北京市会议费管理制度

北京市会议费管理制度一、制度背景

随着我国经济的快速发展，各类会议活动日益增多。为加强会议费管理，规范会议开支，提高会议效率，根据《中华人民共和国预算法》和《国务院关于厉行节约反对浪费的意见》等法律法规，结合北京市实际情况，特制定本制度。本制度旨在确保会议经费使用合理、透明，防止浪费，促进会议活动的健康发展。

二、制度适用范围

本制度适用于北京市各级国家机关、事业单位、社会团体和其他使用财政资金的单位举办的各类会议。包括但不限于：

1.行政会议：政府部门、事业单位、社会团体等举办的行政决策、业务协调、工作部署等会议。

2.专业会议：学术研讨会、行业交流会、技术培训等会议。

3.节庆活动：庆祝活动、表彰大会、纪念活动等。

4.外事活动：接待外宾、国际会议、国际合作等。

5.其他会议：经批准的其他会议活动。

所有举办会议的单位和个人，均应遵守本制度的规定，确保会议经费使用的合规性。

三、会议费用预算与审批

会议费用预算应严格按照会议规模、内容、目的和经费预算标准进行编制。具体要求如下：

1.预算编制：会议组织者应根据会议性质、参会人数、会议天数等因素，合理编制会议费用预算，包括但不限于住宿费、伙食费、交通费、场地费、资料费、礼品费等。

2.预算审批：预算编制完成后，应提交给单位财务部门进行审核。财务部门应严格按照预算标准进行审核，确保预算的合理性和合规性。

3.审批程序：会议费用预算经财务部门审核通过后，由单位负责人或其授权的负责人审批。审批通过的预算作为会议经费的依据。

4.预算调整：在会议筹备过程中，如遇特殊情况需调整预算，应重新编制预算，并按照原审批程序进行审批。

5.预算执行：会议组织者应严格按照批准的预算执行会议经费，不得超支。如有超支，需及时报告并说明原因，经批准后方可使用。

6.预算决算：会议结束后，组织者应编制会议费用决算报告，包括实际支出与预算的差异分析，并提交给财务部门审核。

四、会议费用报销流程

会议费用报销应遵循以下流程：

1.费用发生：会议结束后，参会人员应将会议费用发票及相关凭证整理齐全。

2.报销申请：参会人员或会议组织者根据实际发生的费用，填写会议费用报销申请表，并附上发票、交通票据、住宿证明等相关凭证。

3.初步审核：部门负责人或其授权人员对报销申请进行初步审核，确保费用合理、凭证齐全。

4.财务审核：财务部门对报销申请进行财务审核，核对费用金额、报销标准和相关政策。

5.领导审批：财务审核通过后，报销申请需提交给单位负责人或其授权的负责人审批。

6.支付结算：审批通过的报销申请，财务部门应及时办理支付手续，将报销款项支付给参会人员或会议组织者。

7.报销记录：财务部门应将报销信息录入财务系统，并妥善保管相关报销凭证。

8.监督检查：单位应定期对会议费用报销进行监督检查，确保报销过程的合规性和透明度。

9.违规处理：对于违规报销行为，单位应依法依规进行处理，包括但不限于追回违规报销款项、通报批评、纪律处分等。

10.信息反馈：对于报销过程中的问题，财务部门应及时向申请者反馈，确保报销流程的顺利进行。

五、会议费用标准和控制

1.住宿费：根据会议地点、参会人员职务和级别，参照国家及地方规定的住宿标准执行。住宿费报销金额不得超过规定标准，且不得报销个人旅游、探亲访友等非会议相关费用。

2.伙食费：会议期间，伙食费按照实际发生费用报销，但不得超过每人每天规定的最高限额。严禁超标准安排宴请、赠送礼品等。

3.交通费：参会人员交通费报销按照实际发生的交通费用，或按照单位规定的交通补贴标准执行。自驾车参加会议的，按照实际油费或过路费报销。

4.场地费：会议场地费用应根据会议规模、场地性质和租赁协议进行报销。不得报销超出实际租赁费用的费用。

5.资料费：会议资料费用应严格按照实际打印、制作费用报销，不得超标准或重复报销。

6.礼品费：原则上不得报销礼品费用。如有特殊情况需赠送礼品，应事先报批，并严格控制礼品的价值和数量。

7.其他费用：会议期间产生的其他费用，如通讯费、印刷费等，应根据实际发生费用，在规定范围内报销。

8.控制措施：单位应建立健全会议费用控制机制，加强对会议费用的审核和监督，确保会议经费使用的合理性和合规性。

9.定期评估：单位应定期对会议费用标准进行评估，根据实际情况调整和完善费用标准，以适应不同类型会议的需求。

10.公开透明：会议费用标准和报销流程应公开透明，接受内部审计和外部监督，确保会议经费使用的公开性和公正性。

六、会议费用监督与检查

1.内部监督：单位应设立专门的财务监督部门或指定专人负责会议费用的监督工作，对会议费用的预算编制、审批、执行和报销等环节进行全程监督。

2.定期检查：单位应定期对会议费用进行专项检查，包括对会议费用预算执行情况、报销凭证的真实性和合规性等进行审查。

3.不定期抽查：财务监督部门应不定期对会议费用进行抽查，对发现的问题及时纠正，并对相关责任人进行问责。

4.外部审计：单位应定期邀请外部审计机构对会议费用进行审计，确保会议经费使用的合规性和有效性。

5.信息公开：单位应将会议费用预算、执行情况和检查结果等信息进行公开，接受社会监督。

6.违规处理：对于违反会议费用管理制度的行为，单位应依法依规进行处理，包括但不限于追回违规报销款项、通报批评、纪律处分等。

7.教育培训：单位应定期对相关人员开展会议费用管理制度的培训，提高参会人员和组织者的费用管理意识。

8.责任追究：对于因管理不善导致会议费用浪费、违规报销等问题的，应追究相关人员的责任，包括直接责任人和间接责任人。

9.案例分析：单位应定期对会议费用管理中的典型案例进行分析，总结经验教训，不断完善会议费用管理制度。

10.改进措施：根据监督检查中发现的问题，单位应制定相应的改进措施，持续优化会议费用管理制度，提高管理效率。

七、会议费用违规行为的处理

1.违规行为界定：对于会议费用管理中的违规行为，包括但不限于超标准报销、虚开发票、伪造凭证、挪用经费等。

2.调查核实：一旦发现违规行为，单位应立即组织调查，核实违规事实，并收集相关证据。

3.责任认定：根据调查结果，明确违规行为的责任人和责任程度，区分直接责任和间接责任。

4.经济追责：对违规行为责任人，根据违规情节和损失程度，依法追回违规报销的款项，并处以相应的经济处罚。

5.行政处分：对违规责任人，根据情节轻重，给予警告、记过、降级、撤职等行政处分。

6.通报批评：对违规责任人，通过内部通报或公开通报的方式，进行批评教育，以警示他人。

7.案例警示：将违规案例进行整理，作为典型案例进行内部教育，提高全体员工的费用管理意识。

8.制度完善：针对违规行为，对现有会议费用管理制度进行评估，查找漏洞，及时完善制度，防止类似违规行为再次发生。

9.法律责任：对于构成违法行为的，按照相关法律法规追究法律责任，包括但不限于罚款、刑事责任等。

10.持续改进：通过违规行为的处理，不断总结经验，完善管理流程，加强内部监督，确保会议费用管理的规范性和有效性。

八、会议费用管理责任

1.单位责任：单位负责人对本单位会议费用管理负总责，确保会议费用使用的合规性和有效性。

2.部门责任：各部门负责人对本部门会议费用管理负直接责任，负责本部门会议费用的预算编制、执行和监督。

3.组织者责任：会议组织者负责会议费用的预算编制、执行和报销，确保会议经费使用的合理性和规范性。

4.参会人员责任：参会人员应遵守会议费用管理制度，如实报销个人费用，不得虚报冒领。

5.财务部门责任：财务部门负责会议费用预算的审核、报销的审批和支付，确保会议经费使用的合规性。

6.监督部门责任：监督部门负责对会议费用管理的监督检查，发现问题及时纠正，并追究相关责任。

7.教育培训责任：单位应定期对相关人员进行会议费用管理制度的培训，提高费用管理意识和能力。

8.问责机制责任：单位应建立健全问责机制，对违反会议费用管理制度的行为进行严肃处理。

9.沟通协调责任：各部门之间应加强沟通协调，确保会议费用管理工作的顺利进行。

10.制度执行责任：所有相关人员应严格遵守会议费用管理制度，确保制度的有效实施。

九、会议费用管理的持续改进

1.制度更新：根据国家法律法规、政策调整以及单位实际情况，定期对会议费用管理制度进行修订和完善。

2.情况反馈：通过内部调查、座谈会等形式，收集各单位和参会人员对会议费用管理的意见和建议。

3.案例研究：对会议费用管理中的典型案例进行深入研究，分析原因，总结经验，提出改进措施。

4.技术应用：探索应用信息技术，如电子发票、在线报销系统等，提高会议费用管理的效率和透明度。

5.成本控制：持续关注会议成本，通过优化会议流程、降低会议规模、提高会议效率等方式，实现成本控制。

6.效果评估：定期对会议费用管理的效果进行评估，包括费用控制效果、制度执行效果等。

7.员工培训：针对新制度、新要求，对相关人员进行培训，确保制度得到有效执行。

8.外部交流：与其他单位或机构进行交流，学习借鉴先进的会议费用管理经验。

9.持续监督：监督部门应持续对会议费用管理进行监督，确保制度执行到位，及时发现和纠正问题。

10.文件归档：对会议费用管理的相关文件、资料进行归档，便于查阅和后续分析。通过这些措施，确保会议费用管理制度能够适应不断变化的环境，实现持续改进。

十、附则

1.本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

2.本制度由北京市财政部门负责解释。

3.各单位应根据本制度制定具体的实施办法，并报上级主管部门备案。

4.本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和上级部门的规定执行。

5.对本制度执行过程中的问题，各