公司外协管理办法

公司外协管理办法一、总则（一）目的为加强公司外协业务管理，规范外协工作流程，确保外协工作质量，提高公司经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外协项目的管理，包括但不限于产品加工、服务外包、工程承包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外协业务必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.质量优先原则：确保外协产品或服务的质量符合公司规定和客户需求。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制外协成本。4.合作共赢原则：与外协供应商建立良好的合作关系，实现互利共赢。二、外协供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商信息库，收集供应商的基本情况、资质证书、业绩案例等信息。2.根据外协项目的需求，从信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察和评估。3.评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、服务水平、信誉等方面。4.选择综合实力较强、信誉良好的供应商作为合作伙伴，并签订合作协议。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的表现进行考核。2.考核内容包括产品质量、交货期、价格、服务等方面。3.根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商激励1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予物质和精神上的奖励。2.物质奖励包括奖金、订单增加、合作期限延长等；精神奖励包括荣誉证书、表彰大会等。3.通过激励机制，提高供应商的积极性和主动性，促进供应商不断提高自身的管理水平和服务质量。三、外协项目管理（一）项目立项1.各部门根据工作需要，提出外协项目申请，填写《外协项目申请表》，详细说明项目的名称、内容、要求、预算等信息。2.申请表经部门负责人审核后，报公司领导审批。3.公司领导根据项目的必要性、可行性等因素进行审批，批准后的项目方可立项。（二）项目招标1.对于符合招标条件的外协项目，由采购部门组织招标工作。2.招标方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，根据项目的特点和要求选择合适的招标方式。3.编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。4.发布招标公告或邀请书，邀请潜在供应商参加投标。5.组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。（三）项目合同签订1.中标供应商确定后，采购部门与中标供应商签订《外协项目合同》。2.合同内容应包括项目名称、内容、要求、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订前，应进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。（四）项目执行1.采购部门将合同副本分发给相关部门，各部门按照合同要求对外协项目进行跟踪和监督。2.供应商按照合同要求组织生产或服务，确保项目按时、按质、按量完成。3.公司相关部门应定期与供应商沟通协调，及时解决项目执行过程中出现的问题。（五）项目验收1.项目完成后，由采购部门组织相关部门进行验收。2.验收内容包括产品质量、数量、交货期、服务等方面。3.验收合格后，填写《外协项目验收报告》，并办理相关结算手续。4.验收不合格的项目，应要求供应商限期整改，整改后重新进行验收。四、外协过程控制（一）质量控制1.要求供应商建立质量管理体系，确保产品质量符合公司规定和客户需求。2.公司相关部门应定期对供应商的质量管理体系进行审核，发现问题及时要求供应商整改。3.在项目执行过程中，公司相关部门应加强对产品质量的检验和监督，发现质量问题及时要求供应商返工或整改。（二）进度控制1.要求供应商制定详细的生产计划或服务计划，明确项目的进度安排。2.公司相关部门应定期对供应商的项目进度进行检查，发现进度滞后及时要求供应商采取措施加快进度。3.建立项目进度预警机制，当项目进度出现严重滞后时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理。（三）成本控制1.要求供应商在保证质量的前提下，合理控制成本，降低报价。2.公司相关部门应加强对项目成本的核算和控制，定期对项目成本进行分析，发现成本超支及时要求供应商采取措施进行调整。3.建立项目成本考核机制，对项目成本控制情况进行考核，对于成本控制较好的部门和个人给予奖励，对于成本控制不力的部门和个人进行处罚。五、外协费用管理（一）费用预算1.各部门在提出外协项目申请时，应同时编制项目费用预算，明确项目的费用支出范围和金额。2.费用预算经部门负责人审核后，报公司领导审批。3.公司领导根据项目的实际情况进行审批，批准后的费用预算作为项目费用控制的依据。（二）费用结算1.项目完成并验收合格后，采购部门根据合同约定，办理费用结算手续。2.结算时，供应商应提供合法有效的发票，经公司相关部门审核后，按照合同约定支付款项。3.建立费用结算台账，记录项目的费用支出情况，定期进行核对和分析。（三）费用审计1.公司审计部门定期对外协项目的费用支出情况进行审计，检查费用支出是否符合合同约定和公司规定。2.审计发现问题的，应及时要求相关部门进行整改，并追究相关人员的责任。六、保密管理（一）保密协议签订1.与外协供应商签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等条款。（二）保密措施实施1.要求外协供应商采取必要的保密措施，确保公司的商业秘密不被泄露。2.公司相关部门应加强对保密工作的监督和检查，发现问题及时要求供应商采取措施进行整改。（三）泄密处理1.如发现外协供应商存在泄密行为，应立即要求供应商停止泄密行为，并采取相应的措施进行补救。2.同时，追究供应商的违约责任，要求供应商赔偿公司因此遭受的损失。3.如泄密行为给公司造成重大损失的，公司将依法追究供应商的法律责任。七、风险管理（一）风险识别1.建立外协项目风险识别机制，对可能存在的风险进行识别和评估。2.风险识别内容包括质量风险、进度风险、成本风险、法律风险、保密风险等方面。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等方面。3.对于重大风险，应制定专项应对方案，并报公司领导审批。八、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对外协项目的管理情况进行审计，检查项目的执行情况、费用支出情况、质量控制情况等。2.公司相关部门应定期对外协项目进行自查，发现