医院档案管理办法

医院档案管理办法一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于医院各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、行政管理等活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本办法所称档案，是指医院在医疗、教学、科研、行政管理等各项活动中直接形成的，对医院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：医院档案工作实行集中统一管理，由医院档案管理部门归口负责，各科室、部门设兼职档案员，负责本科室、部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集医院在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确规范，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门医院设立档案管理部门，负责全院档案的集中统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理的规章制度，并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范有序。3.建立健全医院档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案的开发利用工作，编制档案检索工具，积极为医院各项工作提供档案信息服务。7.对各科室、部门的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案人员的业务素质。（二）兼职档案员各科室、部门设立兼职档案员，负责本科室、部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。其主要职责包括：1.宣传和贯彻执行医院档案管理的规章制度，负责本科室、部门档案工作的日常管理。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本科室、部门在各项活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。3.对收集到的文件材料进行初步分类、整理，定期移交医院档案管理部门。4.协助医院档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括医院党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类：医院行政部门的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。3.医疗业务类：医疗科室的病历、医嘱单、检查检验报告、手术记录、护理记录、医疗统计报表等。4.教学科研类：教学计划、教学大纲、教案、讲稿、学生实习资料、科研项目申报书、研究成果、学术论文等。5.其他类：医院与外部单位签订的合同、协议、捐赠协议、荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各科室、部门应明确专人负责档案的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体优良，符合档案保存要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。4.兼职档案员应定期将收集到的文件材料进行整理，及时移交医院档案管理部门。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、其他类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目。2.编号：对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应科学、规范、便于记忆和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于检索和利用。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整、裱糊和装订，使其整齐美观，便于保管。四、档案的保管与保护（一）保管场所医院应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经允许不得进入库房。（三）保护措施1.防火：档案库房应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。严禁在库房内吸烟和使用明火，对易燃、易爆物品应远离档案库房存放。2.防潮：采取防潮措施，如安装除湿设备、密封档案柜等，防止档案受潮发霉。3.防虫：定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施，如放置防虫药品、清理库房卫生等。4.防盗：加强档案库房的安全防范措施，安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。5.防光：档案库房应避免阳光直射，窗户应安装窗帘或遮阳设施，防止档案因光线照射而褪色、老化。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，根据档案的形成时间、内容、来源、价值等因素，综合分析判断档案的保存价值。（二）鉴定组织医院成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定标准1.重要的、具有长期保存价值的档案应永久保存。2.一般的、在一定时期内具有查考利用价值的档案应保存一定期限，期限分为30年、10年等。3.失去保存价值的档案可予以销毁。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限或销毁意见。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经医院主管领导批准后实施销毁。（五）销毁要求1.销毁档案应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。2.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。六、档案的利用与统计（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为医院各项工作提供服务。（二）利用方式1.查阅：医院内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人和医院主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制件，复制件应加盖档案管理部门印章，注明出处。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、档案编号等信息，以便于统计和查询。（四）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，向上级主管部门报送档案统计报表，并为医院档案管理工作提供决策依据。七、电子档案管理（一）电子档案定义电子档案是指医院在医疗、教学、科研、行政管理等活动中形成的，以数字代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）电子档案管理要求1.电子档案的形成、积累、整理、归档应与纸质档案同步进行，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应采用通用格式进行存储，如PDF、TIFF等，确保电子档案的可读性和长期保存。3.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、存储、检索、利用等管理，实现电子档案的信息化管理。4.定期对电子档案进行备份，备份数据应