出纳凭证管理办法

出纳凭证管理办法一、总则（一）目的为了加强公司出纳凭证的管理，规范出纳工作流程，保证会计信息的真实性、完整性和准确性，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门的出纳凭证管理工作。（三）定义1.出纳凭证：是指公司在经济业务发生或完成时，由出纳人员填制或取得的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的书面证明，包括原始凭证和记账凭证。2.原始凭证：是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始依据，如发票、收据、报销单等。3.记账凭证：是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的会计凭证。（四）管理原则1.合法性原则：出纳凭证的填制和管理应符合国家法律法规及公司财务管理制度的规定。2.真实性原则：出纳凭证应如实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。3.完整性原则：出纳凭证应具备的各项内容必须齐全，不得遗漏。4.准确性原则：出纳凭证的填制应数字准确、摘要清楚、分录正确。5.及时性原则：出纳凭证应在经济业务发生或完成后及时填制和传递，不得积压。二、原始凭证管理（一）原始凭证的种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。2.收据：包括收款收据、付款收据等。3.报销单：如差旅费报销单、费用报销单等。4.其他原始凭证：如借款单、支票存根、银行对账单等。（二）原始凭证的填制要求1.内容真实：原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。2.项目齐全：原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。3.手续完备：单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。4.书写清楚、规范：原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“—”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有分的，不写“整”或“正”字。5.连续编号：各种原始凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、收据等，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。6.不得涂改、刮擦、挖补：原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。（三）原始凭证的审核1.真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证日期、业务内容、数据是否真实等。2.合法性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家法律法规及公司财务管理制度的规定，是否有违法乱纪等行为。3.合理性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。4.完整性审核：审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。5.正确性审核：审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确，大小写金额是否一致，数字和文字的书写是否清晰，有无刮擦、涂改和挖补等情况。6.及时性审核：审核原始凭证的填制日期是否及时，是否在经济业务发生或完成后及时填制，以保证会计信息的及时性。经审核无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告；对于记载不准确、不完整的原始凭证，应予以退回，并要求经办人员按照国家统一的会计制度的规定进行更正、补充。（四）原始凭证的传递与保管1.传递原始凭证应按照规定的传递程序及时传递，确保会计信息的及时处理。出纳人员收到原始凭证后，应及时进行审核，并根据审核结果进行相应的处理。对于符合要求的原始凭证，应及时传递给会计人员进行记账；对于不符合要求的原始凭证，应及时退回经办人员进行更正或补充。会计人员收到出纳人员传递过来的原始凭证后，应按照会计核算的要求进行编制记账凭证，并及时登记账簿。2.保管原始凭证应按照国家档案管理的有关规定进行妥善保管，确保其安全、完整。出纳人员应设置专门的原始凭证保管箱或保险柜，对原始凭证进行分类存放，并建立相应的登记制度，记录原始凭证的名称、日期、来源、金额等信息。原始凭证的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为15年。保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。对于重要的原始凭证，如涉及重大经济业务的合同、协议等，应进行永久保管。三、记账凭证管理（一）记账凭证的编制要求1.日期填写：记账凭证的日期一般应填写经济业务发生的日期；如果在经济业务发生的当日未能及时填制记账凭证，也可以按实际填制记账凭证的日期填写。2.摘要填写：摘要应简明扼要地说明经济业务的内容，能够准确反映经济业务的性质和特征，便于登记账簿和查阅凭证。3.会计科目填写：会计科目应按照国家统一的会计制度的规定和企业的实际情况进行填写，确保会计分录的正确性。会计科目应填写全称，不得简化或使用代号。4.金额填写：记账凭证的金额应与原始凭证的金额一致，借贷方金额必须平衡。金额数字的填写应规范，与原始凭证保持一致。5.编号填写：记账凭证应按照顺序编号，不得跳号、重号。编号应连续、清晰，便于查找和核对。6.附件张数填写：记账凭证应注明所附原始凭证的张数，以便于核对和查阅。附件张数应按原始凭证的自然张数计算，原始凭证汇总表应计算在附件张数之内。（二）记账凭证的审核1.内容是否真实：审核记账凭证所记录的经济业务是否与原始凭证相符，摘要是否准确反映经济业务的内容。2.项目是否齐全：审核记账凭证的各项要素是否齐全，如日期、编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等。3.科目是否正确：审核记账凭证所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定，是否与经济业务的性质和内容相符。4.金额是否正确：审核记账凭证的借贷方金额是否平衡，与原始凭证的金额是否一致。5.书写是否规范：审核记账凭证的书写是否清晰、工整，数字是否准确，摘要是否简明扼要。经审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。对于审核中发现的问题，应及时与相关人员沟通，进行更正或补充。（三）记账凭证的装订与保管1.装订记账凭证应定期进行装订，一般每月装订一次。装订前应将记账凭证按编号顺序整理整齐，检查凭证的附件是否齐全。装订时应使用专用的记账凭证封面和封底，将记账凭证连同附件一起装订成册。装订应牢固、整齐，不得有掉页、缺号等情况。在记账凭证封面上应注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容，并由装订人员在封面上签名或盖章。2.保管记账凭证应按照国家档案管理的有关规定进行妥善保管，确保其安全、完整。记账凭证应存放在专门的档案柜中，按照年份、月份顺序排列，便于查找和查阅。记账凭证的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为30年。保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。对于重要的记账凭证，如涉及重大经济决策的记账凭证等，应进行永久保管。四、出纳凭证的销毁（一）销毁条件1.出纳凭证保管期满，且该凭证所涉及的经济业务已经结清，不再需要继续保存。2.出纳凭证因自然灾害、意外事故等原因造成损坏或遗失，无法继续保存。（二）销毁程序1.由出纳人员提出销毁申请，填写《出纳凭证销毁申请表》，详细说明拟销毁凭证的名称、年份、月份、数量、销毁原因等内容，并经财务负责人审核签字。2.财务负责人审核通过后，报公司主管领导审批。主管领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁出纳凭证时，应由财务部门、审计部门等相关人员共同监销，确保销毁过程的合规性和真实性。监销人员应在《出纳凭证销毁清册》上签字确认。4.《出纳凭证销毁申请表》、《出纳凭证销毁清册》等相关资料应作为会计档案永久保存。五、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对出纳凭证的管理情况进行检查，确保凭证的填制、审核、传递、保管等环节符合本办法的规定。2.财务部门应建立健全内部审计制度，对出纳凭证的管理进行定期审计