电视电话会议室管理制度

电视电话会议室管理制度一、制度总则

1.1为规范电视电话会议室的使用和管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。

1.2电视电话会议室是公司进行远程会议、视频会议及接待客户的重要场所，应确保其设施齐全、功能完善、环境舒适。

1.3会议室的使用和管理遵循公平、公正、公开的原则，对内部员工及外来嘉宾一视同仁。

1.4会议室的管理工作由综合管理部门负责，各部门应积极配合。

1.5会议室的使用者需遵守本制度，如有违反，将依法追究责任。

二、会议室使用规定

2.1会议室使用申请

使用会议室需提前向综合管理部门提出申请，填写《会议室使用申请表》，包括会议主题、参会人员、会议时间、预计时长等信息。

2.2使用时间安排

会议室的使用时间应避开高峰时段，优先保证公司内部重要会议的需求。

2.3使用权限

公司内部员工及授权嘉宾有权使用会议室，外部单位或个人需经公司领导批准后方可使用。

2.4使用规范

使用会议室时，应保持室内整洁，不得随意摆放物品，不得在室内吸烟、饮食。

2.5设备使用

使用会议室时，应合理使用会议室内的设备，如有损坏，应立即报告综合管理部门，并承担相应责任。

2.6会议记录

使用会议室举办的重要会议，应由主办部门指定专人负责记录会议内容，并及时整理归档。

2.7使用反馈

会议结束后，使用者应向综合管理部门提交《会议室使用反馈表》，对会议室的使用情况进行评价和建议。

三、会议室设备维护与管理

3.1设备保养

综合管理部门应定期对会议室内的设备进行清洁和维护，确保设备处于良好状态。

3.2设备更新

根据设备的使用情况和市场技术发展，综合管理部门应定期评估设备性能，必要时进行更新换代。

3.3设备使用培训

对新购置的设备或复杂设备，综合管理部门应组织相关人员进行使用培训，确保使用者能够熟练操作。

3.4设备故障处理

设备出现故障时，使用者应立即报告综合管理部门，由专业技术人员进行维修。

3.5设备使用记录

综合管理部门应建立设备使用记录，详细记录设备的使用时间、使用人、设备状态等信息。

3.6设备安全

确保会议室内的设备符合安全标准，定期检查电气线路、消防设施等，防止安全事故发生。

3.7设备使用指导

在会议室显著位置张贴设备使用指南，方便使用者快速了解设备操作方法。

3.8设备使用监督

综合管理部门对会议室设备的使用情况进行监督，确保设备得到合理、规范的使用。

四、会议室环境卫生与安全

4.1环境卫生

使用者应保持会议室的清洁，不得随意丢弃垃圾，使用完毕后应将垃圾放入指定的垃圾桶。

4.2定期清洁

综合管理部门应定期对会议室进行清洁，包括地面、墙面、家具等，确保会议室的卫生状况。

4.3空气质量

保持会议室空气流通，如遇空气质量不佳，应开启新风系统或通风设备。

4.4消防安全

会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消防栓等，并确保其处于有效状态。

4.5应急预案

制定并定期演练会议室的应急预案，包括火灾、地震等紧急情况下的疏散路线和措施。

4.6安全检查

综合管理部门应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

4.7安全知识宣传

4.8使用者责任

使用者在使用会议室期间，有责任维护会议室的安全环境，发现安全隐患应立即报告。

五、会议室使用费用及报销

5.1使用费用

会议室的使用不收取内部员工费用，但外来单位或个人使用会议室时，需按照公司规定的收费标准支付使用费用。

5.2费用收取标准

会议室使用费用应根据实际使用时间、设备使用情况等因素确定，具体收费标准由综合管理部门制定并公布。

5.3费用报销

内部员工因工作需要使用会议室，所产生的费用由所在部门负责人审批后，按照公司财务规定进行报销。

5.4外部单位费用支付

外部单位使用会议室后，需在会议结束后三个工作日内向综合管理部门支付费用。

5.5费用记录

综合管理部门应记录会议室的使用费用，包括支付时间、支付方式、使用人等信息。

5.6费用审计

公司财务部门应定期对会议室使用费用进行审计，确保费用的合理性和合规性。

5.7费用公示

会议室使用费用及收费标准应向全体员工公示，确保透明度。

六、会议室使用纪律与奖惩

6.1使用纪律

使用者必须遵守会议室的使用规定，不得擅自更改会议室的布局或设备设置。

6.2纪律监督

综合管理部门负责对会议室的使用纪律进行监督，确保制度得到有效执行。

6.3违规处理

对于违反会议室使用规定的行为，由综合管理部门进行调查，并根据情节轻重给予相应处理。

6.4惩戒措施

违规使用者可能面临以下惩戒措施：口头警告、书面警告、取消使用资格、赔偿损失等。

6.5表扬奖励

对于模范遵守会议室使用规定、提出合理改进建议的使用者，公司可给予表扬或奖励。

6.6纪律记录

综合管理部门应记录会议室使用者的纪律表现，作为奖惩的依据。

6.7教育培训

针对违规使用情况，综合管理部门可组织使用者进行纪律教育培训，提高其对会议室管理制度的认识和遵守意识。

七、会议室管理制度调整与解释

7.1制度修订

随着公司发展和外部环境的变化，会议室管理制度可能需要修订。修订工作由综合管理部门负责，并征求相关部门和员工的意见。

7.2解释权

本制度的具体解释权归综合管理部门所有，如有疑问，使用者可向综合管理部门咨询。

7.3修订程序

修订制度时，应遵循以下程序：

-收集修订意见；

-组织讨论和评估；

-形成修订草案；

-提交公司领导审批；

-公布修订后的制度。

7.4通知与公示

修订后的制度将通过公司内部通讯渠道通知所有使用者，并在显著位置进行公示。

7.5实施与监督

修订后的制度自公布之日起生效，综合管理部门负责监督实施情况。

7.6反馈与改进

使用者对制度修订有任何意见或建议，可通过正式渠道反馈给综合管理部门，以便持续改进制度内容。

八、附则

8.1本制度旨在规范电视电话会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

8.2本制度适用于公司所有使用会议室的员工和外部嘉宾。

8.3本制度未尽事宜，由综合管理部门根据实际情况解释和处理。

8.4本制度由综合管理部门负责解释和监督实施。

8.5本制度自公布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

8.6任何单位和个人对会议室管理制度的执行过程中出现的问题，有权向综合管理部门反映，综合管理部门应及时处理并给予答复。

九、生效日期与版本更新

9.1本制度自公布之日起正式生效，所有使用者须严格遵守。

9.2会议室管理制度如有更新，将通过公司内部公告或邮件通知所有相关员工。

9.3更新后的制度将替代原有版本，所有使用者应立即停止使用与更新内容相冲突的规定。

9.4更新内容将包括但不限于会议室使用规定、费用标准、设备维护要求等。

9.5每次制度更新都将标注版本号和生效日期，以便使用者查阅。

9.6综合管理部门负责跟踪和记录制度的版本更新历史，确保信息的准确性和完整性。

9.7对于制度更新过程中的疑问，使用者可向综合管理部门咨询，以获取最新信息。

十、制度废止

10.1本制度在新的管理制度发布或原有制度内容发生重大变更时，将被废止。

10.2制度废止后，原有规定不再适用，所有使用者应立即遵守新的