分局采购管理办法

分局采购管理办法一、总则（一）目的为加强分局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于分局各部门及所属单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开公平公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得有欺诈、串通等违法行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构分局成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由分局领导、相关部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门分局设立采购办公室，作为采购活动的执行部门。采购办公室负责具体组织实施采购活动，其主要职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.制定采购文件，组织采购评审。3.签订采购合同，跟踪合同执行情况。4.整理采购档案，进行采购统计和分析。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，配合采购办公室做好采购合同的签订和验收工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量等要求。2.对采购文件进行审核，提出修改意见。3.参与采购评审活动，提供专业技术支持。4.负责采购项目的验收工作，出具验收报告。（四）监督部门分局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违法违规行为。其主要职责包括：1.制定采购监督制度，明确监督内容和程序。2.对采购活动的合法性、合规性进行监督检查。3.受理供应商的投诉举报，及时进行调查处理。4.对违法违规的采购行为提出处理建议，追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算应按照分局财务预算编制的要求和程序进行编制，经分局财务部门审核后，报采购领导小组审定。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照原预算编制程序进行申报和审批。（三）预算监督1.分局财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.采购办公室应配合财务部门做好采购预算的执行监督工作，及时反馈预算执行中的问题。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。（二）采购审批1.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购办公室。2.采购办公室对采购申请进行初审，审核通过后报采购领导小组审批。3.采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购文件编制1.采购办公室根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购评审标准、采购合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（四）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购办公室应在规定的媒体上发布采购公告或采购邀请书。2.采购公告或采购邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格条件、获取采购文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等内容。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应在规定的时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。2.采购办公室对报名供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。（六）采购评审1.采购办公室组织采购评审活动，按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。2.采购评审活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保评审结果的客观性和公正性。3.采购评审过程中，评审委员会成员应严格遵守评审纪律，不得泄露评审情况和供应商的商业秘密。（七）中标（成交）供应商确定1.采购办公室根据评审委员会的评审结果，确定中标（成交）供应商，并发布中标（成交）公告。2.中标（成交）公告应包括采购项目的名称、编号、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的等内容。（八）采购合同签订1.采购办公室与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（九）采购验收1.需求部门负责采购项目的验收工作，应按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并报采购办公室备案。3.对验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货物。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购办公室与中标（成交）供应商签订。2.采购合同签订前，采购办公室应将合同草案报采购领导小组审核。审核通过后，方可签订合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。2.采购办公室应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.需求部门应配合采购办公室做好合同履行工作，提供必要的协助和支持。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如需变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，双方应按照合同约定和相关法律法规的规定办理解除手续。（四）合同纠纷处理1.双方在合同履行过程中发生纠纷的，应首先通过协商解决。2.协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、采购档案管理（一）档案收集采购办公室应在采购活动结束后，及时收集整理采购项目的相关文件资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评审报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理采购办公室应对收集到的文件资料进行分类整理，编制目录，装订成册，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购办公室应指定专人负责采购档案的保管工作，建立采购档案保管制度，确保档案资料的安全和保密。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.分局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，定期对采购项目进行检查。2.采购办公室应定期向采购领导小组报告采购工作情况，接受采购领导小组的监督检查。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计等部门的监督检查。2.采购办公室应积极配合财政、审计等部门的监督检查工作，如实提供相关资料和情况。九、责任追究（一）对采购人的责任追究采购人有下列情形之一的，由分局纪检监察部门责令改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）对采购代理机构的责任追究采购代理机构有下列情形之一的，由分局纪检监察部门责令限期改正，给予警告；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，暂停其政府采购代理资格，直至取消其代理资格；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。4.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。5.拒绝有关部门依法实施监督检查的。6.与采购人、供应商恶意串通的。（三）对供应商的责任追究供应商有下列情形之一的，由分局纪检监察部门列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加分局的采购活动，并予以通报；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的