公章制发管理办法

公章制发管理办法总则目的为加强公司公章制发管理，规范公章使用行为，维护公司合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构公章的制发、使用、保管等相关管理活动。基本原则1.依法依规原则：公章制发与使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.安全保密原则：确保公章在制发、使用、保管过程中的安全，防止公章被盗用、冒用或非法使用。3.规范有序原则：明确公章制发流程、使用权限及保管责任，保证公章管理工作规范有序进行。公章种类及用途公司公章用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的事项，以及其他需要代表公司行使权力的场合。法定代表人章用于公司特定文件、票据等的签署，与公司公章共同使用时，具有相应的法律效力。财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。合同专用章专门用于公司签订各类合同，明确合同的法律效力及责任归属。部门章用于各部门内部文件、资料的往来，以及在公司授权范围内代表部门开展相关业务活动。公章制发流程申请1.各部门因工作需要刻制公章的，应填写《公章制发申请表》，详细说明公章名称、用途、制发数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至公司办公室，由办公室对申请事项进行初步审核，审核内容包括申请理由是否充分、公章用途是否符合公司规定等。审批1.办公室审核通过后，将申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况及相关规定，对公章制发申请进行审批。2.对于涉及重要事项或金额较大的公章制发申请，需经公司总经理或董事长审批。刻制1.经审批同意后，由办公室统一安排具有资质的印章制作单位进行公章刻制。2.刻制单位应严格按照国家有关规定及公司提供的样式、规格进行制作，确保公章质量。备案1.公章刻制完成后，办公室应及时将新刻制公章的印模、启用时间等信息进行备案。备案信息应包括公章名称、编号、规格、材质、启用日期等。2.备案资料应妥善保存，以备查询和核对。同时，办公室应将备案情况告知相关部门及人员，确保各部门知晓公章的启用情况。启用1.新公章启用前，办公室应发布《公章启用通知》，明确公章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息。2.各部门应按照通知要求，及时将新公章启用情况告知相关业务往来单位和个人，确保工作的顺利衔接。公章使用管理使用审批1.公章使用应严格履行审批手续，填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章时间、用章份数等内容。2.申请表应由用章部门负责人签字确认，并根据用章事项的性质和重要程度，分别提交至公司分管领导、总经理或董事长审批。3.对于常规性、一般性用章事项，经部门负责人审批后即可使用；对于涉及重大决策、重要合同、大额资金等事项的用章，必须经公司高层领导审批。使用登记1.公章使用应进行详细登记，登记内容包括用章日期、用章部门、用章事项、用章份数、审批人等信息。2.登记记录应妥善保存，以便日后查询和审计。登记记录可以采用纸质台账或电子表格的形式进行管理。使用要求1.公章使用必须在公司内部进行，严禁将公章携带外出使用。如因特殊情况确需携带外出的，必须经公司总经理或董事长批准，并由专人负责携带和监督使用。2.公章使用时应确保盖章清晰、完整，不得模糊不清或加盖在空白纸张上。盖章位置应准确无误，符合文件格式和排版要求。3.用章完毕后，应及时将公章归还原保管人，并做好用章后的文件整理和归档工作。公章保管责任保管人员确定1.公司公章由办公室指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人员保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，部门章由各部门负责人指定专人保管。2.保管人员应具备责任心强、工作认真负责、保密意识高的条件，并经过公司严格的审核和授权。保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，确保公章的安全。2.保管人员应妥善保管公章，不得擅自将公章转借他人或带出公司。如因工作需要暂时离开岗位，应将公章交予其他指定人员代为保管，并办理交接手续。3.保管人员应定期对公章进行检查，确保公章完好无损。如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告办公室，并采取相应的措施进行处理。交接手续1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要更换时，应及时办理公章交接手续。交接手续应包括公章实物、印章使用登记台账、相关文件资料等内容。2.交接双方应在办公室人员的监督下，对交接内容进行仔细核对，并在《公章交接清单》上签字确认。交接清单应一式三份，交接双方各执一份，办公室留存一份。公章停用与销毁停用1.因公司机构调整、业务变更、公章损坏等原因，需要停用公章的，由办公室提出申请，经公司分管领导审批后，发布《公章停用通知》。2.停用通知应明确公章停用日期、停用原因等信息，并要求各部门停止使用该公章。销毁1.对于停用的公章，由办公室负责组织销毁。销毁过程应严格按照国家有关规定进行，确保公章销毁彻底，防止公章被非法利用。2.销毁公章时，应填写《公章销毁申请表》，详细说明公章名称、编号、规格、材质、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息。记录资料应妥善保存，以备查询和审计。监督检查与责任追究监督检查1.公司办公室应定期对公章制发、使用、保管等情况进行监督检查，确保公章管理工作规范有序进行。2.监督检查内容包括公章制发流程是否合规、使用审批手续是否齐全、登记记录是否完整、保管措施是否到位等。责任追究1.对于违反本办法规定，擅自使用公章、保管不善导致公章被盗用或遗失、未履行审批手续用章等行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。2.如因公章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相