批发公司部门章使用检查规章

批发公司部门章使用检查规章

一、总则本规章旨在加强批发公司部门章的使用管理与监督检查，确保部门章使用的合法性、规范性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益。以公司“诚信经营、高效服务、团结协作、创新发展”的企业文化为指导，秉持扁平化管理理念，提高管理效率，减少层级阻碍，促进信息快速流通与决策及时执行。通过规范部门章使用，提升公司整体运营水平，创造良好的社会效益。二、适用范围本规章适用于批发公司全体员工以及涉及部门章使用相关事务的客户。三、组织架构与职责分工（一）行政部门行政部门作为部门章使用检查的主要负责部门，承担组织、协调和监督检查工作。负责制定部门章使用规范和检查计划，定期或不定期对各部门章的使用情况进行检查，对发现的问题及时督促整改，并记录存档。（二）各部门各部门负责人为本部门部门章使用管理的第一责任人，负责本部门部门章的日常保管、使用登记以及配合行政部门的检查工作。确保本部门员工严格按照规定使用部门章，对违规使用行为承担相应责任。（三）审计部门审计部门负责对部门章使用情况进行独立审计监督，从财务和合规性角度审查部门章使用是否存在风险，对发现的重大问题及时向公司管理层报告，并提出改进建议。四、管理内容与流程（一）部门章的刻制与启用1.新部门成立或因业务需要刻制部门章时，需由相关部门提出申请，经公司管理层批准后，由行政部门统一安排到指定的合法刻章机构刻制。2.新刻制的部门章启用前，行政部门应进行备案登记，记录部门章的名称、编号、刻制时间、启用时间等信息，并留存印模。（二）部门章的保管1.各部门应指定专人负责部门章的保管，保管人员应具备良好的责任心和保密意识。保管人员变更时，需办理交接手续，由部门负责人监督，双方签字确认。2.部门章应存放在安全的地方，确保其不受损坏、丢失或被盗。如发现部门章丢失或被盗，保管人员应立即向部门负责人报告，并及时采取挂失、报案等措施。（三）部门章的使用1.使用部门章应填写《部门章使用申请表》，详细注明使用部门、使用人、使用时间、事由、文件名称及份数等信息。申请表需经部门负责人签字批准。2.对于涉及重要业务、合同签订、财务往来等重大事项的部门章使用，需经公司相关领导审核签字后方可盖章。3.保管人员在盖章前，应仔细核对申请表内容与需盖章文件是否一致，确认无误后方可盖章，并在《部门章使用登记薄》上进行详细登记，包括盖章日期、文件名称、文号、盖章份数等。（四）部门章的停用与销毁1.因部门撤销、合并或其他原因导致部门章不再使用时，部门应及时将部门章交回行政部门。行政部门核实后，办理停用手续，并在备案登记中注明停用时间。2.对于停用的部门章，行政部门应按照公司规定进行统一销毁处理。销毁过程需进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。五、权利与义务（一）员工的权利与义务1.员工有权在符合规定的情况下申请使用部门章，以完成工作职责。在申请过程中，员工有义务如实填写申请表内容，不得虚报、瞒报。2.员工应严格遵守部门章使用规定，不得擅自使用部门章，不得将部门章转借他人。如发现违规使用行为，员工应承担相应的责任。3.员工有权对部门章使用管理过程中的不合理现象提出建议和意见，公司应予以重视并及时处理。（二）客户的权利与义务1.客户在与公司业务往来中，有权要求公司按照规定使用部门章，以保障业务的合法性和有效性。2.客户有义务配合公司对部门章使用情况的检查工作，提供必要的信息和资料。如发现公司部门章使用存在违规行为，客户有权向公司相关部门反映。六、监督与考核机制（一）日常监督行政部门应定期对各部门章的使用情况进行检查，检查内容包括部门章的保管情况、使用登记记录、申请表填写是否规范等。对检查中发现的问题，应及时通知相关部门整改。（二）内部审计审计部门应定期对部门章使用情况进行内部审计，重点审查部门章使用是否符合公司规定、是否存在潜在的财务风险和法律风险等。审计结果应形成报告，向公司管理层汇报。（三）绩效考核将部门章使用管理情况纳入各部门和员工的绩效考核体系。对于严格遵守规定、管理规范的部门和个人，给予适当的奖励；对于违规使用部门章的部门和个人，根据情节轻重，扣除相应的绩效分数，并进行严肃处理。（四）责任追究对于因违规使用部门章给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任，包括经济赔偿责任和法律责任。七、附则（一）本规章由行政部门