专用章管理办法

专用章管理办法一、总则（一）目的为加强公司专用章的管理，规范专用章的使用，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类专用章的刻制、启用、保管、使用、废止等全过程管理。（三）定义1.专用章：指公司因特定业务需要而刻制的，具有专门用途的印章，包括但不限于合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等。2.印章保管人：指负责保管专用章的公司内部人员。（四）管理原则1.依法依规原则：专用章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.专人专管原则：每枚专用章应指定专人负责保管，确保印章安全。3.审批使用原则：使用专用章必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。4.登记备案原则：对专用章的刻制、启用、使用、废止等情况进行详细登记备案，便于追溯和查询。二、专用章的刻制与启用（一）刻制申请1.因业务需要刻制专用章的部门或单位，应填写《专用章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司办公室。2.公司办公室对刻制申请进行审核，审核内容包括申请理由是否充分、印章用途是否符合公司规定等。审核通过后，报公司领导审批。（二）刻制审批公司领导根据审核意见进行审批，审批通过后，由公司办公室负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。（三）印章启用1.印章刻制完成后，公司办公室应及时组织相关人员对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章是否清晰、完整。2.验收合格后，填写《专用章启用申请表》，注明印章启用日期、启用范围等信息，并经公司领导签字确认。3.公司办公室负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围和管理要求。同时，将印章启用情况报公司财务部门备案。三、专用章的保管（一）保管人员职责1.负责专用章的日常保管，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照规定的审批流程使用专用章，对不符合审批要求的用印申请有权拒绝。3.对专用章的使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印内容、用印部门、用印人等信息，并定期将登记情况报公司办公室备案。4.发现专用章存在问题或异常情况时，应及时向公司办公室报告，并采取相应的措施进行处理。（二）保管方式1.专用章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交由公司办公室指定的人员代为保管，并办理交接手续。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要更换时，应及时办理印章交接手续。交接双方应在公司办公室的监督下，对印章的数量、规格、完好情况等进行详细核对，并填写《专用章交接清单》。2.交接清单一式三份，交接双方各执一份，公司办公室留存一份。交接完成后，原印章保管人不再承担印章保管责任。四、专用章的使用（一）使用范围专用章的使用应严格限定在公司规定的业务范围内，具体使用范围如下：1.合同专用章：用于签订公司各类合同、协议等法律文件。2.财务专用章：用于公司财务收支、结算、报销等业务。3.发票专用章：用于开具公司各类发票。4.法人章：用于公司法定代表人授权的相关业务，如签署文件、办理银行结算等。5.其他专用章：根据公司具体业务需要，用于特定的业务领域。（二）使用流程1.用印申请：使用专用章的部门或单位应填写《专用章使用申请表》，详细说明用印事项、用印内容、用印份数等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司办公室。2.用印审批：公司办公室对用印申请进行审核，审核内容包括用印事项是否符合公司规定、用印内容是否真实准确、用印份数是否合理等。审核通过后，报公司领导审批。3.用印登记：印章保管人在使用专用章前，应对用印申请进行再次核对，确认无误后，按照审批意见进行用印，并在《专用章使用登记簿》上详细登记用印情况。4.用印盖章：印章保管人应在用印文件上加盖专用章，并确保印章清晰、端正、完整。盖章位置应符合文件格式要求，不得压盖文件内容。5.用印文件存档：用印完成后，印章保管人应将用印文件及《专用章使用申请表》、《专用章使用登记簿》等相关资料整理归档，妥善保管。（三）特殊情况用印1.因紧急情况无法事先履行审批手续的，使用部门或单位应电话请示公司领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的用印，应经公司领导集体研究决定，并按照规定的审批流程进行用印。五、专用章的废止（一）废止原因专用章因以下原因需要废止：1.公司业务调整，不再需要使用该印章。2.印章损坏、遗失或被盗用。3.法律法规或公司规定发生变化，印章不再符合使用要求。（二）废止流程1.印章使用部门或单位发现专用章需要废止时，应填写《专用章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，提交至公司办公室。2.公司办公室对废止申请进行审核，审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，由公司办公室负责将废止的专用章收回，并进行妥善保管。4.公司办公室应在公司内部发布印章废止通知，明确印章废止的日期和相关事项。同时，将印章废止情况报公司财务部门备案。（三）废止印章处理1.对于废止的专用章，应采取适当的方式进行销毁，如粉碎、熔化等，确保印章无法再被使用。2.销毁废止印章时，应至少有两名以上人员在场监督，并填写《专用章销毁登记表》，详细记录销毁印章的名称、数量、销毁方式、销毁时间等信息。3.《专用章销毁登记表》应一式两份，销毁人员和监督人员各执一份，留存备查。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室负责定期对专用章的管理和使用情况进行监督检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用是否规范、登记是否完整等。2.公司财务部门负责对专用章在财务业务方面的使用情况进行监督检查，确保财务印章的使用符合财务制度和相关法律法规的要求。3.公司审计部门负责对专用章的管理和使用情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管专用章的单位或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究其法律责任。2.因印章保管人保管不善，导致印章被盗用、丢失或损坏的，印章保管人应承担相应的赔偿责任；情节严重的，公司将给予其纪律处分。3.因用印审批人审核不严，导致用印错误或违规用印的，用印审批人应承担相应的责