结算章管理办法

结算章管理办法一、总则（一）目的为加强公司结算章的管理，规范结算章的使用行为，防范结算风险，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属各单位在办理各类经济业务结算过程中涉及结算章的使用与管理。（三）定义本办法所称结算章，是指公司在办理款项收付结算等业务时使用的，具有法律效力的印章。（四）管理原则结算章的管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。二、管理职责（一）公司管理层职责1.负责审批结算章的刻制、变更、废止等事项。2.监督结算章管理办法的执行情况，对违规使用结算章的行为进行处理。（二）财务部门职责1.负责结算章的统一保管，并建立结算章使用台账。2.按照本办法规定的流程审核结算章的使用申请，确保使用合规。3.定期对结算章的使用情况进行检查和统计分析。（三）业务部门职责1.根据业务需要，填写结算章使用申请表，并提交相关证明材料。2.负责本部门使用结算章所涉及业务的真实性、准确性和合法性。3.按照财务部门审核通过的申请使用结算章，并在使用后及时归还。三、结算章的刻制、变更与废止（一）刻制1.因业务发展需要刻制结算章时，由使用部门提出书面申请，详细说明刻制原因、用途、样式等，经财务部门审核后，报公司管理层审批。2.审批通过后，由财务部门统一安排刻制，刻制的结算章必须符合国家法律法规及行业标准要求。3.新刻制的结算章启用前，财务部门应进行印模备案，并将印模分发给相关部门及人员。（二）变更1.结算章的名称、样式、使用范围等发生变更时，使用部门应及时填写结算章变更申请表，说明变更事项及原因，经财务部门审核后，报公司管理层审批。2.审批通过后，财务部门负责办理相关变更手续，并重新进行印模备案和分发。（三）废止1.结算章因机构撤销、业务调整、印章损坏等原因需要废止时，使用部门应填写结算章废止申请表，详细说明废止原因，经财务部门审核后，报公司管理层审批。2.审批通过后，财务部门负责收回废止的结算章，并进行妥善保管或按规定销毁。3.结算章废止后，原使用部门应停止使用该印章，并及时将相关业务印章使用情况告知财务部门。四、结算章的使用（一）使用范围结算章仅限于在办理与公司经济业务相关的款项收付结算、票据背书、合同签署等业务时使用，不得用于其他任何非经济业务事项。（二）使用流程1.业务部门根据业务需要使用结算章时，应填写结算章使用申请表，详细注明使用日期、业务内容、金额、对方单位名称等信息，并附上相关业务证明材料。2.申请表经业务部门负责人签字确认后，提交财务部门审核。财务部门应重点审核业务的真实性、合法性以及申请表填写的完整性，审核通过后在申请表上签署意见。3.财务部门审核通过的申请表报公司管理层审批（根据公司规定确定审批层级）。4.审批通过后，业务部门凭审批通过的申请表到财务部门领取结算章，并在指定地点使用。使用完毕后，应立即将结算章归还财务部门。5.财务部门在结算章使用后，应及时在结算章使用台账上进行登记，记录使用日期、业务内容、金额、对方单位名称、使用人等信息。（三）使用要求1.结算章必须由专人使用，使用人应熟悉相关业务流程和规定，严格按照审批后的申请表内容使用结算章，不得擅自更改使用内容和范围。2.使用结算章时，应确保印章清晰、端正，不得在空白纸张、空白合同、空白票据等上预先加盖结算章。3.涉及多页的结算文件，应逐页加盖结算章，并确保骑缝章完整、清晰。4.使用结算章的业务文件应妥善保管，作为公司经济业务往来的重要凭证，按照公司档案管理规定进行归档保存。五、结算章的保管（一）保管方式结算章由财务部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。（二）保管地点结算章应存放在专门的保险柜或安全可靠的保管设施内，存放地点应具备防火、防盗、防潮等条件。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将结算章转借他人使用或带出保管地点。2.非工作时间，结算章应存放在保险柜内并上锁，钥匙由保管人员妥善保管。3.保管人员应定期对结算章的保管情况进行检查，如发现印章损坏、丢失等情况，应立即报告财务部门负责人，并采取相应的措施进行处理。六、监督检查与违规处理（一）监督检查1.财务部门应定期对结算章的使用情况进行检查，检查内容包括使用申请表的填写是否规范、审批流程是否完整、使用记录是否准确等。2.公司内部审计部门应不定期对结算章的管理情况进行审计监督，重点检查结算章的保管、使用是否符合本办法规定，是否存在违规使用印章的行为。3.对于检查和审计中发现的问题，相关部门应及时进行整改，并将整改情况报告公司管理层。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用结算章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、责令改正、解除劳动合同等。2.因违规使用结算章给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。3.对在结算章管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励