准确性、规范性等情况。（三）检查方式1.定期检查：审计部门定期对公章档案管理情况进行检查，每年至少检查一次。2.不定期抽查：审计部门不定期对公章档案管理情况进行抽查。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照《整改通知书》的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给审计部门。八、责任追究（一）责任界定1.因公章保管不善、使用不当等原因导致公司利益受损的，由公章保管责任人、使用人承担相应的责任。2.因违反本办法规定，擅自刻制、使用、变更、废止公章等行为，给公司造成损失的，由相关责任人承担相应的法律责任。（二）追究方式1