北京合同管理办法

北京合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同的内容应当公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责制定和完善公司合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作，审核重大合同，参与合同纠纷的处理。2.各部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等工作，定期向合同管理部门报送合同签订、履行情况。3.法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和服务，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等法律事务。4.财务部门负责对合同的资金收付进行审核和监督，确保合同资金的安全。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同承办部门应当根据合同内容和业务需求，指定专人负责合同的起草工作。2.合同起草人应当对合同涉及的事项进行充分的调查研究，收集相关资料，确保合同条款的真实性、准确性和完整性。3.合同起草人应当参照国家法律法规、行业标准和公司示范文本，结合实际情况，拟定合同条款。合同条款应当明确、具体、清晰，避免模糊不清、歧义或矛盾的表述。（二）合同的审核1.合同承办部门应当将起草好的合同提交本部门负责人审核。部门负责人应当对合同的内容进行全面审查，重点审查合同的合法性、合规性、合理性和可行性，提出审核意见。2.合同承办部门应当将经本部门负责人审核后的合同提交合同管理部门审核。合同管理部门应当对合同的格式、条款、内容等进行审核，重点审查合同的风险防范措施是否到位，提出审核意见。3.合同承办部门应当将经合同管理部门审核后的合同提交法务部门审核。法务部门应当对合同的合法性进行审查，重点审查合同的条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，提出审核意见。4.合同承办部门应当将经法务部门审核后的合同提交公司领导审批。公司领导应当根据合同的性质、金额、风险等因素，对合同进行审批，决定是否签订合同。（三）合同的签订1.合同经公司领导审批同意后，合同承办部门应当与合同对方当事人签订合同。签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，不得使用未经公司审核的自制合同文本。2.签订合同应当由法定代表人或其授权的代理人签字，并加盖公司公章或合同专用章。授权代理人签订合同的，应当出具法定代表人的授权委托书。3.合同签订后，合同承办部门应当及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则合同双方应当按照合同约定的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式等，全面履行自己的义务。2.协作履行原则合同双方应当相互协作，共同完成合同约定的义务。一方履行合同义务时，对方应当给予必要的协助。3.经济合理原则合同双方应当在履行合同过程中，遵循经济合理的原则，节约成本，提高效益。（二）合同履行的跟踪与监督1.合同承办部门应当建立合同履行台账，对合同的履行情况进行跟踪记录，及时掌握合同履行进度。2.合同承办部门应当定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时解决。对于重大合同，应当实行重点跟踪和监督。3.合同管理部门应当定期对各部门合同履行情况进行检查和通报，对合同履行不力的部门进行督促和指导。（三）合同履行中的变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应当及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面协议。变更协议作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。2.合同履行过程中，如需解除合同，合同承办部门应当及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面协议。解除协议应当明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。3.合同变更或解除后，合同承办部门应当及时将变更或解除协议送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同的归档与保管（一）合同归档的范围公司签订的各类合同及其相关资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、授权委托书、往来信函、会议纪要等，均属于合同归档的范围。（二）合同归档的要求1.合同承办部门应当在合同签订后[X]个工作日内，将合同及相关资料整理齐全，移交公司档案管理部门归档。2.合同归档应当按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类整理，编制目录，装订成册，确保档案的完整性和规范性。3.合同档案应当妥善保管，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。档案管理人员应当定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）合同保管的期限合同保管期限根据合同的性质、重要程度、涉及金额等因素确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为[X]年，适用于金额较小、业务简单、风险较低的合同。2.中期保管期限为[X]年，适用于金额较大、业务较复杂、风险较高的合同。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的合同。五、合同纠纷的处理（一）合同纠纷的预防1.合同承办部门应当加强对合同签订、履行过程的管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.合同管理部门应当定期对合同进行审查和分析，及时发现合同中存在的问题和风险，提出防范措施和建议。3.法务部门应当加强对合同的合法性审查，为合同签订、履行提供法律咨询和服务，预防合同纠纷的发生。（二）合同纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，合同承办部门应当及时与合同对方当事人沟通协商，了解纠纷原因，寻求解决方案。2.如协商不成，合同承办部门应当及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应当会同法务部门对合同纠纷进行分析研究，制定处理方案。3.根据处理方案，合同承办部门应当与合同对方当事人进行谈判、调解或仲裁、诉讼等活动。在处理合同纠纷过程中，应当及时收集、整理相关证据，维护公司的合法权益。4.合同纠纷处理结束后，合同承办部门应当及时将处理结果报告合同管理部门和公司领导，并将相关资料归档保存。六、合同管理的信息化建设（一）信息化建设的目标建立公司合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化、科学化，提高合同管理效率和水平，防范合同风险。（二）信息化建设的内容1.建立合同管理数据库将公司签订的各类合同及其相关资料录入数据库，实现合同信息的集中管理和共享。2.开发合同管理软件利用信息技术，开发合同管理软件，实现合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等环节的信息化管理。3.建立合同预警机制通过合同管理软件，对合同履行期限、付款期限、风险等级等进行实时监控，及时发出预警信息，提醒相关人员采取措施防范风险。（三）信息化建设的实施1.成立信息化建设领导小组由公司领导担任组长，合同管理部门、法务部门、财务部门、信息技术部门等相关部门负责人为成员，负责信息化建设的组织领导和协调工作。2.制定信息化建设方案根据公司合同管理的实际需求和信息化建设的目标，制定详细的信息化