采购款管理办法

采购款管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购款的管理，规范采购付款流程，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有采购业务涉及的采购款支付管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购款的支付必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：确保采购款支付的金额、对象、时间等信息准确无误。3.及时性原则：按照合同约定及时支付采购款，维护公司良好信誉。4.预算控制原则：采购款支付应严格控制在预算范围内，不得超预算支付。5.审批监督原则：建立健全审批流程，加强对采购款支付的监督管理。二、采购款支付流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计到货时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求真实合理，并符合部门预算安排。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部门后，采购人员对采购申请进行初步审核，核实采购物品或服务的市场供应情况、价格合理性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行市场调研、招标或询价，选择合适的供应商，并形成采购报告。3.采购报告连同采购申请表一并提交至公司管理层进行审批。审批流程根据公司规定的审批权限执行，一般采购项目由分管领导审批，重大采购项目需经总经理办公会或董事会审议通过。（三）合同签订1.经审批通过的采购申请，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同签订前，需由公司法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规，避免潜在的法律风险。3.合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等，以便各部门及时了解合同内容，做好后续工作。（四）到货验收1.采购物品或服务到货前，采购部门应提前通知使用部门做好验收准备工作。2.使用部门按照采购合同约定的质量标准和验收要求，对到货的物品或服务进行验收。验收合格后，填写验收单，并由验收人员签字确认。3.如发现到货物品或服务存在质量问题、数量短缺等情况，使用部门应及时与采购部门沟通，采购部门负责与供应商协商解决，并督促供应商采取相应的补救措施。（五）发票审核1.供应商根据采购合同约定开具发票后，应及时提交给采购部门。采购部门收到发票后，对发票的真实性、合法性、完整性进行审核。2.发票审核内容包括发票开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等是否与采购合同及实际交易情况一致，发票是否加盖发票专用章等。3.对于不符合要求的发票，采购部门应及时通知供应商进行更换或更正。（六）付款申请1.采购部门在完成发票审核、到货验收等工作后，根据采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请表。付款申请表应注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款事由等信息，并附上发票、验收单等相关凭证。2.付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。（七）财务审核1.财务部门收到付款申请表后，对付款申请进行财务审核。审核内容包括采购合同执行情况、发票合规性、资金预算安排、付款金额准确性等。2.财务部门根据审核结果，在付款申请表上签署审核意见。如审核通过，财务部门将付款申请提交至相应的审批人进行审批；如审核不通过，财务部门应及时通知采购部门说明原因，并要求采购部门进行整改。（八）付款审批1.付款申请按照公司规定的审批权限进行审批。一般情况下，付款金额在一定额度以下的由分管领导审批，超过一定额度的需经总经理或董事长审批。2.审批人应认真审核付款申请，确保付款事项符合公司规定和相关流程要求。如审批人对付款申请有疑问或异议，应及时与相关部门沟通核实。（九）款项支付1.经审批通过的付款申请，财务部门按照公司资金管理规定和银行结算制度，及时安排款项支付。2.款项支付方式根据合同约定和实际情况选择，如支票、汇票、电汇、网上银行支付等。在支付款项时，财务部门应确保支付信息准确无误，避免支付错误或延误。3.款项支付后，财务部门应及时登记入账，并将付款凭证复印件分发给采购部门等相关部门，以便各部门进行账务核对和档案管理。三、采购款支付方式及结算周期（一）支付方式1.支票支付：适用于同城交易，具有支付方便、安全性较高等特点。采购部门应在支票上填写清楚收款单位名称、金额、用途等信息，并确保支票的有效性和真实性。2.汇票支付：包括银行汇票和商业汇票。银行汇票适用于同城或异地结算，具有结算速度快、信誉度高的优点；商业汇票分为商业承兑汇票和银行承兑汇票，商业承兑汇票由付款人承兑，银行承兑汇票由银行承兑，具有一定的信用风险。在使用汇票支付时，采购部门应按照银行规定办理相关手续。3.电汇支付：适用于异地结算，具有结算速度快、手续简便等特点。采购部门应准确填写收款单位开户银行名称、账号、开户行地址等信息，确保电汇款项及时到账。4.网上银行支付：随着信息技术的发展，网上银行支付已成为一种便捷、高效的支付方式。采购部门应按照公司网上银行操作流程进行支付操作，确保支付安全。（二）结算周期1.采购款的结算周期应根据采购合同约定执行。一般情况下，结算周期分为货到付款、月结、季结等。2.货到付款：即供应商将货物送达并经公司验收合格后，公司立即支付采购款。这种结算方式适用于金额较小、交货期较短的采购项目。3.月结：即供应商每月定期向公司提供发票，公司在收到发票并审核无误后的一定期限内支付上月采购款。月结期限一般为30天或45天等，具体根据双方协商确定。4.季结：即供应商每季度向公司提供发票，公司在收到发票并审核无误后的一定期限内支付上季度采购款。季结期限一般为60天或90天等，具体根据双方协商确定。四、采购款预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度业务计划和采购需求，编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购物品或服务的名称、规格、数量、预计价格、采购时间等信息，并按照公司预算编制要求进行分类汇总。2.采购部门负责对各部门提交的采购预算进行审核和汇总，结合公司整体预算安排，编制公司年度采购预算草案。3.公司年度采购预算草案经公司管理层审核通过后，报董事会审议批准。批准后的采购预算作为公司年度采购工作的依据，各部门应严格按照预算执行。（二）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购项目在预算范围内进行。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整金额、调整项目等信息，并按照公司预算调整流程进行审批。预算调整申请表经审批通过后，采购部门方可执行调整后的采购预算。（三）预算监控1.财务部门负责对采购款预算执行情况进行监控，定期统计采购款支出情况，并与预算进行对比分析。2.如发现采购款支出超出预算或预算执行进度缓慢等情况，财务部门应及时通知采购部门说明原因，并督促采购部门采取措施加以控制。3.采购部门应定期向公司管理层汇报采购款预算执行情况，接受公司管理层的监督和检查。五、采购款支付的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购款支付情况进行审计监督，检查采购款支付流程是否合规、审批手续是否齐全、支付金额是否准确等。2.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.财务部门负责对采购款支付进行日常财务监督，审核付款申请的财务合规性，确保采购款支付符合公司财务制度和相关法律法规要求。2.财务部门应定期对采购款支付情况进行财务分析，及时发现和解决财务管理中存在的问题，提高资金使用效益。（三）采购部门自查1.采购部门应定期对本部门的采购款支付工作进行自查，检查采购合同执行情况、付款申请审批情况、发票管理情况等。2.采购部门应及时发现和纠正采购款支付工作中存在的问题，不断完善采购款支付管理流程，提高工作质量和效率。六、采购款支付的风险防范与控制（一）合同风险防范1.在签订采购合同前，应严格审查供应商的资质、信誉、财务状况等，确保供应商具备履行合同的能力。2.合同条款应明确、具体、合法，避免模糊不清或存在歧义的条款。特别是付款方式、结算周期、质量标准、违约责任等条款应详细约定，以保障公司的合法权益。3.加强合同执行过程中的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。（二）发票风险防范1.加强对发票的审核管理，确保取得的发票真实、合法、有效。对于不符合要求的发票，坚决不予接收，并及时要求供应商更换或更正。2.建立发票登记台账，详细记录发票的取得时间、发票号码、开票单位、金额、用途等信息，便于发票的查询和管理。3.加强对发票开具和取得的内部控制，防止虚开发票、假发票等违法行为的发生。（三）资金风险防范1.合理安排资金，确保采购款支付有足够的资金保障。避免因资金短缺导致逾期付款或影响公司正常运营。2.加强资金预算管理，严格控制采购款支出，防止超预算支付。对于重大采购项目，应提前做好资金筹集和安排。3.关注供应商的资金状况和信用风险，如发现供应商存在经营困难、财务危机等情况，应及时调整付款策略，防范资金风险。（四）内部控制风险防范1.建立健全采购款支付内部控制制度，明确各部门和岗位的职责权限，规范采购款支付流程。2.加强对采购款支付相关人员的培训和教育，提高其业务素质和风险意识，确保其严